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Presentación GONG

¿Es posible gestionar las prórrogas de los proyectos en GONG?

Sí. Para empezar GONG permite configurar la fecha límite para la petición de prórroga de los proyectos:, que se asociará al sistema de avisos del sistema ayudando a que no se pase el plazo. Es incluso posible configurar la fecha de inicio para que el sistema comience a enviar avisos de la petición de la prórroga.

Además el sistema permite configurar el período de la prórroga antes de su solicitud, indicando la fecha de inicio y fin de la prórroga y pudiendo configurar una descripción, asignar tareas entre las/los compañeras/os del proyecto. Una vez obtenida la respuesta del financiador es posible indicar dentro de GONG si la prorroga ha sido aceptada o rechazada.

La modificación automática de la etapa del proyecto una vez aceptada la prórroga es activable o desactivable dentro de GONG. En caso de estar activada se modificará toda la etapa del proyecto pudiendo ejecutar actividades, fuentes de verificación, indicadores, gastos... en el período de prórroga y añadiendo el mismo al cronograma del proyecto.

En caso de no estar activado GONG mostrará el siguiente mensaje: "La aprobación de la prórroga de ejecución supone el cambio en las fechas de ejecución del proyecto. IMPORTANTE: Debe modificar manualmente las etapas del proyecto para que se correspondan con la prórroga aprobada. IMPORTANTE: Debe modificar manualmente las fechas del periodo de justificación del proyecto."

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5. Gestión de proyectos: Configuración

¿Cómo hago para asignar tareas automaticas a los estados de proyecto?

Dentro de la administración de GONG es posible asignar en la configuración del flujo de proyectos tareas a cada estado, que se crearán automáticamente cada vez que un proyecto pase a ese estado (Icono Listado)

Una vez pasemos un proyecto al estado con tareas asociadas se crearán y además el sistema mostrará este mensaje:

La definición del estado tiene tareas asociadas:
Tarea X
Acuda a las tareas del proyecto para asignarles usuarios y fechas si fuese necesario
Pincha aquí para ver las tareas del proyecto

Todas las tareas asociadas al flujo de proyectos aparecen como "Creadas por el sistema" para que sea más fácil identificarlas.
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4. Gestión de Tareas
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¿Es posible generar el modelo 182 con GONG Socias/os?

El modelo 182 para la Hacienda del Estado, es la declaración informativa en la que se relacionan los donativos, donaciones y aportaciones recibidas por parte de la ONG que den derecho a deducción por el Impuesto sobre la Renta de Sociedades y Personas Físicas, y cuya presentación del 1 de enero al 31 de enero de cada año. Este fichero cuenta con un formato específico configurado por la Hacienda Pública

Actualmente GONG Socias/os genera el fichero del modelo 182 automáticamente listo para ser subido y presentado en la plataforma de AEAT y es posible generarlo tantas veces como sea necesario, respondiendo asi a las posibles correciones de errores que solicite la Agencia Tributaria. Logicamente una vez enviado a Hacienda no podrá ser borrado ni generado nuevamente.

Para poder generalo GONG Socias/os únicamente requiere contar en la instancia de la organización con los datos de las/los socias/os de la ONG de 3 años, incluyendo todos los donantes que hayan realizado pagos durante ese periodo y que dentro de GONG estén marcados como “Incluir en el modelo 182”, y una vez se cuente con esto solo habrá que completar los siguientes datos:

Ejercicio
Fecha comunicación AEAT
Estado Nueva o tramitada
Justificante presentación telemática: Número de justificante correspondiente a la declaración solicitado a la Agencia Tributario

Las acciones que se pueden hacer en el modelo 182 son

Descarga
Ver cambios en el modelo, identificados por fecha y usario/a
Listado Donantes Modelo 182
Generar Certificados Donanciones El certificado de donación es un documento que se utiliza para justificar las donaciones que se hacen por personas físicas o empresas que puedan beneficiarse de deducciones fiscales a entidades sin ánimo de lucro.
Adjuntar otra documentación


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15. Gestión de Socias/os
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Si en nuestra organización contamos con un sistema de gestión financiera ¿Tenemos que meter dos veces los datos?

