LIstado de preguntas y respuetas

La cofinanciación en GONG exige tener definido e imputado con Gastos el proyecto desde el que se va a cofinanciar.

En ese caso, posteriormente, podremso configurar que dese ese proyecto se va a cofinanciar y elegir aquellos gastos del proyecto cofinanciador que deseamos importar al proyecto cofinanciado.

Por ejemplo imaginemos que el proyecto A desea cofinanciarse con algún gasto del proyecto B.

En primer lugar tendremos que crear ambos proyectos en GONG e introducir los gastos de A que son propios (no confinanciados) y los gastos de B que son propios (no cofinanciados)

Luego tendremos que definir en el proyecto A que va ser cofinanciado por el proyecto B. Para ello debemos ir a Proyecto A > Configuración > Proyectos Cofinanciadores y seleccionar el Proyecto B.

Finalmente, en la ejecución del proyecto A (Ejecución Económica > Gastos Cofinanciables) podremos elegir aquellos gastos del proyecto B que deseamos que confinancien el proyecto A. Estos gastos han de estar forzosamente en el rango temporal del proyecto A.

GONG permite definir una o más tasas de cambio genéricas (manuales o automáticas). Estas tasas de cambio se definen en el área de Configuración > Etapas, Tasa de Cambio y Periodos del proyecto. Estas tasas se aplican a todos los gastos que estén dentro del rango temporal para el que han sido definidas o para toda la etapa si no hay rango temporal definido.

Pero GONG también permite definir una tasa de cambio específica para cada Gasto. Esta tasa de cambio se especifica en el propio Gasto (Ejecución Económica > Gastos) cuando se edita.

Al pulsar sobre la opción "Forzar Tasa de Cambio" se aplicará esa tasa de cambio a ese gasto y sólo a ese gasto.

Y GONG avisará de que el gasto tiene una tasa de cambio específica mediante el triángulo de alerta y un texto (que se ve al situar el ratón sobre el triángulo) que explica esta situación.

En realidad, el gasto no está considerado como "Erróneo", a diferencia de los otros gastos en los que hay algún dato mal o que no tienen el pago correspondiente hecho y se muestran con el mismo triángulo de aviso pero en color rojo.

Los gastos con una tasa de cambio específica muestran el triángulo de alerta pero no están de color rojo porque el sistema no considera que tengan un error. Tan sólo está avisando de que ese gasto tiene una particularidad: su tasa de cambio específica.

Así pues, no hay que hacer nada porque estos gastos con tasa de cambio específica no son errores a pesar de que tengan el triángulo de alerta.

El problema se debe normalmente al Tipo de Movimiento seleccionado.

Cuando se retira dinero de una Cuenta Bancaria y se lleva a una Cuenta No Bancaria ("caja chica"), el tipo de movimiento en GONG no es una Transferencia sino una Retirada (de fondos).

El término Transferencia se utiliza en GONG solamente para cuando se mueve dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta bancaria.

De forma similar, cuando se ingresa dinero que proviene de una cuenta no bancaria ("caja chica") en una cuenta bancaria, el movimiento se denomina en GONG Ingreso (de fondos).

Este aviso aparece siempre que alguna partida de GONG o Sistema no tenga enlace, dentro de un proyecto, con alguna partida de Financiador o Proyecto.

Como en GONG suele haber muchísimas más partidas de Sistema que no son utilizadas en un proyecto y por tanto, no deben enlazarse en él con ninguna Partida de Financiador, este mensaje es bastante comùn y aparecerá siempre que esto siga sucediendo.

Esto no es un Error sino un Aviso y como tal, puede ser ignorado una vez que se ha comprobado que el proyecto tiene todas las partidas de Financiador necesarias y que se encuentran enlazadas con las del Sistema.

En próximas versiones, el mensaje podrá desactivarse definitivamente.

La tasa de cambio de una trasferencia la deduce automáticamente GONG comparando el importe en la moneda original y el importe en la moneda nueva.

Si se desea forzar una tasa de cambio concreta, es necesario imputar el importe obtenido en la moneda nueva que haga que ese cociente sea la tasa de cambio deseada.

ATENCIÓN toda esta operativa está siendo diseñada nuevamente y cambiará en futuras versiones de GONG.

En general, toda la gestión de Partidas y Subpartidas la puede y la deben hacer usuarios con permiso de Coordinador de Proyecto o de Configurador del Proyecto. Los usuarios con este tipo de acceso están autorizados a crear, borrar y modificar todas las partidas y todas las subpartidas de su proyecto que sean necesarias.

El único punto en el que deben pedir apoyo a Administración de GONG es en la creación de Partidas de Sistema (también conocidas como Partidas de GONG).

