Novedades

Una de las tareas habituales en la gestión de los proyectos o convenios que tenemos es conciliar los movimientos devengados, sean gastos o pagos, con el extracto bancario o con nuestras cuentas de caja.

Saber cuál es exactamente la posición financiera de nuestro proyecto, convenio o POA puede ser vital para ejecutar bien las actividades, para comunicarnos eficientemente con nuestro equipo o contrapartes y, claro, para poder hacer una rendición de cuentas sin problemas.

Como todas esas particularidades forman parte de la gestión habitual de un proyecto o convenio, las diferentes organizaciones que formamos GONG hemos desarrollado algunas soluciones al respecto. Entre ellas, (y que veremos en otros posts) destaca el resumen “Arqueos de caja/cuenta” que tenemos disponible en todos los proyectos y (eso es importante), en todos los Agentes (centros de coste, delegaciones).

Dentro de cada proyecto o dentro de cada Agente, sólo tendremos que acudir a ese resumen para disponer de un “extrato” con los movimientos de las cuentas vinculadas a ese proyecto, convenio o delegación.

Para aprovechar al máximo esa funcionalidad y poder llevar un seguimiento minucioso de las cuentas, es recomendable que sigamos una serie de orientaciones generales.

1. Introducir en GONG todas las cuentas con las que nuestra organización trabaja: sean cuentas bancarias, cuentas de caja o incluso cuentas que utilizamos para gestionar adelantos (por ejemplo, para viajes). Informando todas las cuentas podremos gestionar sus movimientos vía GONG, centralizadamente, evitando duplicidad de información y de trabajos, y de forma automática.

2. Define nombres de cuentas estandarizados. En GONG podemos identificar las cuentas usan su número bancario (IBAN, Swift, etc), pero también podemos darle un nombre que nos resulte más fácilmente identificable, incluso creando un sistema estandarizado de identificación de cuentas del sistema. Pensando que no siempre seremos las mismas personas las que tendremos acceso a las cuentas, es importante darles un nombre “familiar” o establecer una codificación estándar, reconocible por todas/os en nuestra organización.

3. Verificar siempre los usuarios que tienen permisos de acceso a las cuentas. Sí, en GONG, lógicamente, las cuentas pueden tener autorizaciones de acceso diferentes. De esta forma un usuario podría, por ejemplo, ver el proyecto o convenio en el que se encuentra, pero no gestionar las cuentas del mismo. Podría ser el caso de un técnico de proyecto por ejemplo, al que queremos incluir en su proyecto, que se sienta partícipe del mismo, pero que no es recomendable que tenga acceso a la gestión de cuentas del sistema. Para eso, sólo tenemos que ir al menú de Administración de GONG y definir exactamente los permisos que queremos asignar a cada cuenta y las personas que tendrán acceso a las mismas.

Como siempre, no dudéis en decirnos si esta solución os ayuda y si pensáis que podríamos desarrollar nuevas funcionalidades que os faciliten el trabajo.

La nueva versión de GONG incluye varias novedades: Una de las mas interesantes son los nuevos informes económicos basados en plantillas de Microsoft Excel. Esta novedad que ha incluido el equipo de desarrollo de la OEI, permite exportar a Excel el grueso de la información económica de un proyecto y también permite definir plantillas propias, esto permite adaptar el formato, y que pueda ser aceptado como informe final ecónomico para presentarlo ante diferentes financiadores.

Si quieres activar estas opciones en su tu instancia de GONG puedes contactar con tu soporte de GONG.

Ademas de esta novedad destacamos también:

• La posibilidad de filtrar los arqueos de caja por fechas:

Ahora es posible tener el arqueo de todas las cuentas y/o cajas vinculadas a un proyecto con filtro entre fechas, para que dispongas de un "extracto bancario" integrado en GONG. Y adelantamos que en la próxima versión (4.05) se van a incluir saldos parciales y acumulados para las cuentas y los agentes implicados en los proyectos.

• La posibilidad de edición manual de la ayuda:

Con esta funcionalidad cada organización podrá personalizar la información de la ayuda a la que se accede a través de la "i" de la barra del menú superior, pudiendo incluir sus propios manuales o detalles específicos para cada perfil de usuario.

