Listados, resúmenes e Informes por proyecto

Estos son los listados, resúmenes e informes por proyecto actualmente disponibles en GONG:

1. LISTADOS

Los listados dentro del proyecto están sobre todo orientados a la gestión ecónomica del proyecto y cuentan con un sistema de filtros que permite generar listados concretos según los filtros aplicados que pueden ser exportadas tanto son filtros aplicados como con ellos a hojas de excel de cara a poder compartir información dentro de la organización fuera de GONG o de informar al financiador.

1.1 Gastos

En el listado de gastos aparecen todos los gastos relacionados con el proyecto:

• Gastos generados en el propio proyecto
• Gastos generados en otros proyectos cofinanciadores
• Gastos generados desde la sección financiera de la sede o una delegación y asociados al proyecto

El listado de gastos del proyecto tiene diferentes criterios de orden: fecha, importe, partida, concepto, implementador y cambio. Además los gastos pueden filtrarse por la etapa, la moneda, implementador, financiador, la partida de proyecto, subpartida, actividad del proyecto, marcado (etiquetas manuales del estado del gasto definidas en la sección de administración), Proveedor por nombre o nif, gastos con documentos asociados o no, campo de referencia contable, y rango de fecha de inicio y de fin.

En cualquier momento se pueden obtener en formato de hoja de cálculo todos los gastos del proyecto con diferentes salidas, ya que puede ser el listado total, o después de aplicar diferentes filtros y con la ordenación seleccionada pulsando sobre el botón “Exportar a XLS” que se encuentra en la cabecera del listado.

Además de esto es posible configurar y guardar diferentes formatos de salida del listado, permitiendo seleccionar y ordenar los diferentes campos con total libertad, ya sea asociándolo a informes internos o al formato en el que los diferentes financiadores del proyecto solicitan el listado, y que al hacer clic en Exportar a XLS el sistema permitirá seleccionar entre los diferentes formatos previamente configurados.

1.2 Gastos cofinanciables

Listado de únicamente los gastos producidos en otro proyecto que cofinancia al proyecto que se está visualizando y sobre el que se está trabajando. Esta vinculación se define previamente en la configuración del proyecto.

1.3 Movimientos

Listado de todos los movimientos del proyecto ordenados por fecha de envío, importe enviado, cuenta origen, fecha de recepción, importe ingresado, cuenta destino y tipo de movimiento. En GONG se entiende por “Movimiento” cualquier envío de dinero desde y/o hacia alguna de las cuentas involucradas en el proyecto excluyendo los pagos vinculados a los gastos de las actividades y partidas del proyecto y que son hechos en cuentas bancarias o “cajas chicas" vinculadas al proyecto. En los filtros al pie de la herramienta además de número por página, y los selectores de etapa, cuenta, financiador...,es posible elegir tipo o subtipo de movimiento. Exportable a hoja de cálculo (formato xlsx) ya sea con ningún filtro aplicado o con alguno de ellos, permitiendo diferentes salidas.

1.4 Contratos

Listado de todos los contratos asociados y gestionados dentro del proyecto y que cuentan con los campos: Código, Nombre, Gestor, Estado y Proveedor. Además de esto es posible filtrarlos según el estado del flujo de contratación, configurable y personalizable en la administración de GONG, por gestor y por proveedor. El listado es exportable a una hoja de cálculo (formato xlsx)

Además del listado GONG muestra una caja resumen económico de todos los contratos donde se detalla: el total presupuestado: la suma del importe total de todos los contratos, el comprometido: solo aparecerá sumado el importe de los contratos que estén en aprobación, el resto no se suman, el total Ejecutado: valor de los pagos que se han realizado de los contratos, pendiente de ejecución: valor de los pagos que quedan por realizar, es decir, la resta del valor comprometido menos el valor de ejecutado y el total de importe presupuestado en todo el proyecto, es decir, el total de importe comprometido en los contratos.

1.5 Contratos (gestión de entregables)

Listado de los productos, servicios y entregables de todos los contratos, asociados a cada contrato y que permiten hacer un seguimiento global de todos y su estado. En los filtros del listado el sistema permite el estado del entragable (si ya ha sido entregado, pendiente o todos), si son de contratos en ejecución o todos y por proveedor.

RESÚMENES E INFORMES

Los resúmenes e informes de cada proyecto se generán de forma automática por el sistema tomando la información volcada en el proyecto con la idea de ayudar en la gestión, seguimiento y visión clara del proyecto tanto desde un punto de vista de gestión interna dentro de la organización como de cara a informar al financiador.

