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Importaciones y exportaciones de datos
GONG permite un modo de trabajo desconectado, sin acceso permanente a internet, basado en su sistema de ficheros de exportación e importación.
Estos ficheros de trabajo desconectado son hojas de cálculo en formato XLS (Microsoft Excel 97/2000/XP ó 2003).
Matríz de proyecto exportada de GONG en formato de hoja de cálculo.
Los ámbitos en los que se puede utilizar el modo desconectado son:
En los proyectos:
- Durante la configuración, sobre el mapeo de partidas del financiador y las subpartidas definidas
- Durante la formulación, sobre la matriz y el presupuesto
- Durante la ejecución, sobre gastos y transferencias
- Para las subpartidas
- Para los presupuestos
- Para los gastos
- Para las movimientos
Formato de hojas de cálculo
El formato de las hojas de cálculo depende del tipo de elementos sobre el que se esté trabajando.
Para conocer cómo es uno en concreto basta con obtener la plantilla de la hoja de cálculo a través de una exportación. Esta plantilla viene acompañada de una explicación del significado de cada columna.
En algunas circunstancias concretas, la exportación de una hoja de trabajo desconectado permite
el filtrado de la información volcada antes de ser exportada. Para la importación sucede algo similar: en algunos casos podremos filtrar en GONG qué tipo de elementos son los que vamos a importar, permitiendo hacer cargas parciales de la información.
GONG trata de ser muy descriptivo con los errores que se produzcan durante la importación de datos, de forma que si algunos de los datos importados son erróneos, presentará la información necesaria para su corrección, dando marcha atrás a cualquier modificación que se hubiera producido
en los datos existentes.
Plantillas de exportación/importación
Para “Presupuesto”, “Gasto” y “Movimientos” de Proyectos la exportación de datos permite la definición
de plantillas de exportación. Las plantillas de exportación son hojas de cálculo que podemos subir de forma global o por proyecto y que contienen cálculos (en las hojas 3 y siguientes pues las dos primeras del libro son utilizadas por GONG) sobre los resultados exportados por GONG. De esta forma se pueden realizar verificaciones adicionales sobre la información con la que se está trabajando antes de importar de nuevo el resultado a GONG.
Para estos mismos tipos de datos, la hoja de cálculo exportada contendrá la información adecuada
de agentes, paises, monedas, códigos de actividades y partidas, etc... según lo definido en el proyecto.
Configuración de Proyecto. Importación/Exportación de Partidas.
GONG nos permite hacer esto para poder replicar el mapeo de Partidas de Financiador a Partidas del Sistema desde un proyecto a otro proyecto y que sea del mismo financiador.
Ojo, esta importación sustituye todas las todas las partidas que se hayan definido previamente en ese proyecto por las existentes en la hoja de cálculo importada..
Configuración de Proyecto. Importación/Exportación de Subpartidas.
Igual que en el caso anterior, este método permite aprovechar la definición de subpartidas que se haya realizado en un proyecto para usarlo en otro.
Ojo, esta importación sustituye todas las subpartidas que previamente se hayan definido en el proyecto por las existentes en la hoja de cálculo importada.
Formulación de Proyecto. Importación/Exportación de Matriz
En este caso, la hoja de cálculo de importación/exportación trabaja con las 4 primeras hojas del fichero.
Primera hoja: Detalla la información de los objetivos específicos junto con sus indicadores, fuentes
de verificación e hipótesis.
Segunda hoja: Se definen los resultados con sus indicadores, fuentes de verificación e hipótesis vinculando los resultados con los objetivos específicos a través de los códigos de estos últimos.
Tercera hoja: Contiene las actividades y su vinculación con los resultados, detallando para cada una de ellas los países y etapas de ejecución. Sólo en el caso de que sean actividades globales no deberá establecerse una relación con las actividades.
Cuarta hoja: Cuenta con las variables de indicadores, detallando su relación con estos junto a los valores base, objetivo y demás información relacionada
Ojo, la importación de una matriz supone sustituir todos estos elementos que ya existan en nuestro
proyecto por los existentes en la hoja de cálculo importada.
Formulación de Proyecto. Importación/Exportación de Presupuesto
En la hoja de importación/exportación de presupuesto, la primera columna “ID” refleja el identificador
único de GONG para la línea de presupuesto. Si importamos una línea de presupuesto con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el presupuesto con ese ID existente en el sistema con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar una nueva línea de presupuesto, la celda “ID” deberá estar vacía.
En la importación de presupuesto, aparece una opción “Carga Total” que nos permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).
