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Gestión de Agentes y delegaciones
La gestión de los agentes creados y listados dentro de la Administración del sistema > Agentes se realizará dentro de la sección de GONG, “Gestión de Agentes y delegaciones”.
En la página de inicio de la sección puede verse un listado de todos los agentes con los que se comparte proyecto o que están asignados al usuario, y a los que se puede acceder de forma individual ver/administrar el resumen, configuración, gestión económica y documentos
Configuración de agente
La configuración del agente consiste en definir las etapas y tasas de cambio, subpartidas del agente, monedas del agente, convocatorias, proyectos gestionados y l ibros del agente.
Etapa y tasas de cambio
Las etapas definen las fases temporales del agente y contienen los siguientes campos: nombre, fecha inicio y fecha fin, descripción y el Objetivo Importe Subvenciones, valor objetivo de recaudación durante la etapa.
Una vez creadas las etapas de forma automática se generan las tasas de cambio propias para la moneda principal del agente. A este listado automático es posible añadir tasas de cambio para otras monedas del agente.
Para cerrar una de estas etapas del agente es necesario editarla y marcar “Cerrar etapa”. Este marcado evita que puedan hacerse modificaciónes en la configuración de las tasas de cambio de esta etapa. ni tampoco modificar gastos o transferencias en la misma a partir de ese momento.
Subpartidas del agente
Son partidas propias del agente y que necesitan estar asociadas a una partida interna de la organización.
Estas subpartidas pueden también generarse dinámicamente desde la gestión de presupuestos.
Monedas del agente
Desde aqui pueden asociarse las monedas dadas de alta en la administración de GONG a un agente para poder usarlas dentro del mismo.
Convocatorias
Desde esta sección pueden verse y crease las convocatorias a las cuales el agente puede asignar sus proyectos. Los datos obligatorios a completar son: código, financiador, nombre y fecha de presentación.
Dando al icono de listado podremos ver los proyectos/programas asignados a cada convocatoria.
Ojo, dentro de este listado hay que tener en cuenta que cuando se crea un agente > financiador, automáticamente GONG genera una convocatoria general con el título de “nombre-del-agente-GENERAL” asociada a este agente, a los que se asignarán los posibles nuevos proyectos del agente que quieran ser dados de alta en GONG para su formulación pero que estén pendientes de a que convocatoria van a ser presentados. Una vez se decida a que convocatoria se va a presentar puede editarse y cambiarse la misma dentro del proyecto.
Proyectos gestionados
Desde aqui pueden verse, editarse y dar de allta los proyectos/programas asignados al agente. Al estar editando el proyecto desde el agente el campo gestor de la subvención aparece bloqueado. Además de la edición de los proyectos desde esta sección es posible eliminar, editar y asignar usuarios y grupos de usuarios de todo GONG al proyecto/programa del agente.
Libros del agente
Desde aquí es posible gestionar las cuentas asignadas al agente y/o crear nuevas cuentas con los siguientes campos:
Nombre: El nombre único con el que se identificara la cuenta en el sistema.
Agente: Campo vinculado automáticamene al agente dentro del cual se está dando de alta la cuenta.
Moneda: Moneda usada en la cuenta.
País: País al que está vinculada la cuenta.
Descripción: Descripción detallada de la cuenta.
Tipo: Selección entre Banco o “Caja Chica”.
Bloqueado: En caso de estar marcado la cuenta está disponible, pero no es posible realizar transferencias
o pagos con ella.
Ocultar en proyectos: En caso de estar marcado no permite asignar esta cuenta a nuevos proyectos
Además de ver y editar las cuentas también podemos hacerlo con los usuarios asignados a las misma, que son los que pueden realizar transferencias y pagos en la misma y a los que podemos asignar diferentes roles: coordinador, usuario, auditor y configurador. Ojo, estos usuarios pueden estar ya dados de alta previamente desde los proyectos.
