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Existen diferentes de configurar el cálculo de cambio de moneda en los proyectos, programas o convenios en los que intervienen varias monedas dentro de GONG para ayudar con el seguimiento económico de los mismos.
El primer paso es definir en la configuración del proyecto las dos monedas principales con las que va a trabajar el proyecto:
- Moneda Justificación: La moneda en la que realizaremos el seguimiento y justificación al financiador.
- Divisa/Moneda intermedia: Divisa intermedia en caso de contar el proyecto con una divisa intermedia de cambio entre moneda de justificación y moneda local como por ejemplo puede ser el dolar. Ojo! Muy importante. No confundir con Divisa secundaria que usaremos en el proyecto (generalmente para los gastos en terreno). Está se configura en el proyecto en Configuración - Relaciones de proyecto - Monedas
En el momento de dar de alta un proyecto dentro de la Administración del Sistema es posible seleccionar entre dos tipos de tasas de cambio:
- 1.1 Definida en el proyecto: Manual
- 1.2 Definida en el proyecto: Media Ponderada
- 2. Tasa de cambio FIFO: Aplicada por moneda
- 3. Tasa de cambio FIFO: Aplicada por implementador
- 4. Tasas de cambio especificas para cada gasto
Estás son las principales diferencias entre los diferentes tipos:
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TIPOS DE TASAS DE CAMBIO
1. Definida en el proyecto (manual o media ponderada)
Dentro de la configuración del proyecto el sistema permite configurar las tasas de cambio por separado para el presupuesto y para los gastos dependiendo de las monedas con las que cuente el proyecto, cual sea la moneda de justificación y el resto de diferentes monedas que puedan intervenir en el proyecto.
GONG permite definir una o más tasas de cambio genéricas (manuales o automáticas). Estas tasas de cambio se definen en el área de Configuración > Tasa de Cambio. Estas tasas se aplican a todos los presupuestos y gastos que estén dentro del rango temporal para el que han sido definidas o para toda la etapa si no hay rango temporal definido.
1.1 Definida en el proyecto: Manual
Debe introducirse de forma manual el valor o valores del tipo de cambio a aplicar. Pinchando el icono del listado podrán verse las tasas de cambio generadas (en principio y de forma automática, aparecerán las propias para la moneda principal del proyecto). Conforme se introduzcan las monedas en el punto siguiente sera posible configurar las tasas de cambio a aplicar sobre los presupuestos y sobre los gastos.
Para dar de alta un nuevo valor de tasa de cambio, hay que añadir los siguientes campos:
1.2 Definida en el proyecto: Media Ponderada
El sistema realizará el cálculo automático del tipo de cambio según las transferencias realizadas a la moneda implicada.
Para este cálculo se tienen en cuenta todas las transferencias realizadas en un periodo y se calcula la tasa cambiaria ponderada relativa a dicho periodo. Esta tasa cambiaria solo se aplica a este periodo y no se tiene en cuenta para el cálculo de la tasa cambiaria de los siguientes periodos. Lo informado en un periodo no se puede ir modificando a lo largo de la ejecución de un proyecto. A lo largo de la vida del proyecto la tasa cambiaria obtenida “acumulada” desde el inicio va afectando a TODOS los gastos del proyecto, incluido lo ya informado.
La tasa de cambio de una trasferencia la deduce automáticamente GONG comparando el importe en la moneda original y el importe en la moneda nueva.
Hasta que no existan transferencias dentro del proyecto el sistema no podrá realizar el cálculo ponderado de los tipos de cambio. Conforme se generen nuevas transferencias estos valores se modificarán dinámicamente.
Con esto el sistema es capaz de transformar y mostrar automáticamente los gastos de un proyecto en las diversas monedas definidas para el mismo, en función del tipo de cambio real obtenido en las transferencias que se hayan enviado.
2. Tasa de cambio FIFO: Aplicada por moneda
Este tipo de cambio se calcula en función del tipo de cambio real obtenido de una remesa de fondos recibida desde el proyecto y se aplica a todos los gastos realizados hasta que se agote el importe de esta remesa. Después, el sistema aplicará el nuevo tipo de cambio de la próxima remesa obtenida para los siguientes gastos y así sucesivamente.
