Cuentas

GONG tiene bastante nivel de detalle para las cuentas de la organización o proyectos, ya sean cuentas bancarias o cajas chicas. Estos son los campos identificativos

Nombre
Sede, Delegación u Organización Socia/Contraparte
Moneda
País
Descripción
Tipo: de Cuenta Bancaria / Caja Chica

Si la cuenta es bancaria GONG permite detallar los siguientes campos lo que permite identificar la cuenta real.

Entidad
Número de Cuenta
Swift
Iban
Denominación de la Cuenta

Además permite definir un banco intermediario para la cuenta en el caso de que cuente con él con los siguientes campos

Swift Banco intermediario (necesario)
ABA, routing number
Cuenta Banco intermediario
Entidad Banco intermediario
Dirección Banco intermediario

Como su nombre indica, las llamadas 'cuentas de banco' se pueden utilizar para enviar y recibir recursos, sean transferencias, subvenciones, intereses bancarios, etc. Además, lógicamente, son cuentas desde las que pueden salir pagos.

Por su parte, las cuentas que en GONG identifiquemos como de 'Caja Chica' tienen funciones limitadas a los movimientos habituales de las 'cajas' reales que tenemos en nuestra organización. Así, por ejemplo, pueden recibir transferencias (que "alimentan" la caja), pero no 'subvenciones', etc.

Es importante pues, que si nuestro proyecto va a tener relación con alguna "caja chica" de nuestra organización, abramos una cuenta de ese tipo en GONG, para que todos los movimientos de la misma queden registrados y perfectamente cuadrados en el sistema y en la realidad.

Efectivamente, una funcionalidad de GONG es que permite que las cuentas involucradas en un proyecto sean gestionadas por usuarios específicos, que seleccionemos. De esta forma, podemos tener usuarios/as en un proyecto cuyos permisos no les permitan volcar gastos o pagos, por ejemplo y, por otro lado, podemos tener usuarios/as que tengan acceso a las cuentas del proyecto aún sin poder modificar sus datos (útil para 'auditores', por ejemplo).

Así pues, las 'cuentas' en GONG tienen que tener usuarios/as definidos. Eso se dará de alta en el momento de la apertura de la cuenta, eligiendo los usuarios/as que tendrán acceso a la misma.

Para poder registrar y llevar el control de todos los movimientos que se producen en el seno de un proyecto multidivisa, es necesario que "separemos" de alguna forma las entradas y salidas de recursos en las diferentes monedas, de forma a poder disponer después de todo el extrato de lo que ha sucedido en el proyecto.

Para eso, un proyecto con varias divisas tendrá que tener, obligatoriamente, al menos 2 cuentas: una para cada una de las divisas que intervengan en el mismo.

Las 'cuentas' en los proyectos de GONG se asemejan a las cuentas bancarias, ya que es el lugar donde se registran los movimientos económicos reales que el proyecto va teniendo a lo largo de su vida.
De esta forma, definiendo 'cuentas' para cada proyecto, podremos posteriormente obtener un "extracto" de todas las entradas y salidas de recursos que hemos tenido, de forma que dispondremos de un control perfecto de la tesorería del proyecto.

Por eso, cada proyecto en GONG debe tener una 'cuenta' definida, desde la cual se harán los pagos de los gastos y se registrarán los movimientos. Aunque en la realidad un proyecto comparta cuenta bancaria con otro, en GONG las separaremos, proyecto-por-proyecto, pues de esta forma podremos monitorear la tesorería y cuadrar ese proyecto.

Los proyectos pueden tener tantas cuentas como sea necesario y que nos permitan un buen control de ingresos y gastos. Por ejemplo, es muy común definir al menos dos cuentas para cada proyecto: la cuenta bancaria y la cuenta de "caja chica", en la que iremos registrando los movimientos de caja, para mantener el control del proyecto.

Para cada cuenta, tendremos que informar:

Nombre: El nombre único con el que la identificaremos en el sistema
Agente: Agente al cual pertenece/gestiona la cuenta.
Moneda: Moneda usada en la cuenta
País: País donde está creada la cuenta
Descripción: Descripción detallada de la cuenta
Tipo: Banco o “Caja Chica”
Entidad: Nombre del Banco
Bloqueado: La cuenta está disponible, pero no es posible realizar transferencias o pagos con ella.
Ocultar en proyectos: Si está activado, no se permitirá la asignación de la cuenta a nuevos proyectos

Para cada cuenta será posible asignar los usuarios del sistema que podrán gestionarla:

- Gestionar transferencias y pagos desde los proyectos del usuario que utilicen esta
cuenta.
- Gestionar transferencias y pagos desde la sección “Agentes” si el usuario tuviera acceso a la administración económica del agente implementador que la gestiona.