Simplifica y garantiza los permisos de tus usuarios/as en GONG

Las novedades incorporadas a GONG durante los meses de abril y mayo de 2025, están orientadas a mejorar la eficiencia y la automatización de algunos procesos clave, como la gestión de los permisos, que ahora es posible automatizar, de forma los usuarios y usuarias obtienen el acceso sobre proyectos y cuentas, según el área, delegación o agente asignado, simplificando la gestión de permisos de la herramienta. Además, se ha incorporado un nuevo tipo de configuración del proceso de validación de las solicitudes de transferencias configurable y personalizable por proyecto para todas sus solicitudes. También se ha habilitado la posibilidad de subir o actualizar los presupuestos de empleados mediante la importación desde una hoja de cálculo, facilitando así una gestión más ágil y flexible de está información. Detallamos estas y el resto de novedades a continuación:

Administración

Nueva opción para configurar que GONG asigne permisos automáticos a los usuarios/as según su área, delegación u agente asignado.

Al activar esta opción, que será común para toda la organización, los permisos de los/las usuarios/as estarán asociados al agente o agentes a los que tenga acceso cada usuario/a, otorgando el sistema permisos de forma automática a todas las cuentas y proyectos del agente o agentes relacionados..

De esta forma se automatiza el proceso de permisos, centralizándola únicamente en los permisos de acceso a los agentes, que seguirá siendo manual por parte de los administradores, ofreciendo así un ahorro de tiempo en otorgar estos accesos y garantizando el acceso a todo el personal de cada área/delegación u organización socia a sus proyectos y cuentas.

Es importante advertir que esta opción puede ser un sistema algo rígido para aquellas organizaciones que quieran tener una administración más flexible y detallada para cada usuario/a o grupos de usuarios.

Para activar esta opción, puedes contactar con tu consultor GONG. Si eliges esta nueva opción, el sistema no borrará los permisos anteriores, aunque sí desaparecerá la opción de poder añadir permisos de forma individual en proyectos y cuentas.

Mayor control sobre las notificaciones automáticas del sistema

Ahora es posible activar/desactivar los diferentes tipos de notificaciones automáticas que GONG envía por email por parte de cada organización:

• Publicación Web
• Acuerdos
• Empleados
• Revisiones del proyecto
• Socios
• Solicitudes de centros de coste
• Contratos
• Empleados

Estas se añaden a las otras dos notificaciones automáticas ya configurables anteriormente:

• Asignación de un usuario a un proyecto
• Asignación de un usuario a una cuenta

A través de este parametro se configurán que elementos de información de GONG queremos que estén asociados a notificaciones y cuales no. Los/las usuarios/as que recibirán las notificaciones dependerán de sus permisos sobre cada proyecto, gestión de empleados y socios/as de la organización.

Además de esto cada usuario/a puede administrar para cada uno de sus proyectos si quiere recibir notificaciones cada vez que:

• Se cree un nuevo comentario
• Se cambie de estado el proyecto
• Se asigne un nuevo usuario al proyecto

Además existen en GONG un sistema de notificaciones no automático, y administrable también por cada usuario/a cada vez que se crea, asigna o cambia el estado de una tarea y/o se hace el proceso de validación de una línea de presupuesto de proyecto y/o empleados, un gasto, un movimiento o una solicitud de transferencia.

Mejoras en la formulación y ejecución económica de proyectos:

Nueva opción para configurar un flujo de aprobación de solicitudes de transferencia personalizado por proyecto

Con este cambio, ahora es posible definir para cada proyecto un flujo de aprobación por pasos y responsables con los que deben contar todas las solicitudes de transferencia de ese proyecto.

Para poder configurarlo, ir a Configuración > Relaciones de proyecto y buscar la sección "Validaciones de las peticiones de transferencias" y darle al icono del más.

Una vez hecho esto, saldrá una ventana desplegable que permitirá ir configurando cada uno de los pasos y añadir nuevos al hacer clic en "Añadir marcado/autorización".

• Orden: Número de orden de cada paso.
• Autorización: Paso de autorización. Las opciones disponibles en este desplegable se configuran en la administración de GONG, Parametrización > Marcado
• Usuario/a: Los/las usuarios/as disponibles en esta selección serán solo aquellos que tengan permisos en el proyecto.

Una vez configurados los pasos, solo hay que darle a guardar.

