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La posibilidad de 'marcar' (etiquetar) gastos que cumplan determinadas condiciones es muy útil para gestionar el día-a-día de los proyectos, programas o convenios. Cuando se tienen introducidos cientos o incluso miles de gastos se hace casi esencial para poder gestionarlos.
Compartimos algunas ideas que hemos recopilado de la práctica diaria de las otras ONGs que también usan GONG :
1) Marcado de Gastos Pendientes de Pago
Una ONG utiliza el siguiente sistema de etiquetado/marcado:
De esta forma van etiquetando con ese 'marcado' aquellos gastos que están 'pendientes de pago'. Así, el/la responsable del pago dispondrá de una lista de todos los pagos pendientes de un proyecto, convenio, programa o, incluso de toda su delegación,...e irlos pagando. ¡Y únicamente aplicando el filtro de marcado "Pendiente de Pago" para gestionar esos gastos!
2. Marcado sencillo para revisiones colaborativas
Otras organizaciones definen un sistema de 'marcado' de gastos muy sencillo: un gasto puede etiquetarse (marcarse) como "Corregir" o como "Revisar".
Así, los gastos correctos, sin incidencias, se muestran siempre en blanco en el listado general de gastos y sólo se aplican colores a las líneas marcadas con esas dos etiquetas.
Además, se trata de 'marcados' no automáticos, así que son los propios usuarios/as las/os que pueden aplicar esas dos etiquetas a sus gastos.
3. Flujo de 'marcados' con inicio automático
Tenemos también la posibilidad que utiliza otra de las organizaciones de la Comunidad GONG: definir un flujo de 'marcados' por el que pueden pasr los gastos y automatizar el proceso:
En este caso, pedimos al sistema que, automáticamente nos marque los gastos que contengan algun error con la etiqueta '00 - Error' y, además, nos identifique ese gasto con el color rojo de fondo.
Posteriormente, el/la responsable del proyecto verificara esos gastos "con error" y decide si pasarlos al estado de '02 - Corregir' para que la persona que lo ha introducido lo arregle o bien a '03 - Validado' si considera que es un error sin más consecuencias o si lo arregla sobre la marcha él/ella mismo.
Como se ve, son 3 formas distintas de parametrizar el 'Marcado' de gastos, que podemos definir en GONG, desde la Administración del Sistema. Te recordamos cómo:
