AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

UN CRM es un sistema informatico que se utiliza para la organización y administración de la base social de una organización.

La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una única Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes, pero adaptandolo al tercer sector y a las ONGs no hablamos de clientes, si no de la base social con la que trabaja la organización.

El software CRM, por definición, permite compartir y maximizar el conocimiento de esta base social, recopilando toda la información de las gestiones relaciodas con cada uno de los actores.

GONG es un software desarrollado desde 0 para la actividad de las ONGs y por lo tanto no es un software externo o erp adaptado si no que está pensado para gestionar la actividad de las organizaciones:

- Gestión de proyectos anuales y plurianuales:: Formulación y seguimiento desde un punto de vista técnico, económico-financiero y documental.
- Gestión de la organización, sus delegaciones, contrapartes y financiadores desde un punto de vista económico presupuestal y de control de gastos (Ojo GONG no es un sistema de gestión del plan contable aunque permite conectarse con estos sistemas para no duplicar datos)
- Gestión de los recursos humanos de la entidad
- Gestión documental de la organización.
- Gestión de socios/as de la organización
- Cuadro de Mando que permite una visión clara y fiable de todos los proyectos y la organización y que ayudará en la estrategia y la dirección

Es por esto que GONG permite llevar un seguimiento de la base social de la organización relacionandola con la actividad lo que hace que sea mucho mas fácil ententer el papel de cada actor y su relación con la organización::

- Gestión de los financiadores y administraciones públicas permitiendo llevar el seguimiento de las subvenciones, seguimiento ecónomico de los proyectos, informes automáticos y permitiendo incluso entrar en la herramienta con un perfil de auditor.
- Gestión de delegaciones/oficinas con posibilidad de llevar el seguimiento ecónomico de cada una de ellas.
- Gestión de contrapartes y organizaciones socias relacionandolas con cada uno de los proyectos en los que participan y pudiendo llevar el detalle del seguimiento ecónomico de cada una de ellas
- Gestión de proovedores y sus contratos.
- Gestión de los/las profesionales de la organización pudiendo relacionarlas con los proyectos de la organización y las diferentes oficinas/delegaciones, y ayudando a la coordinación entre ellos, el seguimiento de tareas, comunicación...
- Gestión de socios/as y donantes de la organización, cuotas, remesas bancarias, certificados, declaraciones, informes...

Respecto a la parte de comunicación, GONG cuenta con un sistema muy amplio de comunicaciones automáticas que favorece la gestión de tareas y comunicación entre actores dentro de GONG, aunque no cuenta con un sistema de mailing ya que desde Semilla de Software Libre creemos que exiten sistemas muy avanzados respecto a esto en el mercado, por lo que con lo que cuenta GONG son aplicaciones de conexión con estos sistemas.

Esto puede deberse a los permisos de usuario. GONG cuenta con un amplio detalle a la hora de otorgar permisos para cada rol de usuario, llegando a tener que dar permiso para cada una de las nuevas funcionalidades. Contacta con tu consultor/a GONG para que revise tus permisos.

Utilizando el marcado de gastos dentro de GONG que permite que lleguen notificaciones cada vez que hay un nuevo gasto y además obligar a ciertos pasos para la validación y seguimiento de cada uno de los gastos por parte de todo el equipo implicado, y usando además las gráficas de resumen de proyecto que nos muestra la última fecha de actualización de cada elemento de información del proyecto, incluidos los gastos.

Sí. GONG permite elaborar un presupuesto y hacer el seguimiento del gasto de las partidas de personal, de cada uno de los/las trabajadores/as de la organización. Cualquier gasto o línea de presupuesto puede imputarse a la organización por completo (se pagará con fondos propios), a uno o varios proyectos o a una combinación de ambos elementos. Además puede asignarse a una etapa determianda de la organización o del proyecto al que va asignado, permitiendo el detalle por meses y horas.

Si. Un usuario con permisos de administración puede hacer una copia de seguridad (backup) de GONG desde la administración de la herramienta sin solicitarlo al proovedor del alojamiento de la instancia. Estas copias de seguridad pueden ser de toda la base de datos y de todos los documentos subidos a la instancia.