Al elegir esta opción, cada vez que se genere una nueva solicitud de transferencia, aparecerán automáticamente todos los pasos configurados y sus responsables, que irán recibiendo las notificaciones en el correo asociado a su usuario/a de GONG para que vayan validando cada uno de los pasos.

Con este cambio, GONG dispone ahora de tres opciones para configurar el flujo de aprobación de las solicitudes de transferencia:

• Personalizada por proyecto (Se configura en el proyecto Configuración > Relaciones de proyecto)
• Personalizada por solicitud (Se configura en el icono de la etiqueta para cada una de las solicitudes)
• Una única forma para todos los proyectos de la organización (Se configura en Administración > Parametrización > Marcado)

Si quieres configurar esta nueva opción, contacta por favor con tu consultor GONG.

Nueva ventana emergente con el detalle del gasto en el resumen de gasto

Dentro del resumen de gasto, al desplegar la tabla adicional "Subpartidas por Partida", que detalla cada gasto asociado a cada una de las partidas y su subpartida, ahora el icono de más información abre una ventana emergente con toda la información del gasto, ahorrando el paso de tener que ir al gasto concreto para poder ver está información.

Nueva acción para poder replicar líneas en el presupuesto por actividades.

Dentro de la formulación de presupuesto por actividades se ha añadido la opción de poder duplicar líneas de presupuesto de una sola actividad, que puede ser muy útil al formular presupuestos en GONG que cuente con líneas recurrentes por actividad.

Desde el equipo de desarrollo de Semilla de Software Libre se está trabajando actualmente para poder añadir esta funcionalidad también a la formulación del presupuesto por partidas.

Seguimiento técnico de proyectos

Nuevo espacio para agrupar y descargar todos los documentos de las actividades de cada proyecto

Dentro del espacio documental de cada proyecto, existe ahora una nueva sección titulada "De actividades", que agrupa todos los documentos de las actividades del proyecto y permite con un solo clic su descarga en un fichero comprimido. Este nuevo espacio se suma a los ya existentes en cada proyecto de fuentes de verificación, informes de seguimiento, gastos, transferencias y contratos, además de la búsqueda por etiquetas.

Gestión económica del personal de la organización

Nueva opción de subir y actualizar los presupuestos de empleados a través de la importación/exportación de una hoja de cálculo.

Esta opción facilita:

• Poder importar a GONG presupuestos de empleados/as en formato de excel con los que la organización trabajará anteriormente
• Poder replicar rápidamente en GONG los presupuestos anuales, con ciertos ajustes o cambios.
• Realizar posibles cambios que se den en el presupuesto a lo largo de un año de forma rápida y ágil (Cambios en el reparto por proyectos, reducciones de jornada, cambios contractuales, actualización del IPC...)

Importante: Antes de realizar una exportación al hacer clic en "Sacar el resultado a XLSX" o una importación con "Elegir un fichero XLSX para importar", es imprescindible elegir el inicio y fin del periodo sobre el que se quiere realizar esta acción.

La hoja de cálculo de exportación/importación cuenta con los siguientes campos:

• Id: Número que asigna GONG a cada línea para poder identificarla. Sí, a la hora de hacer una importación,  alguna línea no tiene campo ID, se creará esta nueva línea de presupuesto en el/la empleado/a identificado/a.
• Nombre empleado/a: La condición es que debe estar dado/a de alta previamente en el sistema y coincidir con el del sistema.    
• Fecha: Día/Mes/Año de la línea de presupuesto.
• Partida: Partida de personal a la que se quiere asignar el gasto. Algunos ejemplos de partidas son: Salario Neto Personal Local, Retenciones IRPF Personal Local, Cotizaciones Seguridad Social Personal Local...
• Concepto: Concepto de la línea de presupuesto "Ejemplo Salario Neto Juan Rulfo Junio 2025"
• Proyecto: Reparto y asignación de cada línea de presupuesto a los fondos de la delegación a la que pertenece la persona para la que se está presupuestando y/o a uno o varios proyectos. Importante: Para poder hacer ese reparto debe dejarse una línea debajo con todos los campos vacíos excepto "Proyecto" e "Importe por agente o proyecto"
  • Imputado agente: Con este texto se asigna el coste total o parte a los fondos de la delegación.
  • Título del proyecto: Se usa el título del proyecto para asignar a cada proyecto.
• Importe por agente o proyecto    
• Importe total    
• Moneda

Por último, es importante señalar que estas hojas pueden ser importadas en formato xlsx sin necesidad de guardarlas en una versión anterior, algo que si que es necesario en otras hojas de importación de GONG.