Configurar proyecto, Partidas del proyecto

Tipos de partidas en GONG

En GONG existen 4 tipos diferentes de partidas

1. Partidas de proyecto o financiador: Sistema de partidas del financiador que estructura el presupuesto de nuestro proyecto. Se configuran en cada proyecto.

1.1 Partidas Madre: Agrupacion de partidas del proyecto o financiador que permite obtener datos sumatorios de sus partidas hijas.

1.2 Partidas Hija: Partidas del proyecto o financiador que cuentan con una partida madre.

1.3 Subpartidas: Las subpartidas son un nivel de detalle agrupado en el control presupuestario y de gasto en los proyectos que GONG que se asocian a las partidas del financiador y a las partidas de la organización como subpartidas. Permiten controlar gastos específicos sobre los que interesa llevar un seguimiento agrupado fuera del sistema de partidas del financiador. Las subpartidas no son por lo tanto partidas del financiador o partidas hijas. Una vez dadas de alta en la configuración o incluso en la formulación del mismo presupuesto dando de alta una línea presupuestaria podremos asociarlas a cada línea de presupuesto y a cada gasto y contaremos también con la posibilidad de verlas en el resumen de presupuesto y en el resumen de gasto, permitiendo ver mas despliegue y detalle en ambos casos.

2. Partidas de la organización: También llamadas, Partidas del sistema son el sistema de partidas de la organización en función de sus líneas de actividad y trabajo y que al relacionarse con los diferentes sistemas de cada financiador, permiten trabajar en GONG siempre desde el punto de vista de la organización, idependientemente del financiador de cada proyecto y poder agrupar la información de todos los proyectos desde el punto de vista del sistema de partidas de la organización. Se configurán en Administración - Parametrización - Partidas de gasto

Partidas del proyecto o financiador

Aqui configuramos los diferentes tipos de partidas base del sistema.

La partida presupuestaria involucra el desarrollo de ingresos y categoría de gastos del presupuesto general de una ONG. Se trata de una planificación y una herramienta de manejo de activos que requiere de la identificación del ingreso total disponible y cada uno de los requisitos necesarios para gastos con relación a los costos, así como las actividades y las tareas asociadas.

Las partidas tienen que ser suficientemente detalladas para que sea posible posteriormente la asignación de las partidas de los financiadores con los que trabaja la ONG.

Cada vez que se da de alta una nueva partida hay que completar una serie de campos:

 

Código: Código único de la partida
Nombre: Nombre de la partida
Directa/Indirecta: La partida es directa o indirecta
Descripción: Descripción de la partida
Partida tipo ‘madre’: La partida tiene partidas hijas
Partida ‘madre’: Si la partida pertenece a una partida ‘madre’, el nombre de esta.

Mapeo de partidas

Una vez que tenemos dadas de alta todas las partidas a utilizar en el proyecto, realizaremos el mapeo entre las de nuestra organización y las del financiador. En el caso de que queden partidas de nuestra organización sin asignar con las del financiador, el sistema nos mostrará un mensaje de advertencia.
 

Las reglas de mapeo implican que una o varias partidas del sistema pueden vincularse a cada partida del financiador: es decir, las partidas de nuestra organización, como mínimo, van a ser tan detalladas como las del financiador, pudiendo ser incluso más concretas.

El mapeo de partidas resultará algo similar a la siguiente pantalla:

 

Esta configuración es posible exportarla e importarla desde el submenú de “Importación” del menú de “Configuración”.

Subpartidas

Bajo este submenú se realizará la gestión de las subpartidas a utilizar en el proyecto.

Para dar de alta las subpartidas necesitaremos proporcionar:

Nombre: Nombre de la subpartida
Partida: Partida de la organización a la cuál estará vinculada.

Si bien es posible realizar una configuración inicial de las subpartidas (vinculadas a cada partida de nuestra organización) desde esta pantalla, también es posible definirlas dinámicamente en el momento en que realicemos el presupuesto.

La configuración realizada es posible exportarla e importarla desde el submenú de “Importación” del menú de “Configuración”.