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AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

Presentación GONG

¿Tengo que instalar GONG en mi ordenador?

No es necesario. Existen dos formas de usar GONG:

1) Utilizarlo como un sistema 'en la nube', ofrecido por Semilla de Software Libre y al que podremos acceder a través de una dirección URL (como a cualquier otra página web) que Semilla nos proveerá. El acceso se dará a través del nombre y contraseña que definamos después del proceso de contacto y configuración del sistema con su organización.

En ese caso, Semilla de Software Libre se encarga del mantenimiento, de la disponibilidad y de la seguridad de los datos, a través de su equipo especializado y con más de 15 años de experiencia.

2) Bajarlo gratuítamente e instalarlo por nuestra cuenta en los servidores de nuestra ONG. Para ello necesitaremos conocimientos informáticos avanzados y, posteriormente, un trabajo de configuración del sistema a las particularidades de nuestra organización. Debemos tener en cuenta que se trata de un sistema de información gerencial alrededor del cual pivota una buena parte de los datos de nuestros proyectos y convenios y, por tanto, a pesar de que se a posible, no recomendamos esta opción.
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1. General
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¿Dónde se guardan las informaciones de GONG?

Nuestra infraestructura cuenta con servidores físicos para alojar las instancias de GONG en diferentes lugares de la UE, por lo que ante posibles accidentes en alguno de los Datacenter, contamos siempre con un respaldo que nos permite una rápida recuperación. Por eso, las instancias de GONG, y bases de datos se encuentran en Helsinki (Finlandia) y las copias de seguridad en Gravelines (Francia).

Las copias de seguridad se realizan cada 24-36 horas de todos los datos que se hayan introducido en cada instancia de GONG, de forma que toda la informacion que se va introduciendo, cuenta siempre con un respaldo en nuestros servidores. Además, semanalmente, realizamos una copia de seguridad de toda cada instancia con hasta un año de antigüedad, de forma que toda la aplicación se mantiene guardada y segura.

Además contamos con varios procesos de mantenimiento y protección de los servidores:

Sistema de cortafuegos (firewalls)
Sistema de detención de intrusos
Protección contra ataques distribuidos de denegación de servicio (DDoS)
Aplicación oportuna de actualizaciones, correcciones de errores y parches de seguridad
Procesos de pruebas previas a la actualización
Análisis periódicos de la seguridad del servidor
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1. General
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¿Hasta qué punto GONG es flexible y se adapta a las particularidades de mi organización?

Una de las principales virtudes de GONG es precisamente el alto grado de personalización que permite. De hecho, GONG ya nace dentro de un consorcio de organizaciones del Tercer Sector bastante diferentes, así que el requisito de flexibilidad es ex-ante y se encuentra en la propia lógica del sistema.

A pesar de que ya viene con una pré-configuración estandar que se adapta a muchas ONGs, podemos personalizar -entre otros- los siguientes parámetros:

- Países en los que trabajamos
- Áreas geográficas
- Áreas de actuación
- Datos de los proyectos
- Datos de los agentes (actores) que intervienen
- Estados de las tareas
- Etiquetas documentales
- Etiquetas técnicas
- Indicadores Generales de la organización
- Sistema de marcado de gastos
- Sistema de marcado de movimientos y transferencias
- Monedas
- Partidas de gastos
- Partidas de ingresos
- Tipo de cálculo de la Tasa de Cambio
- Permisos de usuarios/as para cada menú del sistema
- Códigos de los proyectos
- etc etc
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2. Administración del Sistema
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¿Cuántas carpetas de documentos ('espacios') puedo tener para cada proyecto?

El número de carpetas es infinito y, por tanto, puedo definir el modelo de carpetas ('espacios') que mejor se adapte para los proyectos de mi organización. Para ello, sólo tendré que dar de alta cada 'espacio' de documentación en:

Administración del Sistema >> Espacios
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2. Administración del Sistema
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¿Qué son los 'Espacios' de GONG?

Llamamos 'Espacios' a las diversas estructuras de carpetas que podemos definir para toda nuestra organización dentro de GONG.

Por defecto, en GONG, podemos crear nuestro propio sistema de carpetas ('espacios') para guardar:

- La documentación general de nuestra organización.
- La documentación relativa los proyectos o convenios.
- La documentación de las delegaciones o sucursales que tengamos.
- La documentación específica de nuestros financiadores.
- Los documentos relativos a los países donde actuemos.

