Gestión de permisos de acceso de usuarios/as

GONG ofrece flexibilidad para gestionar los permisos de acceso de los usuarios a agentes (sede, delegaciones o áreas, organizaciones socias...) proyectos y cuentas.

GONG cuenta con cuatro opciones para configurar los permisos de acceso de los usuarios, En cuanto a las dos primeras opciones, el sistema solo permite seleccionar una, por lo que cada organización debe escoger entre una u otra para administrar los permisos de sus usuarios/as en GONG:

1. Administración manual (Individual o por grupos):

   • Los permisos se asignan directamente por el administrador del sistema, de forma individual a cada usuario o mediante la asignación a grupos de usuarios, a proyectos, cuentas y agentes.

   • Este método requiere una gestión activa y manual de las autorizaciones.

2. Permisos automáticos por agente:

   • Los permisos se asignan de forma manual por el administrador del sistema, de forma individual a cada usuario o mediante la asignación a grupos de usuarios únicamente a agentes

   • Según el acceso a cada agente el sistema asigna automáticamente accesos a los proyectos y cuentas

   • Este método reduce la gestión manual, ya que el acceso se define por el rol o ubicación del usuario en la estructura de la organización.

3. Permisos automáticos por grupo:

   • Al crear/editar cada grupo de usuarios/as, el administrador del sistema puede activar el acceso a los proyectos de todos los agentes o de uno en concreto de forma automática.

   • Además, puede automatizar el rol de permisos que tendrá por defecto el grupo en los nuevos proyectos y agentes.

   • Este método es muy útil para  garantizar, por ejemplo, el acceso de los grupos de coordinación o de administración de la organización a todos los proyectos.

4. Permisos desde el financiador

   • Mostrar todos los proyectos del financiador

1. Administración manual (Individual o por grupos).

Bajo esta modalidad, la gestión de accesos se realiza de manera granular y activa por parte de los/las administradores/as de GONG, permitiendo definir con exactitud quién tiene acceso a cada elemento del sistema.

Los permisos se pueden asignar en el instante de alta del agente, cuenta o proyecto, así como en cualquier otro momento.

1.1 Proyectos

El administrador tiene la capacidad de establecer qué usuarios o grupos de usuarios tienen acceso al proyecto. Esta configuración se gestiona individualmente dentro de los ajustes de cada proyecto al hacer clic en el icono de Usuarios/as .

En este acceso se podrán asignar diferentes roles al usuario/a o grupo asignado en Administración del sistema > Configuración > Roles de usuario (Roles de proyecto).

1.2 Cuentas

De forma análoga a los proyectos, el administrador puede determinar los usuarios o grupos autorizados para acceder a una cuenta específica, asegurando la privacidad y el control de la información de la cuenta. Estos permisos se asignan de manera individual en cada cuenta al hacer clic en el icono de Usuarios/as .

1.3 Agentes

El administrador define los permisos de acceso para que los usuarios puedan visualizar y gestionar la información asociada a los agentes registrados en el sistema. Estos permisos se asignan de manera individual al hacer clic en el icono de Usuarios/as .

En este acceso se podrán asignar diferentes roles al usuario/a o grupo asignado en Administración del sistema > Configuración > Roles de usuario (Roles de agente).

2. Permisos automáticos por agente.

El sistema concede automáticamente los permisos de acceso a todos los proyectos y cuentas del agente o agentes a los que cada usuario tenga acceso.

Para activarlo ir a Administración > Configuración del sistema > Parámetros de configuración y habilitar estas dos variables:

• ACCOUNT_PERMISSIONS_LINKED_TO_AGENTS | TRUE: Si está habilitado este modo (TRUE), un usuario con permisos sobre un agente tendrá (automáticamente) permisos sobre todas las cuentas del agente
• PROJECT_PERMISSIONS_LINKED_TO_AGENT | TRUE: Si está habilitado este modo (TRUE), un usuario con permisos sobre un agente tendrá (automáticamente) permisos sobre los proyectos relacionados con el agente. El rol del usuario (o grupo de usuarios) en el proyecto será definido en su relación con el agente.

Una vez activado el proceso de permiso se centraliza únicamente en la administración manual de permisos de cada usuario/a a las delegación, áreas, organizaciones socias... (Sección Agentes).

Una vez otorgados los permisos a cada agente, a cada área, delegación u organización socia, los usuarios podrán acceder a las cuentas y proyectos de sus agentes asignados, reduciendo el tiempo necesario para otorgar accesos y garantizando que todos los trabajadores/as cuenten con sus permisos necesarios.

Advertencia

La activación de la Opción 2: Permisos Automáticos (Vinculación Estructural), si bien agiliza la gestión, puede resultar rígida para aquellas organizaciones que requieran una administración más flexible y detallada.

Al centralizar los permisos en la estructura (área, delegación, etc.), se limita la posibilidad de asignar permisos únicos o específicos de forma individual a cada usuario o grupo, lo que puede ser necesario para excepciones o roles especializados.

3. Permisos automáticos por grupo de usuarios.

Al crear o editar un grupo de usuarios, el administrador del sistema dispone de la opción de activar automáticamente su acceso a los proyectos. Esto puede configurarse tanto para que el grupo tenga acceso a todos los proyectos existentes gestionados por los diferentes agentes como para que solo acceda a los proyectos de un agente específico. De esta manera se evita tener que asignar permisos manualmente proyecto por proyecto, lo que reduce el tiempo de configuración y asegura una gestión más coherente y centralizada del acceso.

Además, el sistema permite definir de forma automatizada el rol de permisos que el grupo tendrá por defecto en cualquier nuevo proyecto o agente que se añada en el futuro. Esto significa que, en cuanto se cree un proyecto o se incorpore un nuevo agente, el grupo recibirá automáticamente los permisos establecidos sin necesidad de intervención adicional. Esta automatización facilita la homogeneidad en la gestión de roles y garantiza que los miembros del grupo cuenten desde el inicio con los niveles de acceso adecuados.

4. Permisos desde el financiador

Desde la administración de GONG > Agentes, es posible dentro de cada financiador, asignar permisos para ver todos los proyectos del financiador.