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Con esta funcionalidad GONG permite planificar de forma ordenada los pasos y los/las diferentes responsables para la validación de cada uno de los gastos del proyecto antes de ejecutar y autorizar el pago.
Se garantiza así que todos los gastos sigan el mismo proceso de control decidido previamente por la organización, ya que forma parte de la configuración y adaptación de GONG al método de trabajo de cada organización.
El marcado es una de las acciones con las que cuenta GONG para la gestión de los gastos de los proyectos y permite marcar en qué estado se encuentra cada gasto, como, por ejemplo: error, revisar, corregir, aceptado... creando un flujo de validación entre el equipo del proyecto.
Para este flujo ahora es posible elegir entre dos posibilidades::
- Gestionar (modificar/eliminar) el marcado (o estado) del gasto. Es decir, sin planificación previa.
- Establecer una planificación de autorizaciones (marcados o estado) para su confirmación/rechazo por correo.
¡Ojo! Esta selección entre las dos posibilidades en el marcado únicamente se mostrará si en la administración del sistema - marcados - gastos, no se ha seleccionado ninguno de los marcados como estado inicial. Si no, automáticamente el marcado funcionará sin planificación.
Si elegimos la segunda opción, GONG ofrece poder configurar previamente todos los pasos por los que debe pasar un gasto y los responsables de cada uno de estos antes de estar validado y poder pasarlo a pago.
La única condición con la que cuenta esta configuración es que los pasos que podemos seleccionar deben estar dados de alta y configurados en la administración del sistema, dentro de marcados - gastos, y que, lógicamente, solo podrán ser asignados a usuarias/os con permisos en el proyecto.
Ejemplo de planificación
Una vez guardado, GONG envía el primer correo al responsable del primer paso, y así sucesivamente si se va validando, garantizando que cada persona responsable realice su paso. Este sistema de notificaciones automáticas y de forma ordenada busca que la validación sea sencilla y ágil.
Ejemplo de notificación recibida en el correo
Una vez recibida, al dar al botón "Confirmar o rechazar autorización" se abre una pantalla en el navegador para validar o rechazar cada paso hasta que finalice el proceso.
En caso de querer no ejecutar el proceso a pesar de estar planificado existe la posibilidad de eliminarla en cualquier momento haciendo clic en "Eliminar planificación de autorizaciones".
Para cualquier duda o consulta sobre esta nueva funcionalidad contacta con tu consultor GONG.