Para cada uno de esos bloques de información, podemos crear un sistema de carpetas que, de forma estandarizada, nos permita guardar de forma digital toda la información de nuestra organización.
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2. Administración del Sistema
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¿Cómo editar las informaciones de una convocatoria?

Para modificar los datos de una convocatoria, tendremos que acudir a la Sección de Administración del Sistema y, en ella, al Menú 'Convocatorias'.

Una vez veamos la pantalla en la que GONG nos muestra todas las convocatorias a las que nos hemos presentado, sólo tendremos que hacer click en el icono del lápiz y se nos abrirán los datos de esa convocatoria.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Además, la pantalla desde donde podemos gestionar las convocatorias, nos oferece varios filtros (en la parte inferior) para seleccionarla con mayor rapidez.
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2. Administración del Sistema
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¿Cómo puedo saber qué proyecto o proyectos hemos presentado a una convocatoria?

Para ver qué proyecto o proyectos hemos presentado dentro de una convocatoria, tendremos que acudir a la Sección de Administración del Sistema y, en ella, al Menú 'Convocatorias'.

Una vez veamos la pantalla en la que GONG nos muestra todas las convocatorias a las que nos hemos presentado, sólo tendremos que hacer click en el icono de las tres líneas y veremos los proyectos que se presentaron en el marco de esa convocatoria.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Además, la pantalla desde donde podemos gestionar las convocatorias, nos oferece varios filtros (en la parte inferior) para seleccionarla con mayor rapidez.
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2. Administración del Sistema
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¿Cómo hacer el seguimiento de las convocatorias a las que nos presentamos?

GONG permite que llevemos un registro y tengamos un seguimiento de las diferentes convocatorias a las que nos presentamos. De esta manera, podremos mantener un archivo digital de las mismas y, si es necesario, socializar dentro de la organización los detalles de las mismas.

Para ello, acudiremos a la Sección de Administración del Sistema y, desde allí, daremos de alta la convocatoria en el Menú correspondiente. La ventana emergente que GONG nos ofrece contiene los datos básicos de la convocatoria y servirá para mantener el registro de las informaciones más importantes de la misma.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Dando de alta esa configuración será posible, además, llevar el control de cual o cuáles proyectos concretos hemos presentado a esa convocatoria.
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2. Administración del Sistema
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¿Qué diferencia hay entre una 'cuenta de banco' y una de 'Caja Chica'

Como su nombre indica, las llamadas 'cuentas de banco' se pueden utilizar para enviar y recibir recursos, sean transferencias, subvenciones, intereses bancarios, etc. Además, lógicamente, son cuentas desde las que pueden salir pagos.

Por su parte, las cuentas que en GONG identifiquemos como de 'Caja Chica' tienen funciones limitadas a los movimientos habituales de las 'cajas' reales que tenemos en nuestra organización. Así, por ejemplo, pueden recibir transferencias (que "alimentan" la caja), pero no 'subvenciones', etc.

Es importante pues, que si nuestro proyecto va a tener relación con alguna "caja chica" de nuestra organización, abramos una cuenta de ese tipo en GONG, para que todos los movimientos de la misma queden registrados y perfectamente cuadrados en el sistema y en la realidad.
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¿Una 'cuenta' puede tener usuarios diferentes a los del proyecto?

Efectivamente, una funcionalidad de GONG es que permite que las cuentas involucradas en un proyecto sean gestionadas por usuarios específicos, que seleccionemos. De esta forma, podemos tener usuarios/as en un proyecto cuyos permisos no les permitan volcar gastos o pagos, por ejemplo y, por otro lado, podemos tener usuarios/as que tengan acceso a las cuentas del proyecto aún sin poder modificar sus datos (útil para 'auditores', por ejemplo).

Así pues, las 'cuentas' en GONG tienen que tener usuarios/as definidos. Eso se dará de alta en el momento de la apertura de la cuenta, eligiendo los usuarios/as que tendránb acceso a la misma.
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2. Administración del Sistema
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Qué es GONG

Software libre de gestión para organizaciones de desarrollo y cooperación creado por Semilla de Software Libre
junto a un grupo de organizaciones del tercer sector, con el apoyo de varias instituciones públicas españolas (Cenatic, AECID, Red.es).

GONG es GESTIÓN FÁCIL Y EFICIENTE DE PROYECTOS

Resúmen de gasto en GONG
Justificación e informes

- Resúmenes y cuadros en el formato solicitado por el financiador, utilizando su misma estructura de partidas, para poder visualizar el estado del proyecto de una forma rápida y confiable, teniendo información de su situación en el momento que sea necesario.

