Novedades de julio 2024

Las novedades desarrollas en julio en GONG están centradas en mejoras de la gestión económica.

Gestión de los pagos de los gastos de proyectos y de la organzación

Al generar un nuevo gasto existen tres opciones para marcar el pago o pagos asociados al mismo.

• Gasto pagado: Genera automáticamente un único pago con la misma información del gasto y lo marca como ya realizado, por lo que no se incluye en las posibles remesas de pagos pendientes. En estos pagos se pueden seleccionar la forma de pago y pueden ser incluidos en las posibles remesas si son hechos con trasferencia como método de pago y se marcan como pendientes.
• Pago pendiente: Genera automáticamente un único pago con la misma información del gasto y lo marca como pendiente, pudiendo ser incluido en las posibles remesas de pagos pendientes. La forma de pago siempre es transferencia.
• No genera pago: No genera el pago automáticamente así que hay que crearlo posteriormente a mano. Útil para gastos que cuentan con varios pagos o que  simplemente se quieren dar de alta sin registrar el pago. Una vez dados de alta si pueden ser incluidos en las posibles remesas si son marcados como "Pendientes"

Gestión de los pagos pendientes a traves de la generación de remesas en ficheros en estándar SEPA para importación bancaria

Dentro de la gestión económica de proyectos y agentes existe una nueva sección titulada "Remesas de pagos" que permite gestionar los pagos pendientes de los proovedores conectando GONG con la gestión bancaria de estos pagos.

En esta sección es posible generar y gestionar de forma periódica (generalemente mensual, aunque los periodos son configurables) y consultar las remesas de los pagos pendientes de los proyectos o de la organización.

Cada remesa de pagos "pendientes de pago" comprende un determinado periodo, una cuenta concreta del proyecto o de la organización y por lo tanto un único implementador, y la forma de pago siempre es por transferencia.

Alta de una remesa de pago

A la hora de dar de alta un remesa de pago existen diferentes opciones:

• Cuenta: cuenta sobre la que se van a solicitar los pagos pendientes. (¡Ojo! Importante, para que salgan las diferentes cuentas que tengan pagos pendientes del proyecto y la organización debe estar configurada la información del IBAN y número de cuenta dentro del campo "Cuenta" en cada una de ellas)
• Fecha de inicio: fecha de inicio del periodo de los pagos pendientes a tramitar.
• Fecha de fin: fecha de fin del periodo de los pagos pendientes de tramitar.
• Fecha de tramitación: fecha de tramitación de la remesa.
• Estado: nueva o tramitada
• Referencia del emisor: Este es un valor que se genera desde la aplicación de cada banco. Es un identificador de la remesa que generalmente suele ser el NIF del emisor de la remesa más tres caracteres.

Gestión de la remesa

Una vez generada la remesa es posible realizar diferentes acciones

• Editar la configuración de la remesa: permite gestionar el estado de la remesa y pasarla de "nueva" a "tramitada". Una vez realizado el proceso en el banco, se debe editar la remesa y cambiar su estado a tramitada, cambiando también la fecha de tramitación. Tras esto, los pagos asociados a la remesa se marcan como pagados y se desactiva el checkbox de pendientes, así la remesa ya no puede ser eliminada ni actualizados los pagos asociados, lógicamente.
• Descargar XML de orden de pago para subir a la entidad bancaria y procesar los pagos.
• Adjuntar y ver documentos asociados, como por ejemplo el documento que devuelve la entidad bancaria tras realizar el cargo de la remesa.
• Ver pagos gestionados dentro de la remesa: además de ver los pagos que van en la remesa es posible eliminar aquellos que no vayan incluidos en la misma.
• Actualizar los pagos incluidos en la remesa: hasta que la remesa no esté tramitada podemos incluir o borrar los diferentes pagos a partir de la gestión de gastos, teniendo en cuenta los criterios de periodo de la remesa y que sean pagos marcados como pendientes.
• Eliminar la remesa antes de tramitarla.

Arqueos de caja/cuenta de múltiples cuentas de un proyecto o desde la sede/delegación de la organización

Los arqueos de caja/cuenta tanto de las cuentas de proyectos como de las de la organización, cuentan con la nueva posibilidad de elegir múltiples cuentas para ver un arqueo conjunto

El único criterio es que las cuentas deben ser  de la misma moneda. En caso de seleccionar cuentas que no sean de la misma moneda, GONG nos avisará de que "No se puede generar el resumen de cuentas con distinta moneda."

Una vez seleccionadas las cuentas, cada línea de movimiento/gasto tiene además un nuevo campo con el nombre de la misma para poder identificar en todo momento a que cuenta/caja pertenece cada línea.

Además es posible exportarlo a una hoja de cálculo (xls) facilitando la conciliación con la cuenta o cuentas bancarias reales.

Con esta funcionalidad GONG permite trabajar, desglosar y agrupar movimientos y gastos en diferentes cuentas ficticias, organizativas o de reparto, pero luego obtener un único arqueo real de la cuenta bancaria bajo la que se agrupan todas esas cuentas.