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partidas

¿Puedo modificar las Partidas del Financiador aunque el proyecto ya tenga datos (presupuesto o gastos)?


Sí, se puede modificar las partidas del financiador aunque el proyecto ya tenga datos.

Para poder hacer este cambio, el proyecto debe estar en estado de Formjulación o Reformulacióbn. En caso contrario, no es posible cambiar las Partidas.

Si la modificación consiste en el cambio del nombre o del código de una partida o en añadir una nueva partida, no importa que el proyecto ya tenga en GONG gastos o presupuesto.

Si la modificación consiste en el borrado de una partida, el sistema sólo lo permitirá si no hay ninguna línea de presupuesto ni ningún gasto asignados a esa partida. En caso contrario, será necesario eliminar primero esa parte del presupusto o del gasto para poder eliminar después la partida.

En ambos casos, es importante recordar que es necsario avisar a los Administradores de GONG, después de haber hecho el cambio, para que a su vez modifiquen, si fuera necesario, las partidas del Sistema.
¿Por que aparece iun mensaje en Rojo diciendo que "todavía hay alguna partida del sistema, sin asignar a alguna de las partidas del proyecto."?
Este aviso aparece siempre que alguna partida de GONG o Sistema no tenga enlace, dentro de un proyecto, con alguna partida de Financiador o Proyecto.

Como en GONG suele haber muchísimas más partidas de Sistema que no son utilizadas en un proyecto y por tanto, no deben enlazarse en él con ninguna Partida de Financiador, este mensaje es bastante comùn y aparecerá siempre que esto siga sucediendo.

Esto no es un Error sino un Aviso y como tal, puede ser ignorado una vez que se ha comprobado que el proyecto tiene todas las partidas de Financiador necesarias y que se encuentran enlazadas con las del Sistema.

En próximas versiones, el mensaje podrá desactivarse definitivamente.
¿Cómo debo crear las Partidas de mi proyecto, cómo puedo crear las de Sistema y cómo debo enlazar unas con otras?
ATENCIÓN toda esta operativa está siendo diseñada nuevamente y cambiará en futuras versiones de GONG.

En general, toda la gestión de Partidas y Subpartidas la puede y la deben hacer usuarios con permiso de Coordinador de Proyecto o de Configurador del Proyecto. Los usuarios con este tipo de acceso están autorizados a crear, borrar y modificar todas las partidas y todas las subpartidas de su proyecto que sean necesarias.

El único punto en el que deben pedir apoyo a Administración de GONG es en la creación de Partidas de Sistema (también conocidas como Partidas de GONG).

Así pues y en general, el flujo de trabajo en Partidas y Subpartidas debería ser algo similar a esto:

1.- Coordinador o Configurador crean, dentro de su proyecto, las Partidas de Financiador (tambien conocidas como Partidas de Proyecto) que necesiten en Configuración > Partidas de Financiador

2.- Hacen una petición a Admnistracion de GONG quien crea una copia de cada una de esas Partidas de Proyecto a nivel de todo el Sistema, partidas que se conocen como Partidas de Sistema o Partidas de GONG.

3.- Coordinador o Configurador crean el enlace entre las Partidas de Proyecto y las Partidas de Sistema recién creadas en Configuración > Partidas de Financiador pinchando para cada partida en el botón de las tres rayas.

4.- Coordinador o Configurador crean las Subpartidas necesarias. Las subpartidas pueden crearse de dos maneras:
a) En Configuracion > Subpartidas
b) Directamente al crear una línea de presupuesto, escribiendo el niombre de la nueva Subpartida en la caja de Subpartida.

Ambos métodos son equivalentes y no hay ninguna diferencia entre las subpartidas creadas de una forma o de otra. Cada subpartida debe quedar enlazada con la Partida a la que pertenece.

5.- Coordinador o Configurador pueden modificar sin restricciones cualquier partida o subpartida del Proyecto. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.

6.- Coordinador o Configurador pueden eliminar cualquier Partida o Subpartida del Proyecto siempre que no tenga ningún dato económico asociado, es decir, que no se le haya imputado ninguna línea de presupuesto ni gasto. Si ha sucedido esto, es necesario previamente eliminar ese gasto o presupuesto. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.

7.- Coordinador o Configurador pueden crear cualquier Partida o Subpartida que necesiten. Para las primeras, deben volver a pedir a Administración GONG que les cree la Partida de Sistema correspondiente (punto 2) y enlazar posteriormente la
nueva Partida del Proyecto con la nueva Partida del Sistema (punto 3). Para las segundas no hace falta nada de Administracion GONG. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.
¿Puedo cambiar las partidas o subpartidas de mi proyecto usando la Hoja de Excel de Exportación de Presupuesto o la Hoja de Excel de Exportación de Gastos?
No.

Para modificar las Partidas os Subpartidas de un proyecto y la relación entre Partidas de Financiador y Partidas de Sistema desde Excel, es necesario usar el mecanimso que existe en GONG específicamente diseñado para ello en Configuración > Exportación de Partidas y Subpartidas y en Configuración > Importación de Partidas y Subpartidas.

La mecánica que debería seguirse sería simlar a esta:

a) Exporta Partidas o Subpartidas
b) Modificar la Hoja de Excel creada
c) Importar la HOja de Excel modificada

Cuando se exportan Gastos o Presupuesto, GONG genera una segunda hoja, de nombre Datos de Proyecto que contiene los metadatos del proyecto usados para la exportación y que no puede modificarse. Esta segunda hoja es utilizada por el sistema exclusivamente para comprobar que los datos puestos en la primera hoja, si son modificados ()ésto sí pueden modificarse si se respeta el formato existente), son válidos pero no para modificar Partidas, Subpartidas o sus relaciones (ni ningún otro elemento de esta segunda Hoja).

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