GONG no esta pensado ni pretende ser un programa para llevar el plan General Contable de las Entidades sin ánimo de lucro de toda ONG, ya que creemos que existen ya muchas herramientas que permiten llevar la contabilidad de una organización y que funcionan adaptadas a la normativa vigente en la región/país en la que está establecida la organización.

Para nosotros y para las ONG con las que trabajamos nos ha resultado más sencillo que los departamentos de contabilidad sigan usando la herramienta con la que trabajan actualmente y que sea GONG quien recoja y suministre información hacia esta herramienta de contabilidad general.

Para conseguir esto, desde SSL, ofrecemos la conexión con el programa de contabilidad con el que cuente la organización relacionándolo asi toda la información de los proyectos, sedes, delegaciones, personal, organizaciones socias, proveedores, etc.

En este sentido contamos ya por ejemplo con organizaciones que cuentan con su sistema SAGE 50 conectado con su instancia de GONG, aprovechando el trabajo de las plataformas y evitando duplicar trabajo.
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1. General

¿Además de la gestión de proyectos que más podemos gestionar con GONG?

- Gestión de la organización, sus delegaciones, contrapartes y financiadores desde un punto de vista económico presupuestal y de control de gastos (Ojo GONG no es un sistema de gestión del plan contable aunque permite conectarse con estos sistemas para no duplicar datos)
- Gestión de los recursos humanos de la entidad
- Gestión documental de la organización.
- Gestión de socios/as y donantes de la organización
- Gestión de tareas
- Cuadro de Mando que permite una visión clara y fiable de todos los proyectos y la organización y que ayudará en la estrategia y la dirección
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1. General

¿Qué nivel de detalle tiene GONG en la gestión de cuentas?

GONG tiene bastante nivel de detalle para las cuentas de la organización o proyectos, ya sean cuentas bancarias o cajas chicas. Estos son los campos identificativos

Nombre
Sede, Delegación u Organización Socia/Contraparte
Moneda
País
Descripción
Tipo: de Cuenta Bancaria / Caja Chica

Si la cuenta es bancaria GONG permite detallar los siguientes campos lo que permite identificar la cuenta real.

Entidad
Número de Cuenta
Swift
Iban
Denominación de la Cuenta

Además permite definir un banco intermediario para la cuenta en el caso de que cuente con él con los siguientes campos

Swift Banco intermediario (necesario)
ABA, routing number
Cuenta Banco intermediario
Entidad Banco intermediario
Dirección Banco intermediario
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica
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¿Las organizaciones socias y contrapartes pueden usar GONG en su parte de gestión?

Sí, claro. De hecho ese debe ser uno de los objetivos en el uso de GONG para aprovechar la potencialidad del software en la mejora y simplificación de procesos.

Cada una de las organizaciones socias y contrapartes puede contar también con un número ilimitado de usuarios/as y con su propio agente dentro de la sección de Agentes.

Para la ejecución y seguimiento técnico de proyectos las organizaciones socias y contrapartes pueden acceder a las actividades, indicadores, fuentes de verificación, cronograma, seguimiento narrativo y titulares de derecho del proyecto y actualizarlas y llevar su seguimiento al igual que cualquier usuario/a de la organización, quedando en GONG quién ha actualizado cada entidad y la fecha en lo que lo ha hecho.

Además respecto a la ejecución ecónomica al dar de alta el proyecto GONG permite marcar "Filtrar Gastos según Usuario/Ejecutor" lo que facilita el uso y aprendizaje de GONG por parte de las organizaciones socias y contrapartes ya que únicamente accederán a su parte de gestión de gastos y cuentas de proyecto.

También es posible asignarles tareas o compartir otras gestiones del proyecto como los informes al financiador
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica

¿Qué nivel de detalle tiene GONG en el seguimiento técnico?

1. Seguimiento de la matriz del marco lógico

A nivel de Objetivos Específicos:: Permite llevar el seguimiento de los indicadores de cada objetivo específico, sus variables y sus fuentes de verficiación, además de asociar comentarios con fecha de introducción de cada seguimiento y la compañera/o que lo ha realizado.

A nivel de Resultados: Permite llevar una seguimiento de cada resultado a través de un campo abierto de comentarios con la fecha de cada seguimiento y la compañera/o que lo ha realizado.

