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El pasado miércoles 22 de Mayo se celebró en Madrid un nuevo encuentro de la Comunidad GONG. En este encuentro, Alberto Ramírez, Responsable Financiero de Mundubat, presentó la experiencia titulada "Cómo facilitar la gestión financiera con GONG. Tres casos de gestión colaborativa: sede, delegación y contrapartes."
En su presentación, Alberto explicó cómo Mundubat comenzó con la implementación en 2018 de la gestión contable de las delegaciones, y cómo en este año se encuentran implementando la gestión de proyectos de cooperación en Sudamérica y Centroamérica. El siguiente hito, planteado para 2020, será comenzar a formular los proyectos a través de GONG.
En esta gestión económica desde la delegación, el personal local introduce los gastos que corresponden a la misma (Personal local, Alquileres, Dietas, Electricidad...), y, una vez introducidos, se indican en la herramienta si estos gastos se imputan a la delegación o a un proyecto, cómo se ejecutan y cómo se realizan los pagos.
Esta gestión desde la delegación, facilita la labor del responsable financiero a la hora de hacer un seguimiento del gasto de las delegaciones, ya que lo que hace es revisar directamente los resúmenes de presupuesto de cada delegación.
La siguiente comprobación se realiza con el listado de gastos pagados arqueándolos con los extractos bancarios. Una vez hecho esto se realiza una doble comprobación con el responsable en terreno, de que los gastos introducidos en GONG son reales.
Desde Proyectos, cada una de las delegaciones de Mundubat que hay en España, suben los gastos a GONG, generando una hoja de gastos que se envía a Alberto junto a la factura. Con esto, Alberto, como responsable financiero, comprueba de nuevo que no hay ningún descuadre y entonces pasa a ver el saldo de ejecución para trasladarlo a la contabilidad, ejecutarlo y cancelar el pago.
Respecto a las contrapartes de Mundubat, también se encuentran actualmente introduciendo los gastos de sus proyectos dentro de GONG. Esta tarea cuenta con la ayuda de que las contrapartes únicamente pueden ver sus proyectos, la parte que tienen que ejecutar y los resúmenes de gastos únicamente de la contraparte.
En resumen, Alberto considera que GONG, con el orden de los datos, facilita mucho la gestión y el seguimiento de proyectos, su paso a la contabilidad y el tener un mejor control de delegaciones y proyectos, por parte la sede central de Mundubat, pero también por parte de las propias delegaciones y contrapartes, que ahora pueden controlar sus propios gastos.
Además de la experiencia de Mundubat presentada por Alberto, el encuentro también contó con un espacio de debate de la comunidad titulado "Perspectivas de futuro y próximos avances de la Aplicación", moderado por Semilla.
En esta parte además de un amplio debate sobre las diferentes experiencias con la configuración, uso y posibles mejoras de las partidas, se revisó el nuevo Cuadro de Mando de GONG, ya disponible, del que se propuso enriquecer los datos en formato listado de los reportes para que la hoja de exportación muestre toda la información que sí que se está viendo en las gráficas.
Tras esto se revisaron los Programas Marco, agrupaciones de proyectos con objetivos específicos comunes que puede ser muy útil a la hora de agregar datos en el Cuadro de Mando.
Se presentó el nuevo informe de justificación económica desarrollado por la OEI adaptado a varios financiadores y, según relata su experiencia, aceptado por varios para presentar la justificación
Por último se habló sobre diferentes experiencias de integración con contabilidad. Desde Semilla se indicó que es relativamente sencillo integrar GONG con diferentes sistemas de contabilidad, siendo sobre todo importante saber cuál de los dos sistemas va a mandar respecto a los datos (GONG o el sistema de contabilidad).
Asistieron al encuentro: Alberto Ramírez (Mundubat), Carlos Díaz (Alianza por la solidaridad), Paco Uriarte (Alianza por la solidaridad), Jordi Menéndez (Justicia Alimentaria Global), Anastasio Navarro (Organización de Estados Iberoamericanos), Santiago Ramos (Organización de Estados Iberoamericanos), Beatriz Fernández (Intered). Patricia Fernández (Medicusmundi Federacion), José Antonio Caba (Medicusmundi Andalucia). Raúl Vico (Semilla de Software Libre). Jaime Ortiz (Semilla de Software Libre). Álvaro Irureta (Semilla de Software Libre) y Antonio León (Semilla de Software Libre).
