Exportación/Importación de gastos del proyecto

Ejecución de Proyecto. Importación/Exportación de Gastos

GONG permite importar y exportar los gastos de proyecto en una hoja excel.

Los campos que importa de cada gasto en esta hoja de excel son: (Algunos de estos campos son dependientes de la configuración previa del proyecto en GONG: País o paises en los que se realiza el proyecto, fechas, moneda o monedas, partidas de la organización, Actividad código, Financiador y Cuenta de pago)

• Id:No obligatorio.

  En la hoja de importación/exportación de gastos, la primera columna “ID” refleja el identificador único de GONG de cada gasto. Si importamos un gasto con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el gasto con ese ID existente en el sistema con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar uno nuevo, la celda “ID” deberá estar vacía.

  Sin embargo, este funcionamiento es distinto cuando se usa la opción “Usar número de orden de factura”. En este caso, los identificadores de la columna “ID” de la hoja de cálculo corresponden al orden de factura relacionado con cada gasto y no a identificadores internos. Escogiendo esta opción todos los gastos de la hoja de cálculo deben disponer de un “ID” que será el utilizado para identificar los existentes en el sistema o crearlos nuevos si aún no existieran.

• Implementador: Campo obligatorio en cada gasto. 
• Pais: Campo obligatorio en cada gasto.     
• Fecha: Campo obligatorio en cada gasto.       
• Impuestos   
• Importe: Campo obligatorio en cada gasto.    
• Moneda: Campo obligatorio en cada gasto.       
• Partida Codigo: Campo obligatorio en cada gasto.       
• Subpartida: Las subpartidas pueden haber sido configuradas previamente o serán configuradas según los datos del excel una vez se suba el documento de importación de gastos. 
• Concepto: Campo obligatorio en cada gasto.     
• Num.Factura   
• Emisor: El listado de proveedores del proyecto se actualizará una vez subida la importación de gastos.  
• NIF Emisor   
• Observaciones: Campo abierto.
• Actividad Código: Es posible repartir un gasto entre varias actividades generando una línea o líneas debajo, donde únicamente se deberá detallar el código de la actividad e importe.  
• Actividad Importe   
• Financiador Nombre: Es posible repartir un gasto entre varios financiadores generando una línea o líneas debajo, donde únicamente se deberá detallar el nombre del financiador e importe.    
• Financiador Importe   
• Fecha de Pago   
• Cuenta de Pago   
• Importe Pagado   
• Observaciones: Campo abierto.   
• Forma de Pago: Es posible seleccionar entre estas formas de pago:
  • Banco: Transferencia, Con tarjeta, Recibo, Cheque
  • Caja: Chica Metálico
• Referencia del Pago   
• Gasto Valorizado   
• Ref. Contable   
• Tasa de Cambio propia   
• Tasa de Cambio   
• Fecha documento

En la importación de gastos, aparecerá una opción “Carga Total” que permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).

En este caso, y salvo que hayamos seleccionado “Usar número de orden de factura”, todas las celdas
“ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas sin ID aún asignado.

Esta carga total puede realizarse para un implementador y etapas concretas permitiendo así la incorporación, con validaciones adicionales, de la información proveniente de una socia local sin acceso a GONG.

Ojo! Importante! GONG solo acepta la importación de documentos en formato XLS (Microsoft Excel 97/2000/XP ó 2003).