Creación y gestión de un contrato

Creación de un contrato

Es posible crear un contrato tanto desde los proyectos como desde las oficinas y consiste en una definición básica de campos identificativos y de importes a gestionar en el ámbito del contrato. En el caso de que la creación se realice dentro del entorno de un proyecto, los importes estarán vinculados a actividades de la matriz del proyecto, produciendose una advertencia en el caso de que el importe total de una actividad sea inferior a la suma de los importes vinculados a contratos para dicha actividad.

Codigo: Código del contrato. Campo único que nos va a ayudar a identificarlo y diferenciarlo del resto. Les recomendamos que pongan un código que todos conozcan y que siga una secuencia, para que sea fácil de identificar una vez tengan muchos contratos.

Nombre: Título del contrato. Campo único que nos va a ayudar a identificarlo y diferenciarlo del resto.

Descricripción: Breve descripción del contrato

Responsable del Contrato: Este campo sirve para designar el responsable de la gestión del contrato del FAS, que en su caso entendemos que será el Área de Procurement, pero que puede ser la Direçao Geral del FAS o una de las direcciones provinciales. Eso lo pueden determinar en función de quién lleve el “peso” del proceso administrativo, aunque entendemos que casi siempre el “responsável” será el Área de Procurement.
Valor estimado: Valor estimado del contrato en euros o kwanzas. “Estimado” porque todavía no está aprobado y, portanto, no sabemos exactamente si será ese valor o no. Posteriormente, cuando informemos a GONG que está autorizado, ya le tendremos que poner la cantidad exacta.

Proovedor: No es obligatorio hasta que el contrato no entre en un metaestado “aprobado”. Pues suponemos que todavía no está asignado a un proveedor concreto. Posteriormente, cuando informemos a GONG que está autorizado, ya le tendremos que poner los datos del proovedor.

Fecha de inicio/Fecha fin: Sirve para indicar el día de comienzo y día de fin en el que se podrán asociar gastos al contrato. Al estar vinculado al POA2018 no puede estar fuera de las fechas definidas para este.

Objetivos: Campo extenso de texto que sirve para indicar los objetivos del contrato. Recomendamos que, entre ustedes, consensuasen el contenido apoximado que este campo tendrá que tener para cada contrato. Así no tendrán unos contratos con mucha información y otros con muy poca.

Justificación: Campo extenso de texto donde se justifica la razón o razones del contrato. Recomendamos que, entre ustedes, consensuasen el contenido apoximado que este campo tendrá que tener para cada contrato. Así no tendrán unos contratos con mucha información y otros con muy poca.

Observaciones: Campo extenso de texto por si se quieren poner alguna observación. Recomendamos que, entre ustedes, consensuasen el contenido apoximado que este campo tendrá que tener para cada contrato. Así no tendrán unos contratos con mucha información y otros con muy poca.

Actividades: Sirve para vincular el contrato a actividades del POA2018 con sus correspondientes importes, estos importes no pueden superar el importe que se impuso en las actividades ni el importe del contrato. Recomendamos que, en el caso de que el contrato no se ajuste exactamente a una(s) actividad(es) concreta, indiquen las actividades y pogan que se distribuya el importe total del contrato, de forma automática e igual, entre todas ellas.

Financiador: Indicar el financiador o financiadores correspondientes indicando el importe, este importe no puede superar el importe del contrato.
Itens: Presupuesto para el proovedor en forma de una o varias líneas con “concepto”, “unidades”, “número de unidades” e “importe por unidad”. Este importe introducido no puede superar le importe del contrato. Recomendamos que, entre ustedes, consensuen el texto que identificará siempre a los itens que frecuentemente utilizan. Así, en el futuro, será más fácil agrupar conceptos y tener una visión más completa y global de los “itens” que se han ido utilizando.

Períodos y Pagos: Permite indicar de forma detallada la forma da pagos con sus correspondiente periodo. Las fechas de los distintos pagos no pueden solaparse y deben estar dentro del periodo del contrato, ademas el importe introducido debe coincidir con el importe del contrato.

También es posible dar de alta un contrato desde la oficina, pero en este caso no aparecerá la posibilidad de vincularlo a actividades.

Gestión de contratos

Además de crear un nuevo contrato, sobre el mismo es poible realizar las siguientes acciones:

Ficha del Contrato: EL sistema proporciona una ficha de contrato, la cual muestra todo la información del contrato y además permite poder exportar dicha ficha a un documento PDF.

Marcado: El sistema permite marcar el contrato para indicar si el contrato es válido o necesita corregirlo. Dependiendo del marcado la linea de cada contrato se pondrá de un color o de otro. Es posible además añadir comentarios al realizar el marcado, que se guardan en el histórico de los comentarios del contrato.

Comentarios: Aqui es posible añadir comentarios además de que se va recogiendo toda la información de las modificaciones producidas en el contrato indicando fecha y usuario que ha realizado el cambio.

Cambios de Estado: Deben contemplar las condiciones particulares del contrato definidas según el tipo de cada contrato. Estos cambios de estado serán validados por el sistema antes de cada cambio de acuerdo a las necesidades de integridad de los datos intruducidos. Por ejemplo un contrato no puede estar aprobado sin proveedor, o no puede tener más duración de la definida según el tipo de contrato. Algunas de las validaciones implicán la aplicación de operaciones matemáticas, como por ejemplo la comprobación de que no se alcance un importe máximo de contrato y otras únicamente realizan la comprobación de un checklist de validación. En esta área aparecen los estados del contrato con la fecha de inicio y fin de cada estado del contrato y el usuario/a que ha realizado el cambio.

Documentos y espacio documental: Cada contrato dispone de un espacio documental donde almacenar la documentación vinculada. Dicho espacio será accesible desde los espacios documentales de proyecto y de la oficina encargada de su gestión.

Aplicación de Gastos: Sólo es posible imputar gastos a un contrato aprobado y no cerrado y sólo con la fecha de factura del gasto dentro de las fechas definidas entre “fecha inicio” y “fecha final” del contrato. Al importarse todas las líneas de gasto y pagos desde el sistema de contabilidad, GONG no realizará comprobaciones sobre el importe disponible durante la imputación de gastos a un contrato.

Edición: No es posible modificar un contrato ya aprobado dentro del ámbito de un proyecto. En este caso para realizar cambios es posible hacerlo desde la delegación que lo gestiona y siempre que el estado de workflow del contrato lo permita.

Eliminar: Eliminar un contrato

Sistema de notificaciones

Todas estas acciones cuentan con un sistema de notificaciones por pantalla en la página de información del proyecto o de la oficina gestora de un contrato activo en los siguientes casos:

• Presupuesto total de un contrato alcanzado o superado
• Contrato fuera de plazo (la fecha actual es posterior a la de finalización del contrato)

Seguimiento de un contrato

El seguimiento de los contratos depende del tipo de contrato y del flujo de contratación definido en la administración del sistema.

Esta configuración será la que defina el orden y los diferentes estados por los que tiene que pasar un contrato.

Gestión documental

Desde la gestión de cada contrato es posible acceder a toda la documentación asociada al contrato. Cada uno de estos documentos tiene un enlace que permite descargarlo.

En la sección de la Documentación General > Implementadores > Oficina/Delegación > Contratos es posible encontrar todos los documentos de los contratos organizados por código de contrato. Una vez seleccionado el contrato, se muestran todos los documentos asociados al mismo. Existe la posibilidad todos estos documentos en un archivo compromido (.zip), o bien uno por uno por separado. También es posible añadir y ver comentarios de los documentos y ver una pequeña información de cada uno de ellos.