Agentes

En GONG podemos definir quién tiene acceso a visualizar o modificar los datos de cada 'Agente implementador'. Normalmente se utiliza para hacer que sólo los usuarios de una determinada delegación tengan acceso a la misma, pero puede ser aplicado para cualquier 'Agente' que se haya definido como de tipo 'implementador': podemos definir, por ejemplo, qué usuarios/as tendrán aceso a losproyectos de una contraparte.

Entre las muchas maneras que tenemos de hacerlo, una de las más rápidas y sencillas (aunque menos detallada) es vincular los usuarios/as que tendrán acceso a esa delegación o contraparte a través de la sección de 'Agentes'.

Tan solo tendremos que hacer click en el icono de las figuras humanas que tendremos disponible en la barra de iconos a la derecha de cada 'Agente implementador' y allí dar de alta los usuarios o usuarias que queremos que tengan acceso a ese 'Agente' y a sus proyectos.

Cuando damos de alta un 'Agente' y lo identificamos como 'financiador' en GONG, podemos también informar su mapa de partidas. De esta manera, cada vez que abramos un proyecto en GONG de ese 'financiador', el sistema automáticamente nos montará el proyecto con ese esquema de partidas, para que, a partir del mismo, podamos hacer el seguimiento económico y los informes.

Para ello, solo tendremos que ir al icono de la lupa que se nos presenta en la fila de iconos del Agente e introducir allí el mapa de partidas que el mismo utiliza y sobre el qué quiere ver sus informes de seguimiento.

Esa opción (a través del icono de la lupa), sólo se nos mostrará disponible cuando el 'Agente' haya sido caracterizado como de tipo 'financiador'.

Una vez el mapa de partidas esté definido, el icono de la lupa se nos mostrará "lleno", indicando que ya existe un mapa de partidas para ese financiador y que, automáticamente, cada vez que abramos un nuevo proyecto, GONG lo heredará y nos lo dejará a disposición.

En GONG denominamos 'Agentes' a todos aquellos "actores" que participan en la ejecución de los proyectos o convenios. Éstos están agrupados en dos grandes categorías:

1) Implementadores: aquellos actores que son (o serán) responsables de gastos. Por ejemplo, las delegaciones, los centros de coste, las contrapartes, etc.

2) Financiadores: aquellos actores que son (o serán) responsables de financiar esos gastos. Sobretodo nuestros financiadores habituales, pero también lo pueden ser contrapartes que aporten una parte de la financiación o nuestra propia organización si aportará recursos propios.

En este último caso, significa que un 'Agente' puede ser al mismo tiempo 'implementador' y 'financiador'.

Es importante que, al dar de alta un Agente, informemos correctamente cuál es el ro (o roles) que desempeñará en el sistema.

Añadir un nuevo 'Agente' significa dar de alta un nuevo 'actor' en el sistema. Puede ser necesario, por ejemplo, para inserir una nueva delegación de nuestra organización, o bien si tenemos un nuevo financiador. Éstos deben ser informados en la Administración de GONG para que estén disponibles en los proyectos o convenios.

Para hacerlo, tendremos que ir a:

Administración del Sistema >> Agentes

Y desde esa sección nos dirijiremos al icono del '+' para dar de alta ese nuevo 'actor' del sistema.

En la ventana emergente que nos aparecerá, tendremos que informar las siglas bajo las cuáles reconoceremos a ese nuevo 'agente' del sistema (por ejemplo las siglas del financiador), el nombre completo del mismo y también será necesario informar a GONG si se trata de un Agente 'implementador', 'financiador', o bien puede ser las dos cosas.

El término 'Agentes', que se muestra en algunos elementos de GONG, se refiere a delegaciones, financiadores, sede, etc.....es decir, a aquellas identidades o actores que juegan un papel determinado en el proyecto o convenio.

Existen 2 tipologías de 'Agentes': (1) Financiadores y (2) Implementadores.

Las mismas no son excluyentes, pero cuando asignadas a un actor del proyecto sí condicionan su papel en el mismo. Por ejemplo, al marcar un 'Agente' como 'implementador', será posible imputarle gastos como responsable de los mismos. Es el caso, por ejemplo, de las delegaciones de una organización que, en GONG, son 'implementadoras': responsables de gasto, centros de coste...