2. RESÚMENES

2.1 Cuadro Resumen

Página de inicio del proyecto que permite ver rápidamente la información básica del proyecto y el estado de ejecución tanto ecónomica como técnica, gracias a las cuatro fichas-resumen y los gráficos de barras con colores.

Ficha general del proyecto: Con información del código del proyecto, estado en el que se encuentra, título, usuarios/as y grupos con permisos en el proyecto, etapas, financiador/es, países y última modificación del proyecto:, en la que al hacer clic aparece el detalle de la última vez que se actualizó un gasto, movimiento, el cronograma, el valor de una actividad, un indicador o la variable de un indicador.

Detalles del proyecto: Tiempo transcurrido del proyecto, además del reparto presupuestarío por el área de actuación de cada proyecto.

Resumen de tesorería: Gasto frente al Presupuesto para cada uno de los financiadores, subvención recibida y transferencias hecha a cada una de las monedas del proyecto

Seguimiento técnico del proyecto: Estado de las actividades realizadas y justificadas, indicadores y su estado de cumplimiento y de las fuentes de verificación reportadas en el sistema

2.2 Ficha Resumen

Ficha resumen del proyecto exportable a un documento con información del Nombre de la entidad legal, País o paises, Valor global del proyecto, Porcentaje realizado por la entidad legal (%), Personal (número de personas) aportado, Nombre del cliente, Origen de los fondos. Fechas (inicio/fin), Nombre de los miembros, si procede y matriz del proyecto con objetivos especificos, resultados y actividades.

2.3 Resumen de Matriz

Resumen de la matriz del proyecto que puede verse por País, Etapa, Financiador y formulación o seguimiento.

Resumen de Matriz formulada: Resumen de formulación de la matriz en formato de tabla, en un formato similar al solicitado por múltiples donantes/financiadores, donde es posible ver agrupados los objetivos específicos, resultados, indicadores y fuentes de verificación, las actividades, sus recursos y costes. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

Resumen del seguimiento de la Matriz: Resumen de la matriz de seguimiento de nuevo en formato de tabla pero contando con los campos de porcentaje de ejecución para cada indicador, actividad e indicando si las fuentes de verificación han sido completadas o no, además del detalle de la ejecución presupuestaría por actividad. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.4 Resumen de Presupuesto

Resumen de presupuesto del proyecto filtrable por país, moneda, etapa, partida del proyecto, partida de la organización, actividad (contando con el detalle de subpartidas y subactividades), resultados, objetivos específicos y financiadores/implementadores. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.5 Resumen ejecutivo

Resumen ejecutivo del proyecto que permite ver y exportar un documento con todos los campos de datos básicos del proyecto, objetivo general del proyecto, objetivos específicos, fechas y vigencia (Incluyendo periodos de justificación y prorrogas) y tablas resumen del seguimiento de ejecución presupuestaria y ejecución técnica del proyecto. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx) o a un fichero pdf.

2.6 Resumen Gasto

Resumen de ejecución presupuestaría del proyecto comparando el presupuesto con el gasto, detallando lo pendiente, y los posibles errores en rojo y que puede verse desglosado por partidas de financiador, partidas de la organización, actividades (contando con el detalle de subpartidas y subactividades), resultados y objetivos específicos. También permite filtrarse únicamente un periodo de tiempo concreto del proyecto, por todos los implementadores o cada uno de ellos, y por todos los financiadores o cada uno de ellos. Además de esto cuenta con otros tres filtros: Presupuesto relativo al periodo seleccionado (Si no se seleciona muestra el presupuesto total) Mostrar tabla con el detalle por actividades para cada partida (Únicamente se mostrará si se ha selccionado el filtro "partidas del proyecto", o ver la tabla comprometido/disponible que únicamente se mostrará si se han seleccionado todos los páises del proyecto. Este resúmen y las diferentes posiblidades de verlo son exportables a una hoja de cálculo (xlsx).

En el caso de que las partidas del proyecto cuente con subpartidas podremos ver todo el detalle de cada una de ellas y los gastos asociadas a cada una de ellas que es posible descargar de forma individual. Estas subpartidas y su detalle también es posible verlas al seccionar las partidas de la organización ya que el sistema cuenta con la asociación de las mismas. Para cada uno de los resultados el sistema nos mostrará el detalle por partidas del proyecto de cada uno de ellos.

