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Que no se nos pase el día de enviar el informe al financiador; que queden registras todas las prórrogas que nos han concedio; que todo el equipo sepa que, a partir de tal día, no podemos imputar más gastos al proyecto, etc. son algunas de las funciones que podemos gestionar dentro de GONG, tanto en proyectos como en convenios.
Para ello, sólo tendremos que acceder al Menú "Etapas y periodos" y empezar a configurar las opciones de fechas que nos ofrece esa pantalla:
En la primera caja de informaciones, las más básicas y necesarias para el proyecto o convenio: en qué dia empieza y qué día acaba. Ese campo sí es obligatorio en el momento de abrir un proyecto, pues será el que determine a partir de qué fecha podemos imputar gastos a ese proyecto, etc.
Una vez introduzidas las fechas de inicio y de fin, se nos ofrece la opción de informar ls periodos que hemos utilizado para formular el proyecto. De esta forma, tendremos un control sobre el tiempo que nos queda, por ejemplo, hasta tener que presentar el proyecto o convenio al financiador. Como decimos, estas informaciones son opcionales y cada organización puede decidir si las rellena o no.
Posteriormente, en la tercera caja de información, tenemos la posibilidad de registrar las prórrogas que, eventualmente, se hayan concedido para el proyecto. Informando ese dato en GONG, nos aseguramos de que quede registro digital de esa información para que, si es necesario, en el futuro tengamos constancia de ello. Además, todo el equipo que pueda acceder a este proyecto, podrá saber cuál es la nueva fecha de finalización del mismo.
Periodos de Seguimiento y Justificación
Después, en la cuarta caja, los "Periodos de Seguimiento y Justificación: una guía/agenda digital, accesible a los usuários con permisos sobre ese proyecto, donde registraremos en qué fecha tenemos que ir presentando los diferentes informes de justificación.
Como se puede ver, automáticamente, GONG nos genera una barra de tiempo para ayudarnos a visualizar mejor el tiempo que falta hasta el próximo informe:
"Cerrar" los gastos de un periodo
Es interesante ver que, además, GONG permite la opción de "cerrar" los gastos correspondientes a cada periodo de informe para que, de esa manera, nadie pueda imputar gastos después de la fecha de fin y, mucho menos, tocar los gastos que ya han sido inseridos en el sistema. Sólo el coordinador del proyecto o la persona a la que se le haynan dado permisos para eso, podrá re-abrir los gastos de un periodo que ya ha pasado y ha sido considerado como "cerrado".
Además de esa gestión de fechas más habitual: las de inicio y fin del proyecto; y las de los informes a ser presentados al financiador, el sistema ofrece la posibilidad de definir fechas internas de informes de la organización y de informar las prórrogas que eventualmente nos hayan concedido para presentar las justificaciones.
Con todas esas opciones, pretendemos cubrir la mayoría de necesidades de gestión de fechas de un proyecto o convenio de cooperación.
Como siempre, no duden en decirnos si esta solución les ayuda y si piensan que podríamos desarrollar nuevas funcionalidades que les faciliten el trabajo.