Hasta que el proyecto no cuente con una remesa no podrá realizar este cambio.
3. Tasa de cambio FIFO: Aplicada por implementador
El cálculo automático "Tasa de cambio FIFO: Aplicada por implementador" se vincula a cada uno de los implementadores del proyecto y no solo a una moneda, por lo tanto, solo se aplica la tasa de cambio FIFO de una transferencia, a los gastos de la entidad que ha recibido la transferencia y no a todos los gastos del proyecto con esa misma moneda.
Recordamos el funcionamiento del tipo de tasas de cambio FIFO: Si, por ejemplo, se envía una transferencia de 20.000 euros y ésta se cambia a un tipo X, GONG aplicará ese tipo de cambio obtenido a todos los gastos que se paguen con esa transferencia, hasta gastar los 20.000 euros. Después, el sistema aplicará el nuevo tipo de cambio de la siguiente transferencia hasta que se gaste y así sucesivamente.
Si se selecciona tipo de tasa de cambio FIFO aplicada por implementador, el funcionamiento será el mismo pero limitando además la aplicación de la tasa únicamente al cada uno de los implementadores que haya recibido la transferencia.
Además de esto es importante tener en cuenta que para GONG puede haber dos tipos de implementador dentro de un mismo proyecto:
* Implementadores que reciben directamente fondos desde el extranjero, y por lo tanto que calculan su tasa de cambio en función de las tasas de cambio de su recepción de fondos.
* Implementadores que no reciben fondos directamente desde el extranjero: Para poder aplicar la tasa de cambio a estos casos es posible vincular una transferencia existente en el proyecto o bien crear previamente transferencias "internas" (entre cuentas de una moneda local) vinculadas a una transferencia "internacional" de otra entidad. El monto de esta transferencia "interna" se le restará a la transferencia "internacional" de cara al cálculo de la FIFO.
4. Tasas de cambio especificas para cada gasto
GONG también permite definir una tasa de cambio específica para cada Gasto. Esta tasa de cambio se especifica al dar de alta o editar el propio Gasto (Ejecución Económica > Gastos).
Al pulsar sobre la opción "Forzar Tasa de Cambio" se aplicará esa tasa de cambio a ese gasto y sólo a ese gasto.
GONG avisará de que el gasto tiene una tasa de cambio específica mediante el triángulo de alerta y un texto (que se ve al situar el ratón sobre el triángulo) que explica esta situación.
En realidad, el gasto no está considerado como "Erróneo", a diferencia de los otros gastos en los que hay algún dato mal o que no tienen el pago correspondiente hecho y se muestran con el mismo triángulo de aviso pero en color rojo. Los gastos con una tasa de cambio específica muestran el triángulo de alerta pero no están de color rojo porque el sistema no considera que tengan un error. Tan sólo está avisando de que ese gasto tiene una particularidad: su tasa de cambio específica. Así pues, no hay que hacer nada porque estos gastos con tasa de cambio específica no son errores a pesar de que tengan el triángulo de alerta.
Si se desea forzar una tasa de cambio concreta, es necesario imputar el importe obtenido en la moneda nueva que haga que ese cociente sea la tasa de cambio deseada.
SEGUIMIENTO Y EDICIÓN
Además de esto al dar de alta las tasas de cambio se deben configurar los siguientes campos:
Moneda: La moneda para la cual se define el tipo de cambio
Cambio: Cambio para la moneda de justificación del proyecto
Período de aplicación: Etapa de ejecución o elección de fechaas manual con fecha de inicio y fecha de fin.
País: Cuando el proyecto es multipaís se podra definir una TC para cada uno.
Tras la configuración de las tasas de cambio para todas las monedas implicadas, la pantalla tendrá un aspecto similar al siguiente:
En cualquier momento durante la duración del proyecto, podremos modificar estas definiciones para adaptarlas a posibles cambios que se produzcan.