2.7 Arqueos de caja/cuenta

El arqueo de caja y cuenta permite ver el saldo de cada una de las cuentas del proyecto, tanto bancarias como las llamadas cajas chicas con movimientos y pagos en metálico y ver listados todos los gastos y movimientos de cada una de las cuentas, destacando en rojo los saldos negativos de cada cuenta. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.8 Previsión de gastos Mensuales

Tabla mensual de gastos previstos del proyecto configurado a la hora de introducir la planificación de gasto de cada una de las líneas del proyecto dentro de los meses de ejecución del mismo y que puede desglosarse por actividades, partidas del proyecto, partidas de la organización, resultados y objetivos específicos y para todos o cada uno de los implementadores del proyecto. Además de la previsión la tabla cuenta con una línea de suma del total presupuestado de cada mes, el total ejecutado para el la diferencia mensual, y la diferencia acumulada para el seguimiento del proyecto, Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.9 Resumen de transferencias

Este resumen permite ver listadas todas las transferencias realizadas a sede o a terreno de la organización siempre y cuando no cuenten con ningún error y este bien detallado el financiador en los movimientos. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.10 Resumen de tesorería

Resumen de totales por cada uno de los financiadores del proyecto de subvención recibida, el total transferidos, total divisa recibida y cambiada, total moneda local obtenida, moneda local recibida y cambiada, intereses generados, fondos de la subvencion, gastos aplicados y saldos corrientes detallados por cada una de las monedas del proyecto. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.11 Resumen de proveedores

Listado de proveedores del proyecto con posibilidad de desglosar y descargar todos los gastos de cada proveedor y filtrable por moneda y rango de flechas. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.12 Resumen de ingresos

Resumen de ingresos recibidos en el proyecto a través de la recepción de la subvención de los diferentes finaciadores/donantes desglosados por cada uno de ellos, filtrable por moneda, etapa e implementador, y que compara el total de los ingresos con la gastos ejecutados del proyecto en el momento de la consulta y con el presupuesto. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.13 Resumen envío de fondos

Informe que recoge los fondos enviados a terreno para cada implementador del proyecto, junto al porcentaje de ejecución y lo que está pendiente de envío. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

2.14 Resumen conciliación de fondos

Resumen de conciliación para las diferentes monedas del proyecto. Exportable a una hoja de cálculo (xlsx).

3. INFORMES

3.1 Información narrativa del proyecto

Formulario para la introducción de los informes de seguimiento narrativos del proyecto (intermedios o finales) cuyos campos pueden ser configurados desde la administración general del sistema. Exportable a un fichero pdf.

3.2 Detalle de Seguimiento técnico

El resumen de seguimiento técnico recoge toda la información introducida respecto al seguimiento técnico de indicadores, fuentes de verificación y actividades del proyecto. Permite configurar un rango de fechas entre la fecha inicial del proyecto y cualquier otra fecha de ejecución del proyecto o bien no seleccionar ningún rango de fechas. Al seleccionar esta opción se mostrarán todos los objetivos resultados y actividades del proyecto. En caso contrario se mostrarán únicamente los objetivos y resultados que tengan actividades vinculadas a etapas que se encuentren dentro del rango de fechas seleccionadas. Este informe es exportable a un fichero pdf permitiendo descargar informes técnicos periódicos de seguimiento que reflejen la evolución del proyecto atendiendo a la realización de los indicadores y actividades, la justificación de las fuentes de verificación y los comentarios a la ejecución producidos durante el transcurso del proyecto.

3.3 Informes de seguimiento Técnico

Informes de formulación, seguimiento o final técnicos asociados a los periodos oficiales configurados en el proyecto exportables a un documento de texto (docx). Estos informes están basados en un sistema de plantillas cuya estructura es la siguiente:

1. Ficha del proyecto: Datos básicos del proyecto, fechas y vigencia y resumen de financiación.

2. Informe narrativo del proyecto introducido en el sistema con sus diferentes campos que puede ser de formulación, intermedio o final.

3. Logros en los indicadores alcanzados: Tabla con todo el detalle descriptivo de objetivos, resultados e indicadores y los diferentes valores, medidas y fechas de medición de cada uno de ellos

4. Ejecución del cronograma mensual de las actividades del proyecto permitiendo comparar la formulación con la ejecución

5. Ejecución presupuestaría detallada por las partidas del proyecto y que permite comparar lo presupuestado, frente a lo ejecutado y lo pendiente de ejecución.

3.4 Informes Económicos

Informe económico final exportable a una hoja de cálculo (xlsx) que cuenta con diferentes pestañas y que permite ver el presupuesto por partidas, resultados, actividades, datos generales del proyecto, informe de recursos externos del financiador principal, relación de gastos de todos los financiadores ordenados por orden cronológico, seguimiento de otros financiadores y por partidas, actividades y resultados. asociado también a los periodos o informes oficiales finales configurados en el proyecto. Exportable a hoja de cálculo (xlsx)