Creación de espacios, etiquetas y permisos

Gestión documental de GONG

La gestión documental en GONG está basada en un sistema de archivos llamados espacios, similar al sistema de carpetas de entornos de los sistemas operativos más conocidos. Para navegar entre las carpetas de forma sencilla se genera una ruta de navegación con enlaces a las capetas en las que se va entrando. Además de esto existe un enlace directo para volver al inicio “Volver al espacio superior”.

Creación de espacios

Para editar, crear y/o eliminar espacios se hace desde Administración del sistema > Espacios dond es posible crear tantos espacios y subespacios como se necesiten, completando el nombre del espacio y una breve descripción. Además tendrá la opción de marcar si quiere que esa carpeta se oculta para otros usuarios “Ocultar (si no se tienen permisos especificos)”.. Si se marca solo podrán ver las carpetas aquellos usuarios que estén autorizados. Una vez creados los espacios principales puede crear subespacios, deberá ingresar a la carpeta principal se abrirá una nueva ventana puede crear los espacios que requiera.

Creación de etiquetas

Además de la estructura jerárquica que permite establecer un orden conceptual situando los espacios uno dentro de otro, la gestión documental de GONG también cuenta con un sistema de etiquetado definido en la Administración del sistema > Configuración del sistema > Etiquetas Documentales incluido en la parametrización inicial de GONG para cada ONG. Una vez definidas estas etiquetas al momento de subir un documento a cualquier espacio siempre se cuenta cona la opción poder etiquetarlo y que permite la búsqueda de cualquier documento por las etiquetas asociadas a ellos independientemente de en qué espacio se encuentren.

Creación de permisos

Los permisos de los usuarios de la gestión documental para los subespacios estos tres espacios se asignan en administración del sistema > Espacios:

• Espacios de documentación General
• Espacios de documentación de Financiadores
• Espacios de documentación de Paises

Para el resto dependerá de los permisos que los usuarios/as tengan en los proyectos o en los agentes:

• Espacios de Delegaciones
• Espacios de Proyectos
• Espacios de Implementadores