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A menudo el presupuesto que presentamos al financiador para que nos apruebe el proyecto (o convenio) contiene un nivel de detalle muy alto. Solemos especificar las partidas que el financiador nos pide, pero, además, muchas veces, también el detalle de lo que éstas contienen.
Esta práctica, aunque necesaria algunas veces para fortalecer la presentación del proyecto, se puede traducir posteriormente en un "dolor de cabeza" para hacer el seguimiento de cada item detallado que hemos prespuestado. Además, el volcado de ese presupuesto tan detallado en GONG se convierte en una tarea más larga y tediosa.
Aquí os dejamos algunas orientaciones que hemos ido recopilando de las diferentes organizaciones que usan GONG para que el seguimiento de la ejecución presupuestaria sea más sencillo y efectivo:
1. Manda el financiador. Así es, si el financiador nos pide un detalle presupuestario extremo y un informe de seguimiento que responda a ese detalle,...pues no tendremos otra que hacerlo así y, por tanto, en GONG y en nuesta contabilidad, etc tendremos que considerar ese nivel de detalle. Sinó, después no podremos hacer un buen informe. En ese sentido pues, el consejo es que el presupuesto que se vuelque en GONG tiene que tener, al menos, el mismo nivel de detalle que el financiador nos exije.
Un ejemplo práctico: si el financiador nos pide un informe que discrimine los sueldos y salarios segúns sean de "Personal local", "Personal expatriado" o de "Personal en sede", estas tres partidas tendrán que tener su presupuesto separado y será necesario, después, informar los gastos de las mismas por separado.
2. ¿Qué quiero yo "controlar"?. Después de atender a la exigencia del financiador -que no hay más remedio que hacerlo-, puedo pensar en qué tipo de control presupuestario quiero yo (o mi organizaciónb llevar): ¿necesito un mayor nivel de detalle que este que el financiador me pide? Si la respuesta es sí, tendré que construir mi presupuesto pensando en ese nivel de detalle que quiero controlar.
Un ejemplo: si el financiador no me exije justifica el detalle que consta en la partida "Equipos y materiales" que él ha definido, sinó sólo el monto total, pero yo sí quiero hacer un seguimiento específico de, por ejemplo, el "material de papelería" y el "material pedagógico" que incluye esa partida, ese deberá ser el nivel de detalle que yo informe en mi presupuesto en GONG.
3. El equilibrio. Tenemos que pensar que, muchas veces, el presupuesto que presentamos al financiador no es el mismo que él mismo se nos exije para los informes y que, además, no es realista con la posibilidad que tenemos de hacer después el seguimiento de gastos vs presupuesto. Por eso, muy a menudo, el prespuesto que hemos presentado no es necesario que esté en GONG por completo. Podemos agrupar conceptos, itens de gasto, etc hasta montar un presupuesto realista con nuestra capacidad de registro y segumiento y que, a su vez, atienda -eso sí- a los requisitos de justificación del financiador.
