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Cambios y novedades para que el seguimiento de proyectos en GONG sea cada vez más ágil y con un mayor control, enfocadas a automatizar y facilitar tareas recurrentes como la actualización del cronograma y de los gastos con sus facturas adjuntas y dar más claridad al control económico de cada proyecto.
Seguimiento técnico de proyectos
Actualización automática del cronograma desde el seguimiento de actividades
Ahora, cada vez que se actualiza una actividad en el seguimiento técnico de un proyecto (fecha y % de avance)
Se refleja automáticamente en el cronograma de seguimiento, en el mes correspondiente, ahorrando introducirlo manualmente.
¡Ojo! Si posteriormente se borra ese registro de avance de la actividad, la actualización del cronograma no se elimina.
Seguimiento económico de proyectos
Nueva exportación e importación de gastos con documentos incluidos
Ahora es posible exportar junto a los gastos de un proyecto sus documentos, incluyendo tanto el listado de gastos como los archivos adjuntos de cada uno.
Para hacerlo, hay que seleccionar Proyecto > Exportación de gastos/movimientos > Gastos con documentos:
Al hacer esto, se descarga un fichero ZIP que contiene el listado de gastos en formato de hoja de cálculo y una carpeta con los documentos adjuntos. La exportación de gastos con documentos adjuntos se hace en grupos de un máximo de 100 gastos para evitar errores en la descarga y no cuidar la carga sobre la herramienta.
Nuevo filtro de partidas del financiador/proyecto en el listado de gastos
Ahora, en el listado de gastos, se puede filtrar también por la partida del financiador/proyecto.
Permitiendo así ver de forma rápida qué gastos están imputados a cada partida concreta del financiador, sin tener que revisar el listado completo gasto por gasto y para a la hora de justificar el presupuesto ante el financiador o de comprobar cuánto queda disponible en cada partida.
Además, también se ha incluido para poder filtrar gastos valorizados y no valorizados.
Mejoras en las tasas de cambio FIFO (aplicada por implementador)
Ahora las tasas de cambio FIFO aplicadas por implementador incluyen un desplegable con la transferencia FIFO asociada.
Las tasas se crearán y aplicarán automáticamente al ejecutar la acción de revisar y aplicar las tasas a los gastos (botón del sublistado) y no pueden ser editadas.
IMPORTANTE: Al crear nuevos gastos en el proyecto, se aplica una tasa FIFO estimativa. Solamente al ejecutar las acciones de revisar y aplicar la tasa de cambio a todos los gastos (en esta vista, botón del sublistado arriba a la derecha), se calculará la tasa de cambio exacta a aplicar a cada gasto.
Las fechas de dos tasas FIFO calculadas pueden solaparse en un mismo día. Esto podrá suceder en los días en los que hay gastos que tienen una tasa y otros que van a la siguiente tasa calculada.
En la aplicación FIFO de tasas, hay gastos (en el cambio de una transferencia a otra) cuyo importe se calcula con las tasas de 2 (o más) transferencias. Esos gastos estarán marcados como gastos con tasa de cambio propia, y no aparecen en este listado.
Gestión de documentos de los movimientos del proyecto
Seguimos incorporando la funcionalidad de subir documentos con "arrastrar y soltar" desde el equipo a GONG, que ya existe en los gastos, y ahora es el turno de los movimientos, a los que ya se pueden subir los documentos arrastrándolos y soltándolos en su línea del movimiento. Además también se ha añadido a los movimientos la funcionalidad de poder copiarlos al igual también que en gastos
Para una mejor gestión de los documentos de movimientos, se ha añadido un nuevo filtro de Tipo de Movimiento que permite descargar solo los documentos de transferencias, intereses, recepción de la subvención...
Nuevo resumen económico de proyecto: Conciliación de fondos
Cada uno de los proyectos cuenta ya con un nuevo Resumen de conciliación de fondos que compara, de cada una de las monedas implicadas en el proyecto, lo recibido y gastado según los registros de movimientos de las diferentes cuentas y cajas, y permite ver cualquier diferencia entre ambos.
El informe compara, para cada moneda del proyecto:
- Lo recibido y gastado según los movimientos registrados (conciliación).
- El saldo real disponible en cajas y cuentas bancarias.
- La diferencia entre ambos valores.
Esto ayuda a detectar antes posibles desajustes (transferencias mal registradas, tipos de cambio distintos, gastos pendientes de contabilizar) y facilita comprobar y justificar los movimientos del proyecto, sin cruzar extractos manualmente.
También incluye el detalle de cada transferencia realizada entre la cuenta en euros y la cuenta en moneda local, con su fecha, importe enviado, importe recibido y tipo de cambio aplicado, dejando así constancia exacta de cual ha sido el cambio del dinero a lo largo del proyecto.
El resumen está disponible dentro de cada proyecto, en el apartado Resumen >> Resumen de conciliación de fondos, y se puede filtrar por cada uno de los implementadores o de las cuentas bancarias del proyecto. Además, es posible exportarlo a una hoja de cálculo para guardarlo o compartirlo fuera de GONG.
¡Ojo! Si no se han definido todas las tasas de cambio de gasto posibles, este resumen puede tener incorrecciones.
Administración de roles en GONG
Más detalle en la gestión de roles de los usuarios dentro del proyecto.
Las personas administradoras de GONG pueden ahora mejorar el detalle de cada rol de usuario del proyecto en la parte de resúmenes, ya que se han separado para poder gestionar individualmente los permisos para cada uno de ellos:
- Gastos
- Ingresos
- Envío de fondos
- Tesorería
- Conciliación de fondos
- Previsión de gastos
- Arqueos de caja/cuenta
