LIstado de preguntas y respuetas

El Sistema GONG es un proyecto de Software Libre liderado por la empresa de organización cooperativa Semilla de Software Libre (SSL). Se trata de una iniciativa surgida en el seno de un grupo de organizaciones del Tercer Sector que, viendo que no existe ningún software disponible en el mercado especializado en gestión de proyectos y convenios, decide empreender el camino de desarrollar una herramienta propia.

Trás algunos primeros años de desarrollo, se suman al proyecto el CENATIC y se le da un impulso importante a la mejora de sus funcionalidades y tecnologia utilizada.

Actualmente, la dirección de GONG recae sobre una comunidad de organizaciones que lo usan, apoyan y financian. Esta comunidad es la que
crea, mantiene y dirige el proyecto, siendo la mejor garantía de futuro para GONG.

Junto a ellas, la empresa Semilla de Software Libre (SSL) mantiene un equipo de consultores especializados, informáticos y técnicos que se encarga de velar por la coherencia del sistema, así como de desarrollar las nuevas funcionalidades que las organizaciones demandan. Así, a pesar de ser un sistema con más de 10 años de existencia, consolidado y que gestiona actualmente más de 100 proyectos en todo el mundo, también es una herramienta en constante evolución, que se va adecuando a las nuevas demandas del sector de la cooperación y que, sólo en el último año, ha puesto a disposición de las ONGs que lo usan más de 50 nuevas funcionalidades para facilitar la gestión de sus proyectos y convenios.

GONG ofrece varios tipos y recursos de ayuda para que te sea fácil utilizar toda la potencia del sistema:

1) Manuales descargables, en pdf.
2) Página de "Preguntas frecuentes" actualizada a partir de casos reales que nos plantean las organizaciones.
3) Ayudas textuales en cada una de los menús del sistema, que nos explican las funcionalidades existentes (y que, además, cada organización puede personalizar en función de sus particularidades!)
3) Una "Forja" en la que se centraliza el trabajo de desarrollo de la herramienta, y en donde podemos participar de su construcción.
4) Un equipo de profesionales com amplia experiencia y disponibilidad que se ajusta a un modelo de negocio basado en el trabajo muy próximo con las organizaciones que utilizan GONG: soporte via email y/o whatsapp.

Para entrar en GONG tan sólo es necesario escribir la dirección la instancia de tu organización en el navegador que utilizes habitualmente. En la página inicial del sistema podrás introducir el nombre de usuario y contraseña que previamente te habrán facilitado lxs responsables de tu organización.

La entrada y la navegación por GONG es igual que para cualquier otra página web, ya que el sistema se ejecuta en los navegadores habituales y sin que sea necesaria ninguna instalación.

No es necesario. Existen dos formas de usar GONG:

1) Utilizarlo como un sistema 'en la nube', ofrecido por Semilla de Software Libre y al que podremos acceder a través de una dirección URL (como a cualquier otra página web) que Semilla nos proveerá. El acceso se dará a través del nombre y contraseña que definamos después del proceso de contacto y configuración del sistema con su organización.

En ese caso, Semilla de Software Libre se encarga del mantenimiento, de la disponibilidad y de la seguridad de los datos, a través de su equipo especializado y con más de 15 años de experiencia.

2) Bajarlo gratuítamente e instalarlo por nuestra cuenta en los servidores de nuestra ONG. Para ello necesitaremos conocimientos informáticos avanzados y, posteriormente, un trabajo de configuración del sistema a las particularidades de nuestra organización. Debemos tener en cuenta que se trata de un sistema de información gerencial alrededor del cual pivota una buena parte de los datos de nuestros proyectos y convenios y, por tanto, a pesar de que se a posible, no recomendamos esta opción.

Nuestra infraestructura cuenta con servidores físicos para alojar las instancias de GONG en diferentes lugares de la UE, por lo que ante posibles accidentes en alguno de los Datacenter, contamos siempre con un respaldo que nos permite una rápida recuperación. Por eso, las instancias de GONG, y bases de datos se encuentran en Helsinki (Finlandia) y las copias de seguridad en Gravelines (Francia).

Las copias de seguridad se realizan cada 24-36 horas de todos los datos que se hayan introducido en cada instancia de GONG, de forma que toda la informacion que se va introduciendo, cuenta siempre con un respaldo en nuestros servidores. Además, semanalmente, realizamos una copia de seguridad de toda cada instancia con hasta un año de antigüedad, de forma que toda la aplicación se mantiene guardada y segura.

Además contamos con varios procesos de mantenimiento y protección de los servidores:

Sistema de cortafuegos (firewalls)
Sistema de detención de intrusos
Protección contra ataques distribuidos de denegación de servicio (DDoS)
Aplicación oportuna de actualizaciones, correcciones de errores y parches de seguridad
Procesos de pruebas previas a la actualización
Análisis periódicos de la seguridad del servidor

Reportar periódicamente la evolución de los indicadores de un proyecto (o convenio) nos ayuda a mantener un registro digital de su nivel de ejecución a lo largo de la vida del proyecto. Nos será muy útil para el seguimiento interno del proyecto -para saber en todo momento cómo está el avance del mismo-, y además es imprescindible para elaborar los informes de seguimiento técnico al financiador.

En algunos casos también el financiador nos pide el monitoreo de “variables de los indicadores” y, si fuera el caso, GONG también permite que los equipos técnicos de cada proyecto informen las mediciones que se van realizando a lo largo de la vida del proyecto o convenio.