Así pues y en general, el flujo de trabajo en Partidas y Subpartidas debería ser algo similar a esto:

1.- Coordinador o Configurador crean, dentro de su proyecto, las Partidas de Financiador (tambien conocidas como Partidas de Proyecto) que necesiten en Configuración > Partidas de Financiador

2.- Hacen una petición a Admnistracion de GONG quien crea una copia de cada una de esas Partidas de Proyecto a nivel de todo el Sistema, partidas que se conocen como Partidas de Sistema o Partidas de GONG.

3.- Coordinador o Configurador crean el enlace entre las Partidas de Proyecto y las Partidas de Sistema recién creadas en Configuración > Partidas de Financiador pinchando para cada partida en el botón de las tres rayas.

4.- Coordinador o Configurador crean las Subpartidas necesarias. Las subpartidas pueden crearse de dos maneras:
a) En Configuracion > Subpartidas
b) Directamente al crear una línea de presupuesto, escribiendo el niombre de la nueva Subpartida en la caja de Subpartida.

Ambos métodos son equivalentes y no hay ninguna diferencia entre las subpartidas creadas de una forma o de otra. Cada subpartida debe quedar enlazada con la Partida a la que pertenece.

5.- Coordinador o Configurador pueden modificar sin restricciones cualquier partida o subpartida del Proyecto. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.

6.- Coordinador o Configurador pueden eliminar cualquier Partida o Subpartida del Proyecto siempre que no tenga ningún dato económico asociado, es decir, que no se le haya imputado ninguna línea de presupuesto ni gasto. Si ha sucedido esto, es necesario previamente eliminar ese gasto o presupuesto. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.

7.- Coordinador o Configurador pueden crear cualquier Partida o Subpartida que necesiten. Para las primeras, deben volver a pedir a Administración GONG que les cree la Partida de Sistema correspondiente (punto 2) y enlazar posteriormente la
nueva Partida del Proyecto con la nueva Partida del Sistema (punto 3). Para las segundas no hace falta nada de Administracion GONG. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.

No.

Para modificar las Partidas os Subpartidas de un proyecto y la relación entre Partidas de Financiador y Partidas de Sistema desde Excel, es necesario usar el mecanimso que existe en GONG específicamente diseñado para ello en Configuración > Exportación de Partidas y Subpartidas y en Configuración > Importación de Partidas y Subpartidas.

La mecánica que debería seguirse sería simlar a esta:

a) Exporta Partidas o Subpartidas
b) Modificar la Hoja de Excel creada
c) Importar la HOja de Excel modificada

Cuando se exportan Gastos o Presupuesto, GONG genera una segunda hoja, de nombre Datos de Proyecto que contiene los metadatos del proyecto usados para la exportación y que no puede modificarse. Esta segunda hoja es utilizada por el sistema exclusivamente para comprobar que los datos puestos en la primera hoja, si son modificados ()ésto sí pueden modificarse si se respeta el formato existente), son válidos pero no para modificar Partidas, Subpartidas o sus relaciones (ni ningún otro elemento de esta segunda Hoja).

Añadir un nuevo 'Agente' significa dar de alta un nuevo 'actor' en el sistema. Puede ser necesario, por ejemplo, para inserir una nueva delegación de nuestra organización, o bien si tenemos un nuevo financiador. Éstos deben ser informados en la Administración de GONG para que estén disponibles en los proyectos o convenios.

Para hacerlo, tendremos que ir a:

Administración del Sistema >> Agentes

Y desde esa sección nos dirijiremos al icono del '+' para dar de alta ese nuevo 'actor' del sistema.

En la ventana emergente que nos aparecerá, tendremos que informar las siglas bajo las cuáles reconoceremos a ese nuevo 'agente' del sistema (por ejemplo las siglas del financiador), el nombre completo del mismo y también será necesario informar a GONG si se trata de un Agente 'implementador', 'financiador', o bien puede ser las dos cosas.

Para vincular un usuario/a del sistema a un proyecto en concreto, tenemos varias formas en GONG. Una de ellas es desde la sección:

Administración del Sistema >> Usuarios

Y desde allí, a través del icono de las 'tres líneas', podremos consultar a qué proyecto/s cada usuario tiene acceso y añadir nuevos, si fuera necesario.

Además de esa forma, se pueden añadir usuarios/as desde el propio proyecto y también incluyéndolos en grupos.

El término 'Agentes', que se muestra en algunos elementos de GONG, se refiere a delegaciones, financiadores, sede, etc.....es decir, a aquellas identidades o actores que juegan un papel determinado en el proyecto o convenio.

Existen 2 tipologías de 'Agentes': (1) Financiadores y (2) Implementadores.

Las mismas no son excluyentes, pero cuando asignadas a un actor del proyecto sí condicionan su papel en el mismo. Por ejemplo, al marcar un 'Agente' como 'implementador', será posible imputarle gastos como responsable de los mismos. Es el caso, por ejemplo, de las delegaciones de una organización que, en GONG, son 'implementadoras': responsables de gasto, centros de coste...