Seguimiento de actividades: y subactiviades donde poder hacer un seguimiento actualizado de cada actividad indicando la fecha de seguimiento, el porcentaje de ejecución de la actividad también con un campo de comentarios y su fecha de actualización, la compañera/o que lo ha realizado y documentos asociados a cada actividad. Para las actividades se señala si han sido realizadas o no. En el caso de que no esten cerradas muestra el porcentaje de ejecución y si si están cerradas muestra la fecha de cierre y el usuario que la ha cerrado. También se listán todos los comentarios de la actividad.

Indicadores A nivel del indicador es posible completar el cumplimiento del indicador: reflejando el porcentaje de ejecución del indicador y con un campo abierto para describir cada actualización y su fecha e indicar las variables de medición del Indicador: con los siguientes campos de trabajo que permitirán trabajar entre lo formulado y el seguimiento.

Título
Fuente de Información: De donde se ha tomado la información (técnico, diagnostico, encuestas, etc)
Herramienta de Medición: Herramienta objetiva para la medición (estracto bancario etc).
Valor Base: Línea base previa a la intervención.
Valor Objetivo: Valor cuantitativo actual del indicador.

Fuentes de verificación Asociar documento o los documentos de verificación: de cada fuente del indicador e indicar si están completadas o no.

2. Cronograma de actividades y subactividades

Llevar un seguimiento de la ejecución mensual de todas las actividades y subactividades del proyecto de forma sencilla en formato de tabla y con un solo clic y permitiendo comparar con lo formulado

3. Seguimiento narrativo del proyecto

Introducir un seguimiento detallado de textos e imágenes del proyecto con campos configurables que permiten unificar proyectos y que no se olvide ninguna de las secciones importantes de seguimiento

4. Beneficiarias/os detallados o titulares de derecho

Seguimiento de los titulares de derecho alcanzados en el proyecto a nivel general o de forma detallada por actividad y permitiendo categorizar y agrupar e incluso detallar cada beneficiario concreto alcanzado en caso de ser solicitado por el financiador.
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7. Gestión de proyectos: Ejecución Técnica

¿Existe la posibilidad de cambiar el tipo de tasas de cambio a mitad de proyecto?

Sí. Solo es importante tener en cuenta que cada proyecto puede trabajar únicamente con una sola tasa de cambio, pero es posible cambiarla en cualquier momento del proyecto de manual a media ponderada (que se calculará con las transferencias realizadas en el proyecto). Una vez cambiadas en la Configuración - Tasas de cambio existe un botón de actualizar cuya acción es "Revisar la aplicación de la tasa de cambio en todos los gastos del proyecto" que modificará la tasa de cambio de todos los gastos con la nueva configuración.
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica
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¿Es posible descargar la matriz en el formato de tabla solicitado por los financiadores?

Dentro de cada proyecto en Resumen - Resumen Matriz es posible seleccionar Sacar a el resultado a XLSX, dar al botón mostrar que exportará la matriz en formato de tabla, diferenciando los Objetivos especificos y Resultados y con su columna de descripción, indicadores, fuentes de verificación e hipótesis, seguido del listado de actividades del proyecto, formato habitual de los financiadores/donantes a la hora de presentar la formulación de la matriz de un proyecto.
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6. Gestión de proyectos: Formulación

Qué es GONG

Software libre de gestión para organizaciones de desarrollo y cooperación creado por Semilla de Software Libre
junto a un grupo de organizaciones del tercer sector, con el apoyo de varias instituciones públicas españolas (Cenatic, AECID, Red.es).

GONG es GESTIÓN FÁCIL Y EFICIENTE DE PROYECTOS

Resúmen de gasto en GONG
Justificación e informes

- Resúmenes y cuadros en el formato solicitado por el financiador, utilizando su misma estructura de partidas, para poder visualizar el estado del proyecto de una forma rápida y confiable, teniendo información de su situación en el momento que sea necesario.

- Informes de monitoreo estandarizados que permiten tener una visión de conjunto de los proyectos y también de las delegaciones, sucursales, sede, etc.

- Accesible desde cualquier lugar, ordenados y en un click, para facilitar la rendición de cuentas entre delegaciones y con el financiador.

Seguimiento técnico de objetivos especificos y resultados en GONG
Gestión técnica

- Planificación técnica/descriptiva del proyecto, informando de los objetivos, los resultados, los indicadores, las actividades, fuentes de verificación, etc.

