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Llevar el control presupuestario de un proyecto o convenio es una de las tareas más importantes para una buena ejecución. En esta entrada te daremos 3 consejos para que GONG te ayude a mantener el gasto bajo control:
1. Detallar el presupuesto en extremo puede ser contraproducente
Al contrario de lo que la lógica podría parecer indicar, no siempre es buena idea volcar el presupuesto que hemos presentado al financiador en GONG. En nuestra experiencia creemos que es importante diferenciar entre el formulario para presentar el proyecto y el control presupuestario real que nuestro financiador nos exige. ¿Se nos pide un control detallado de, por ejemplo, los gastos de "funcionamiento"? Si la respuesta es sí, no toca más remedio que detallarlo en GONG. Pero si la respuesta es no, quizá lo más práctico sea informar en GONG sólo el prespuesto de la partida general "Funcionamiento" y no darnos el trabajo de inserir el detalle de cada partida, si nuestro financiador no nos pide ese nivel de control.
2. Informar subpartidas puede no ser una buena idea
Como sabéis, GONG permite detallar un presupuesto (y unos gastos) a nivel de subpartidas. Es decir, partida general >> partidas "hijas" y, además, subpartidas. El nivel de detalle previsto es, por tanto, bastante grande.
Sin embargo, es necesario que evaluemos la conveniencia real de pretender llevar un control presupuestario y de gastos en ese nivel. Como decíamos antes, detallar demasiado puede ser contraproducente y, en el caso de las subpatidas, eso se hace muy evidente.
¿Cuando conviene definir subpartidas? El primer supuesto, lo explicábamos antes: si el financiador me lo pide. Si dentro de la partida general de, por ejemplo, "Recursos Humanos" el financiador ha definido y me pide el detalle de lo que contiene esa partida. El segundo supuesto es si a nosostros, internamente, o como coordinadores/as del proyecto o convenio, nos sirve de ayuda establecer ese detalle: necesitamos saber el presupuesto y el gasto de, por ejemplo, la subpartida "Combustible"? ¿Nos interesa para ese proyecto ese nivel de control?
3. Distribuir el presupuesto por meses, puede ayudar al control de tesorería
En GONG podemos informar qué parte de cada partida presupuestaria va a ser gastada a lo largo de los meses del proyecto o convenio. Es un nivel diferente de detalle, que pretende ayudarnos en el control de la tesorería del proyecto. A veces hay gastos que se producirán en un mes o meses concretos, o simplemente, no se distribuirán de forma uniforme a lo largo de la vida del proyecto o convenio.
¿Conviene especificar los meses en los que se va a producir un gasto? Depende. En aquellos proyectos cuya distribución presupuestaria sea muy uniforme o en los que no nos sea necesario llevar un control mes-a-mes de presupuesto vs gastos, seguramente no nos hará falta; pero, a lo mejor, está bien valorar esa opción en proyectos que tengan partidas presupuestarias significativas que va a ser ejecutadas en determinados meses del proyecto, para, precisamente, llevar un mejor control de la tesoriería y de cómo va la ejecución presupuestaria, ya que, en esos casos, una distribución uniforme de gastos, no responde a la realidad de la previsión del proyecto.