- Informes de monitoreo estandarizados que permiten tener una visión de conjunto de los proyectos y también de las delegaciones, sucursales, sede, etc.

- Accesible desde cualquier lugar, ordenados y en un click, para facilitar la rendición de cuentas entre delegaciones y con el financiador.

Seguimiento técnico de objetivos especificos y resultados en GONG
Gestión técnica

- Planificación técnica/descriptiva del proyecto, informando de los objetivos, los resultados, los indicadores, las actividades, fuentes de verificación, etc.

- Posibilidad de registros de actividades por fechas y seguimiento del porcentaje de realización de las mismas.

- Monitoreo de los indicadores definidos, a partir del marco cero y en una misma ventana intuitiva y de fácil manejo.

- Anexo de fuentes de verificación y documentos (informes de actividades, fotografias, etc.) de las actividades que se van realizando

Control de gastos en GONG
Gestión ecónomica

- Registro estandarizado de todos los gastos de proyectos anuales o plurianuales, con posibilidad de subir las facturas al propio sistema. 

- Imputación de los gastos por partida, por actividad y/o por financiador, e incluso de aquellos que son cofinanciados.

- Control de los ingresos (pagos), de las transferencias y de los movimientos financieros que se producen a lo largo del ciclo de los proyectos.

- Posibilidad de monitorear las cuentas bancarias de los proyectos, y también de las delegaciones o de la sede, incluyendo la gestión de adelantos si fuera necesario, de una forma centralizada, ordenada y transparente.

 

Pantallazo de GONG con la elaboración de la matriz del proyecto
Elaboración

- Elaborar la matriz de manera ordenada y con una secuencia lógica

- Construir el cronograma de forma visual e intuitiva

- Definir los indicadores marco cero, intermedios y finales; además de elaborar el presupuesto por partidas o por actividades e incluso poder hacer una previsión mensual de gastos, si fuera necesario.

- Configurable todo ello a nivel de de proyecto plurianual (convenio o POA) o proyecto anual, además de por país, región o municipio y/o por sector de población atendida, área de intervención, etc.

- Posiblidad de gestionar proyectos multidivisa gracias a la aplicación automática de las tasas de cambio.

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Por qué usar GONG

Porque es un Software

Gong es Software propio

Propio

El único software del mercado hecho por y para el sector de la cooperación por un grupo de organizaciones

GONG permite organizar y ordenar la organización

Organizado

Permite ordenar y estandarizar la información y procesos de la organización y ahorrar tiempo en la realización de informes.

GONG integra en único sistema las diversas áreas de la organización

Centralizado

Integrando las diversas áreas de la organización en un único sistema, centralizado y seguro que evita la pérdida de información.

GONG es web

Web

Acesible desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. Sin necesidad de instalaciones locales.

GONG es configurable y personalizable

Personalizable

Permite ser configurado según las características de cada organización, adaptándose a sus necesidades, filosofía y métodos.

GONG es un software vivo

Vivo

Al ser un software usado activamente varias organizaciones, se implementan constantes mejoras y correcciones.

GONG es software libre

Libre

Desarrollado en Software Libre lo que lo hace coherente con el Tercer Sector y adecuado a sus necesidades.

GONG es software seguro

Seguro

Al ser una aplicación centralizada, en la nube solo existe una versión de la información que será homogénea, única, inmediata y segura.

¿Quiéres usar GONG?

Desde Semilla de Software Libre te facilitamos y acompañamos en el proceso para que tu organizacion empiece cuanto antes a
aprovechar las ventajas de utilizar GONG como herramienta de gestión.

Conoce GONG

En dos sencillos pasos

1. Solicita una presentación

Te presentamos GONG, ya sea de forma presencial o por videoconferencia, en solo una hora, haciendo un recorrido completo para que tengáis una visión global de todas sus funcionalidades.

2. Solicita una instancia

Una vez realizada la presentación si continuáis interesandas/os en GONG preparamos y os damos acceso a una instancia con parte de la información real de uno de vuestros proyectos

Novedades GONG

Seguimiento económico de proyectos
Soporte
30-04-2021
3 consejos para que GONG te ayude a mantener el gasto bajo control.
Ejecución presupuestaria
Soporte
12-04-2021
Compartimos orientaciones para hacer mas efectivo el seguimiento de la ejecución presupuestaria.

Quiénes usan GONG

La Comunidad GONG está integrada por las organizaciones que usan, apoyan y financian GONG. Esta comunidad es la que
crea, mantiene y dirige el proyecto, siendo la mejor garantía de futuro para GONG.

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