- Posibilidad de registros de actividades por fechas y seguimiento del porcentaje de realización de las mismas.

- Monitoreo de los indicadores definidos, a partir del marco cero y en una misma ventana intuitiva y de fácil manejo.

- Anexo de fuentes de verificación y documentos (informes de actividades, fotografias, etc.) de las actividades que se van realizando

Control de gastos en GONG
Gestión ecónomica

- Registro estandarizado de todos los gastos de proyectos anuales o plurianuales, con posibilidad de subir las facturas al propio sistema. 

- Imputación de los gastos por partida, por actividad y/o por financiador, e incluso de aquellos que son cofinanciados.

- Control de los ingresos (pagos), de las transferencias y de los movimientos financieros que se producen a lo largo del ciclo de los proyectos.

- Posibilidad de monitorear las cuentas bancarias de los proyectos, y también de las delegaciones o de la sede, incluyendo la gestión de adelantos si fuera necesario, de una forma centralizada, ordenada y transparente.

 

Pantallazo de GONG con la elaboración de la matriz del proyecto
Elaboración

- Elaborar la matriz de manera ordenada y con una secuencia lógica

- Construir el cronograma de forma visual e intuitiva

- Definir los indicadores marco cero, intermedios y finales; además de elaborar el presupuesto por partidas o por actividades e incluso poder hacer una previsión mensual de gastos, si fuera necesario.

- Configurable todo ello a nivel de de proyecto plurianual (convenio o POA) o proyecto anual, además de por país, región o municipio y/o por sector de población atendida, área de intervención, etc.

- Posiblidad de gestionar proyectos multidivisa gracias a la aplicación automática de las tasas de cambio.

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Por qué elegir GONG

Porque es un Software

Gong es Software propio

Propio

El único software del mercado hecho por y para el sector de la cooperación por un grupo de organizaciones

GONG permite organizar y ordenar la organización

Organizado

Permite ordenar y estandarizar la información y procesos de la organización y ahorrar tiempo en la realización de informes.

GONG integra en único sistema las diversas áreas de la organización

Centralizado

Integrando las diversas áreas de la organización en un único sistema, centralizado y seguro que evita la pérdida de información.

GONG es web

Web

Acesible desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. Sin necesidad de instalaciones locales.

GONG es configurable y personalizable

Personalizable

Permite ser configurado según las características de cada organización, adaptándose a sus necesidades, filosofía y métodos.

GONG es un software vivo

Vivo

Al ser un software usado activamente varias organizaciones, se implementan constantes mejoras y correcciones.

GONG es software libre

Libre

Desarrollado en Software Libre lo que lo hace coherente con el Tercer Sector y adecuado a sus necesidades.

GONG es software seguro

Seguro

Al ser una aplicación centralizada, en la nube solo existe una versión de la información que será homogénea, única, inmediata y segura.

¿Quiéres usar GONG?

Desde Semilla de Software Libre te facilitamos y acompañamos en el proceso para que tu organizacion empiece cuanto antes a
aprovechar las ventajas de utilizar GONG como herramienta de gestión.

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Desde el equipo de Semilla de Software Libre realizamos una primera presentación de GONG, en una hora aproximadamente, ya sea de forma presencial o por videoconferencia, enfocada a la gestión de proyectos y haciendo un recorrido completo por toda la herramienta obteniendo una visión global de todas las funcionalidades.

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Una vez realizada, si continua el interés en GONG, es posible solicitar: nuevas presentaciones, acceso a la documentación del software, presupuesto de un piloto con información real de la organización... Todo orientado a profundizar en el conocimiento de GONG ayudando en la decisión de implantación y uso del software.

Novedades GONG

Nuevo control de calidad en la validación de los gastos de los proyectos
Novedades
13-02-2024
Con esta nueva funcionalidad GONG ofrece un mayor control de calidad y gestión en la autorización de los gastos de los proyectos
Informes GONG
Soporte
05-02-2024
Para la gestión de la organización y sus delegaciones GONG cuenta actualmente con los siguientes listados, resúmenes e informes para la organización, delegaciones u oficinas:

Quiénes usan GONG

La Comunidad GONG está integrada por las organizaciones que usan, apoyan y financian GONG. Esta comunidad es la que
crea, mantiene y dirige el proyecto, siendo la mejor garantía de futuro para GONG.

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