Es posible descargar prácticamente todos los elementos de información concretos con los que se trabaja en GONG, en formatos editables de hojas de cálculo (xlsx), documentos de texto (docx) y pdf. Este es el detalle:::

Información General:

Listado de proyectos
Listado de agentes
Listado de convocatorias
Listado de usuarios

Desde cada proyecto:

Configuración de proyecto
Partidas del financiador
Subpartidas
Relación de personal
Usuarios asignados
Matriz
Presupuesto
Información del proyecto
Información de seguimiento
Gastos
Gastos cofinanciables
Numeración de gastos
Movimientos
Resúmenes e informes de la Matriz
Resúmenes e informes del Presupuesto
Detalle del seguimiento técnico
Previsión de gastos mensuales
Resúmenes e informes de gastos
Arqueos de caja/cuenta
Resúmenes de transferencia
Resumen de tesorería
Resumen de proveedores
Resumen de ingresos
Resumen de envío de fondos
Resumen conciliación de fondos
Resumen ejecutivo
Informes técnicos
Informes económicos
Resumen empleados


Desde cada agente

Subpartidas del agente
Convocatorias
Usuarios
Listado de proyectos gestionados
Listado de proveedores
Presupuestos
Ingresos
Gastos
Movimientos
Resúmenes e informes de presupuesto
Resúmenes e informes de gastos
Arqueo de cuenta/caja
Previsión de gastos
Transferencias a proyectos
Resumen de proveedores
Seguimiento de convocatorias
Resumen ejecutivo de proyectos
Resumen de proyectos por usuario
Resumen de personal


Toda la configuración de la herramienta:

Área Geográfica
Área de Actuación
Categorías de Área de Actuación
Categorías de datos de agente
Categorías de Sector de Intervención
Datos de agente
Datos de proyecto
Estado tareas
Etiquetas Documentales
Etiquetas Técnicas
Exportación de parametrización
Grupos de Datos de Proyecto
Importación de parametrización
Indicadores Generales
Marcado
Monedas
Grupos de partidas
Partidas de Gastos
Partidas de Ingresos
País
Plantillas de Exportación
Sector de Intervención
Sector de Población
Subtipos de Movimiento
Tasa de Cambio Normalizada
Tipos de Agentes
Tipos de Contrato
Tipos de Convocatorias
Tipos de Periodos
Tipos de Tareas
Workflow de Acuerdos
Workflow de Contratos
Workflow de Proyectos


Es decir, aunque los datos estén en la aplicación, es posible disponer de ellos en cualquier momento en formatos legibles y editables por cualquier usuario.

Es una base de datos de tipo entidad-relación que permite consultas y gestión con Transact/SQL. Este tipo de bases de datos y lenguaje, son el estándar usado en la mayoría de aplicaciones actuales. El motor que utiliza GONG es MySQ y también forma parte del estandar además de estar desarrollado en software libre.

Una vez descargada, la base de datos descargada de GONG puede ser gestionada por cualquier técnico/a con conocimientos básicos de T/SQL.

El uso de un software como GONG, que además está en la nube, facilita el trabajo en equipo de diferentes personas que pueden tener diversos perfiles y estar ubicados en distintos lugares, lo cual mejora y simplifica los procesos de gestión habitual de la organización.

Además, permite unificar y estandarizar los datos. Esto ayuda a mejorar la calidad y la agilidad de la información al disminuir las duplicidades y los errores y al evitar el constante intercambio de correos y documentos con diferentes versiones.

Lógicamente, la implantación de un sistema nuevo, como GONG o como cualquier otro, exige un periodo de formación y adaptación. Pero ese esfuerzo se convierte en inversión de futuro que a la larga permite ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero al disponer de una buena herramienta de gestión y justificación, algo crucial en el mundo de la Cooperación.

Además, GONG cuenta con múltiples posibilidades de importación y exportación de datos a través de hojas de cálculo y puede ser enlazado, con mayor o menor esfuerzo, a diferentes paquetes de contabilidad y gestión financiera, ofimática, páginas Web u otros sistemas, lo que permite no tener que introducir la información en cada uno de ellos.