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A menudo no nos es posible ejecutar los proyectos (o convenios) en el plazo inicialmente previsto y tenemos que acudir a pedidos de prórroga. Cómo sabeis, la mayoría de financiadores, la AECID sin ir más lejos, nos exige que que pidamos autorización para “prórrogas de cualquiera de los plazos establecidos”, así que lo primero, lógicamente, será asegurarnos de si nuestro financiador nos pide autorización para augmentar el plazo del proyecto o no.
Acompañando este proceso y pensando en que todos los/las que tienen aceso al proyecto estén enterados, en GONG podemos informar, en primer lugar, el pedido de prórroga: aún no está aprobada, pero ya queremos registrar que tenemos hecha la solicitud para que todas/os sepamos que está en trámite. En ese caso, iremos al menú de configuración de nuestro proyecto y, desde la pantalla de "etapas, períodos y tipo de cambio", informaremos el pedido de ampliación de plazo en el apartado "Prórrogas a la Ejecución", justo debajo de la etapa que originalmente teníamos para el proyecto.
Pero, ¡Cuidado!, todavía no tenemos la prórroga aprobada y, como tal, GONG no nos dejará imputar gastos dentro de esa nueva etapa. Así que tendremos que esperar a que nos la apruebe el financiador, si es el caso. La AECID, por ejemplo, permite hasta 6 meses de prórroga sin necesidad de autorización, aunque sí que tendremos que comunicarlo a la Unidad Gestora para que lo tengan en cuenta para el informe. Ya la Agencia Catalana permite un máximo de 3 meses de prórroga.... Así que, dependiendo del financiador, tendremos un escenario u otro.
En cualquier caso, en el momento en que consideremos que nuestra prórroga ya está aprobada, volveremos a la pantalla de Configuración >> Etapas, períodos y tasas de cambio y en la casilla de "Prórrogas a la Ejecución" seleccionaremos nuestra solicitud y, ahora sí, la marcaremos como "Aceptada".
A partir de ese momento, GONG nos dejará imputar gastos y continuar haciendo la gestión habitual del proyecto sin ningún problema.
Además, si fuera necesario modificar las fechas de esa prórroga o vincular tareas a algún usuario relativas a ese pedido de ampliaciuón, podremos hacerlo desde los iconos situados al lado de la línea de la prórroga.
Como siempre, no dudéis en decirnos si esta solución os ayuda y si pensáis que podríamos desarrollar nuevas funcionalidades que os faciliten el trabajo.
