Exportación/Importación de formulación de presupuesto

Existen dos formas en GONG a la hora de introducir la formulación del presupuesto de proyecto. O bien de forma manual línea por línea o bien a través de la importación de un archivo excel que contenga el presupuesto dentro de Formulación - Importación Matriz/Presupuesto

Para ambas es imprescindible que estén configuradas e introducidas en en la configuración del proyecto las partidas del financiador y relacionadas con las partidas de la ONG.

En el caso de la importación lo primero que se recomienda es exportar la hoja de presupuesto del proyecto que cuenta con una pestaña de Datos del proyecto con los códigos de las partidas y de las actividades y que será muy útil de cara a configurar el presupuesto del proyecto. Esto podemos hacerlo desde Exportación matriz/presupuesto seleccionando Presupuesto. (No es necesario seleccionar nada en el seleccionable de "Plantilla de exportación de presupuesto".

Una vez exportado es posible abrirlo para poder copiar aqui los datos del presupuesto del proyecto que cuentan con un orden determinado. Los campos marcados con un * son obligatorios.

• ID: Campo númerico de identificación único de cada línea de presupuesto para GONG. Es recomendable dejar el primer campo de ID vacio para que sea el sistema el que asigne este ID a cada línea de presupuesto. Si se importa una línea de presupuesto con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el presupuesto con ese ID existente en el sistema con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar una nueva línea de presupuesto, la celda “ID” deberá estar vacía.
• Agente Nombre*: Implementador
• Etapa*: Etapa del proyecto en la que se va a ejecutar y repartir el gasto de la línea de presupuesto
• Unidad*: Unidad de coste de la línea de presupuesto
• Número de Unidades*     
• Coste Unitario*     
• Importe*: Importe total resultante de la multiplicación del número de Unidades por el Coste Unitario.    
• Moneda Abreviatura*: Abreviatura de la moneda de la línea de presupuesto. Es posible ver las diferentes monedas de proyecto y su abreviatura en la pestaña "Datos Proyecto" 
• Partida Codigo*: Número de la partida de la organización relacionada con las partida del financiador correspondiente. Una vez nos familiaricemos con el número de partida de la organización será más sencillo completar este campo independientemente del financiador con el que trabajemos, buscando asi facilitar el trabajo de importació
• Subpartida: Código y nombre de la subpartida de proyecto. No es un campo obligatorio. A través de la importación se subirá también a la configuración si no se ha hecho previamente.
• País: País del proyecto donde se va a ejecutar el proyecto. Es posible ver los diferentes páises y su nombre de sistema en la pestaña "Datos proyecto"
• Concepto*: Campo de texto descriptivo de la línea de presupuesto  
• Observaciones: Campo de texto abierto para poder indicar observaciones a la línea de presupuesto
• Actividad Código: Código de actividad o actividades relacionadas con cada línea de presupuesto. En caso de querer repartir una línea entre varias actividades deben usarse nuevas líneas de la hoja de excel debajo de la principal con todos los campos en blanco excepto los de Actividad Código y Actividad importe. Aunque no es obligatorio el sistema mostrará una advertencia en caso de no existir en la importación esta información: "Atención! La suma por actvidades y financiadores no es correcta" 
• Actividad Importe: Importe asignado de la línea de presupuesto a cada Actividad o Actividades.
• Actividad Unidades: Unidad o Unidades destinadas a cada actividad. 
• Financiador Nombre: Nombre de sistema del financiador o financiadores de cada línea de presupuesto.  En caso de querer repartir una línea entre varias actividades deben usarse nuevas líneas de la hoja de excel debajo de la principal con todos los campos en blanco excepto los de Financiador Nombre y Financiador Importe.  Aunque no es obligatorio el sistema mostrará una advertencia en caso de no existir en la importación esta información: "Atención! La suma por actvidades y financiadores no es correcta"
• Financiador Importe: Importe asignado de la línea de presupuesto a cada Financiador o financiadores.

Una vez completada la hoja de presupuesto es posible adjuntarla y hacer clic en el botón "Importar". Una vez hecho esto GONG solicitará una doble confirmación avisandonos de que los cambios producidos no son reversibles (En realidad existe la posibilidad de volver a impotar de nuevo la hoja de presupuesto con la opción de Carga Total que permite hacer cambios en la hoja a importar y revertir o cambiar la información subida a GONG en cada importación).

En el caso de faltar alguno de los campos obligatorios o existir alguna errata respecto a los datos configurados en el sistema y los importados en el excel GONG devolverá un mensaje de aviso listando los errores detectados.

En caso de que la importación no cuente con ningún error GONG nos devolverá el siguiente mensaje.

Carga Total

En la importación de presupuesto, aparece una opción “Carga Total” que nos permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).

En el caso de activar Carga Total aparecerá el siguiente formulario

En este caso todas las celdas “ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas sin ID aún asignado. Esta carga total la puede ser realizada para un implementador y etapas concretas, permitiendo la incorporación, con validaciones adicionales, de la información proveniente de una socia local sin acceso a GONG.

Además aparecerá en GONG el siguiente aviso

Ojo! Aunque se seleccione carga total si se quiere sustituir todas las líneas de un presupuesto por uno nuevo, el nuevo debe contar al menos con una línea de presupuesto. Si no es así no se borrarán las líneas de presupuesto que se hayan subido previamente.

Importante! GONG solo acepta la importación de documentos en formato XLS (Microsoft Excel 97/2000/XP ó 2003).