Además se han incluido otras mejoras y correciones cuyo listado completo puedes consultar en:

https://gong.org.es/versions/76

En los proyectos de cooperación internacional es habitual tener que trabajar con más de una moneda al mismo tiempo. Sea porque tenemos una contraparte en un país del Sur o bien porque nuestro equipo de expatriados va a realizar gastos en la moneda local, muchas veces necesitamos disponer de herramientas de registro y gestión de esa particularidad. Al final, es muy útil disponer de información exacta, si es necesario en tiempo real, de la situación económica de nuestro proyecto.

En GONG, a lo largo de los años de trabajo con las ONGs que forman nuestra comunidad, hemos desarrollado una serie de configuraciones, de menús y de opciones que nos permiten llevar esa gestión de una forma relativamente sencilla (porque, no lo vamos a negar, es un asunto complejo) y muy práctica, pero sobretodo, pensada por y para nuestra realidad de proyectos, programas, convenios y POAs.

Empezando

Para empezar, tenemos que tener en cuenta en qué divisa nos será exigida la rendición de cuentas. Si nuestro financiador es de la Unión Europea, lo lógico es que sea en Euros, pero en Brasil, por ejemplo, podréis tener que rendir cuentas en Euros, en Reales, en Dólares, etc. La primera pregunta por tanto es: ¿en qué divisa voy a rendir cuentas a mi financiador?

Una vez respondida esa cuestión, podremos ya informar la moneda principal del proyecto o convenio y que será la que, por defecto, GONG nos mostrará en todas las consultas, resúmenes e informes. Luego, evidentemente, será posible alternar entre las diversas divisas que intervienen en el convenio o proyecto.

Configurando las tasas de cambio

El valor de la tasa de cambio es la base para las conversiones entre las diversas monedas y es muy importante que esté bien informada en el sistema.

No obstante, como sabéis, en los programas y/o proyectos intervienen siempre dos tasas de cambio para cada divisa:

1) La usamos para calcular el presupuesto del proyecto, o sea que será nuestra referencia a lo largo de todo el proyecto.

2) La usamos para ver los gastos en distintas divisas, pero que normalmente varía ¡Cada vez que nos hacen un pago!

Así que una cosa es la previsión, lo aprobado, nuestra referencia; y otra los pagos que vamos haciendo con los desembolsos sucesivos. Esa particularidad, la podemos considerar en GONG y así podremos hacer esos cálculos muy fácilmente.

Una tasa de cambio para el presupuesto

La tasa de cambio del presupuesto es muy fácil de informar en el sistema pues, normalmente, es un valor fijo, definido en el momento en que nos aprueban el convenio. Si es así sólo tendremos que entrar en el menú de configuración del proyecto/convenio e introducir el valor acordado en el contrato. Desde ese momento, ya podremos consultar el presupuesto en todas las divisas que intervengan, de forma que podemos informar a las contrapartes de cuánto es su parte del presupuesto en la moneda local, por ejemplo.

Varias tasas de cambio (automáticas) para los gastos

Las singularidades empiezan en las tasas de cambio que varían a lo largo de la vida del convenio/proyecto, pero para ello GONG también tiene una solución que nos facilitará los cálculos: cada vez que registremos un ingreso de nuestro financiador o un envío de dinero a nuestras contrapartes, GONG, automáticamente, aplicará el tipo de cambio resultante a los gastos que vayamos a imputar a ese movimiento.

Además, si fuera necesario, GONG también permite que asignemos un tipo de cambio fijo para los gastos de un convenio/proyecto, o bien para un deteminado rango de fechas. De esta forma cubrimos todas las posibilidades de cálculo, sea cual sea la orientación de nuestro financiador.

Como siempre, no dudéis en decirnos si esta solución os ayuda y si pensáis que podríamos desarrollar nuevas funcionalidades que os faciliten el trabajo a info@gong.es

¡Juntos y juntas, hacemos Tercer Sector!

Para la misma hemos incluido las siguientes funcionalidades, mejoras y correciones.

Os presentamos el nuevo Cuadro de Mando de GONG, que permite obtener una visión clara, fiable y agregada de todos los proyectos gestionados dentro de la aplicación. Leer más