En este caso todas las celdas “ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas
sin ID aún asignado.
Esta carga total la puede ser realizada para un implementador y etapas concretas permitiendo la incorporación, con validaciones adicionales, de la información proveniente de una socia local sin acceso a GONG.
Ejecución de Proyecto. Importación/Exportación de Gastos
En la hoja de importación/exportación de gastos, la primera columna “ID” refleja el identificador único de GONG de cada gasto. Si importamos un gasto con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el gasto con ese ID existente en el sistema con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar uno nuevo, la celda “ID” deberá estar vacía.
Sin embargo, este funcionamiento es distinto cuando se usa la opción “Usar número de orden de factura”. En este caso, los identificadores de la columna “ID” de la hoja de cálculo corresponden al orden de factura relacionado con cada gasto y no a identificadores internos. Escogiendo esta opción todos los gastos de la hoja de cálculo deben disponer de un “ID” que será el utilizado para identificar los existentes en el sistema o crearlos nuevos si aún no existieran.
En la importación de gastos, aparecerá una opción “Carga Total” que permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).
En este caso, y salvo que hayamos seleccionado “Usar número de orden de factura”, todas las celdas
“ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas sin ID aún asignado.
Esta carga total puede realizarse para un implementador y etapas concretas permitiendo así la incorporación, con validaciones adicionales, de la información proveniente de una socia local sin acceso a GONG.
Ejecución de Proyecto. Importación/Exportación de Movimientos
En la hoja de importación/exportación de movimientos, la primera columna “ID” refleja el identificador único de GONG para estos. Si importamos un movimiento con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el movimiento con ese ID con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar un nuevo movimiento, la celda “ID” deberá estar vacía.
También existe de la opción “Carga Total” que permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).
En este caso todas las celdas “ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas
sin ID aún asignado.
Esta carga total puede realizarse para una etapa concreta.
Agentes. Importación/Exportación de Subpartidas
La importacíon y exportación de subpartidas permite reutilizar el conjunto de subpartidas entre diferentes delegaciones.
Su funcionamiento es similar que en el caso de proyectos.
Agentes. Importación/Exportación de Presupuestos
En la hoja de importación/exportación de presupuesto, la primera columna “ID” refleja el identificador
único de GONG para la línea de presupuesto. Si se importa una línea de presupuesto con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el presupuesto con ese ID existente en el sistema con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar una nueva línea de presupuesto, la celda “ID” deberá estar vacía.
En la importación de presupuesto, aparecerá una opción “Carga Total” que nos permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).
En este caso todas las celdas “ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas
sin ID aún asignado.
Esta carga total puede realizarse para una etapa concreta.
Agentes. Importación/Exportación de Gastos
En la hoja de importación/exportación de gastos, la primera columna “ID” refleja el identificador único de GONG de cada gasto. Si se importa un gasto con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el gasto con ese ID existente en el sistema con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar uno nuevo, la celda “ID” deberá estar vacía.
Sin embargo, este funcionamiento es distinto cuando usamos la opción “Usar número de orden de factura”.
En este caso, los identificadores de la columna “ID” de la hoja de cálculo corresponden al orden de factura relacionado con cada gasto y no a identificadores internos. Escogiendo esta opción todos los gastos de la hoja de cálculo deben disponer de un “ID” que será el utilizado para identificar los existentes en el sistema o crearlos nuevos si aún no existieran.
En la importación de gastos, aparecerá una opción “Carga Total” que permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).
Por lo tanto, todas las celdas “ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas
sin ID aún asignado.
Esta carga total puede realizarse para un proyecto y etapas concretas permitiendo así la incorporación,
con validaciones adicionales, de la información proveniente de nuestra delegación.
Agentes. Importación/Exportación de Movimientos
En la hoja de importación/exportación de movimientos, la primera columna “ID” refleja el identificador único de GONG para estos. Si se importa un movimiento con un número en esa celda, el sistema tratará de sustituir el movimiento con ese ID con la información proveniente de la hoja de cálculo. En el caso de que se quiera insertar un nuevo movimiento, la celda “ID” deberá estar vacía.
También existe la opción “Carga Total” que permite elegir entre eliminar todos los elementos existentes
en GONG antes de insertar los contenidos en la hoja de cálculo (“Carga Total” activado), o modificar los ya introducidos (“Carga Total” desactivado).
En este caso todas las celdas “ID” de la hoja de cálculo deberán estar vacías pues serán líneas nuevas
sin ID aún asignado.
Esta carga total puede realizarse para un proyecto y etapa concreta.