GONG facilita, sistematiza y organiza ese trabajo, permitiendo realizar mediciones y/u observaciones constantes de cada uno de los indicadores del proyecto. Todos esos registros quedan almacenados en el sistema para su posterior uso.

Tenemos, además, dos formas de hacerlo, una de ellas muy rápida y práctica, desde el menú general de cada proyecto:

1) Ejecución Técnica >> Elegimos el resultado al que corresponde el indicador o indicadores >> Seleccionamos los indicadores que vamos a reportar a través del icono de las tres líneas y le damos al icono de la "lupa" para incorporar un nuevo registro o información del avance del mismo. Además, desde ese mismo menú GONG nos permite informar las mediciones sobre las variables de cada indicador que se alcanzan en ese momento.

2) Desde la pantalla principal de cada proyecto, podemos simplemente hacer click sobre la barra que muestra la evolución del porcentaje de indicadores cumplidos hasta el momento y GONG nos llevará a una pantalla en la que veremos todos los indicadores previstos en el proyecto en forma de un listado. Desde los iconos al lado de cada uno de ellos, podremos hacer las anotaciones de monitoreo correspondientes, además de tener una vista completa de la evolución de los mismos, que nos ayudará en el control del proyecto.

Reportar periódicamente la evolución de las actividades de un proyecto (o convenio) nos ayuda a mantener un registro digital de su nivel de ejecución a lo largo de la vida del proyecto. Nos será muy útil para el seguimiento interno del proyecto -para que no quede alguna actividad sin hacer-, pero también como subsidio en el momento de elaborar los informes de seguimiento técnico al finanaciador.
Se acabó preguntar o tener que recordar qué se hizo de esa actividad; salir recolectando información o documentos para justificarla, etc....GONG facilita, sistematiza y organiza ese trabajo, permitiendo realizar mediciones y/u observaciones constantes de la actividad. Todos esos registros quedan almacenados en el sistema para su posterior uso.

Tenemos, además, dos formas de hacerlo, una de ellas muy rápida y desde el menú general del proyecto:

1) Ejecución Técnica >> Elegimos el resultado al que corresponde la actividad >> Seleccionamos la actividad que vamos a reportar y le damos al icono de la "lupa" para incorporar un nuevo registro o información del avance de la misma. Además, GONG nos permite informar la fecha en la que se realiza el reporte y el porcentaje de cumplimiento de la actividad que se alcanza en ese momento.

2) Desde la pantalla principal de cada proyecto, podemos simplemente hacer click sobre la barra que muestra la evolución del porcentaje de actividades cerradas y GONG nos llevará a una pantalla en la que veremos todas las actividades previstas en el proyecto. Desde los iconos al lado de cada una de ellas, podremos hacer las anotaciones de monitoreo correspondientes (y también anexar documentos a las mismas, etc).

Para poder subir a GONG los documentos que sirvan de justificación de la realización de una actividad prevista en el proyecto o convenio, tenemos que ir a esa actividad y en los iconos que aparecen a su derecha hacer click en el icono del "cuaderno".
En ese momento, GONG nos pedirá que elijamos el archivo que queremos subir y lo anexará a la actividad seleccionada.
Podemos subir tantos documentos como sean necesarios, a fin de disponer de un archivo digital del proyecto o convenio.

En GONG podemos almacenar, clasificar y descargar cualquier formato de documento. No hay restricciones. Sean documentos justificativos de gastos en pdf, doc o xls; documentos que demuestren la realización de las actividades, como jpg, png, etc., todos pueden subirse a GONG, etiquetarse para su posterior búsqueda y descargarse a nuestro equipo para su uso fuera del sistema si fuera necesario.

Una de las principales virtudes de GONG es precisamente el alto grado de adaptación y personalización que permite. GONG es un software hecho por varias organizaciones del Tercer Sector bastante diferentes, así que el requisito de flexibilidad es imprescindible y se encuentra en la propia lógica del sistema, permitiendo la entrada y el uso de nuevas organizaciones para que lo usen también.

A pesar de que la instalación de una nueva instancia de GONG desde Semilla de Software Libre viene una pré-configuración estandar que se adapta a muchas ONGs, es recomendable y posible definir y personalizar los siguientes parámetros:

Datos y categorización de la organización

- Delegaciones u oficinas, organizaciones socias, financiadores...
- Tipos de Financiadores
- Tipos de Convocatorias
- Tipos de Contratos
- Países en los que traba la organización
- Monedas
- Cuentas
- Sistema de partidas ecónomicas de la organización relacionable con los diferentes sistemas de los financiadores
- Áreas geográficas
- Áreas de actuación
- Indicadores Generales de la organización
- Sectores de intervención
- Sectores de población
- Categorías de Área de Actuación
- Categorías de Indicadores Generales
- Categorías de Sector de Intervención

Gestión de trabajo de la organización

- Usuarias/os, roles y permisos y funciones en el sistem, grupos... replicando la organización de trabajo real.
- Estados de los proyectos, documentación necesaría, tareas...
- Estados de los contratos, documentación necesaría, tareas...
- Sistema de validación de los presupuestos
- Sistema de validación de gastos
- Sistema de validación de movimientos y transferencias
- Sistema de validación de peticiones de transferencia
- Estado de las tareas
- Tipos de Tareas
- Tipos de Informes internos y de cada financiador

Gestión Documental

- Espacios
- Etiquetas documentales
- Etiquetas técnicas