Presupuestar un proyecto

Presupuesto por partidas

El presupuesto se agrupa en cajas para cada partida del financiador indicando el total presupuestado para la partida (y su % sobre el presupuesto total), el presupuesto estimado, el total subvencionado por el financiador principal (y su % sobre el total de la subvención) y el límite máximo de financiación para esa partida.
 

Si se superara el presupuesto estimado para la partida o el % de financiación sobre el total de la subvención  definido en la configuración de las partidas del financiador, el sistema lo indicará marcando la línea relacionada con una sombra roja.

La modificación del presupuesto estimado de cada partida se realiza a través de los iconos de edición que hay a la derecha del nombre de cada una de ellas.

Al hacer clic en “ver las lineas del presupuesto” podemos ver cada uno de los presupuestos de la partida seleccionada.

Para dar de alta una línea de presupuesto por partida hay que completar diferentes campos:

• Etapa
• Partida
• Concepto
• Unidad
• Número de unidades
• Coste de unidad
• Moneda
• Implementador

Estos son datos son necesarios a la hora de abrir una nueva linea de presupuesto, y en caso de no cumplimentarlos correctamente, al activar la nueva linea, aparecerá un mensaje de “Warning” con los diferentes mensajes de aviso sobre que datos faltan por introducir o corregir.

Además de los anteriores, existen otra serie de campos donde dar mayor definición de la linea de presupuesto:

Actividades: En el apartado de actividades se reparte la nueva linea de presupuesto entre las actividades formuladas anteriormente. Existen varias posibilidades en el reparto de actividades:

• La línea de presupuesto se asigna a una única actividad: Únicamente hay que seleccionar la actividad elegida en el desplegable de actividades.
• La línea de presupuesto se reparte entre todas las actividades de la etapa: Hacer clic en el check-box “Dividir entre todas las actividades de la etapa”.
• La línea de presupuesto se reparte entre varias actividades, pero no todas las formuladas: Pulsar sobre “Detallar Actividades” para poder elegir una a una las actividades involucradas, sus importes y el número de unidades relacionado. Existe la opción de que el sistema divida automáticamente los importes entre las actividades elegidas pulsando la opción “Dividir entre todas las actividades seleccionadas”.

Financiadores: Para la correcta identificación del presupuesto es necesario definir qué agentes financiarán la línea. El procedimiento es similar al caso de las actividades:

 

• Se puede definir un sólo financiador, escogiéndolo del desplegable.
• Para definir varios financiadores para la línea de presupuesto, hay que pulsar sobre “Detallar financiadores” dónde podremos configurar cuales son y los importes aportados por cada uno.

 

Presupuesto Detallado

Para poder realizar posteriormente el seguimiento del proyecto, es necesario realizar el presupuesto detallado de cada línea de presupuesto introducida. De esta forma, durante la ejecución del proyecto permite comparar lo presupuestado para un rango temporal concreto con lo realmente ejecutado y detectar desviaciones frente a lo previsto.

Esto supone tener que detallar el importe que está previsto ejecutar en cada uno de los meses de la etapa a la cual está la línea de presupuesto asignada.

GONG realiza automáticamente el cálculo promediado del importe total entre los meses involucrados, pero a través del enlace “Presupuesto Detallado” es posible definir el detalle de cómo se repartiría el presupuesto en esos meses o corregir alguno existente en el caso de que hubiese cambiado el importe total de la línea de presupuesto.

En el formulario del presupuesto detallado, se deberan introducir los importes aplicables en cada mes. Tras la modificación de una cantidad, el sistema calcula automáticamente el importe total resultante del reparto. En el caso de que querer dividir el importe total sólo entre algunos meses a partes iguales, hay que desactivar los meses donde no se prevee gasto haciendo clic sobre su etiqueta y pulsando sobre “Dividir importe por meses”.

En el caso de que el reparto por meses no correspondiera al total del importe del presupuesto, el sistema avisaría de esto presentando un icono de advertencia en lugar del icono de reparto del presupuesto:

 

Presupuesto por actividades

El presupuesto por actividades es otra forma de elaborar el presupuesto más cercana al uso habitual de una ONG.

La página de entrada de presupuesto por actividades refleja la misma información del “presupuesto por partidas”, pero en este caso desglosado por las actividades formuladas en la matriz, en lugar de hacerlo por las partidas del financiador.

La forma de actuación es similar a la del presupuesto por partidas pero en el caso de las actividades,
para incluir una nueva línea de presupuesto, hay que decidir si agruparla en algún concepto existente (lo que nos permitiría utilizar una línea ya existente junto con su información de partida, importe, etc...) o se trata de un concepto nuevo.

La edición de una línea de presupuesto por actividad es muy similar a la de los presupuestos por partidas.