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En los proyectos de cooperación internacional es habitual tener que trabajar con más de una moneda al mismo tiempo. Sea porque tenemos una contraparte en un país del Sur o bien porque nuestro equipo de expatriados va a realizar gastos en la moneda local, muchas veces necesitamos disponer de herramientas de registro y gestión de esa particularidad. Al final, es muy útil disponer de información exacta, si es necesario en tiempo real, de la situación económica de nuestro proyecto.
En GONG, a lo largo de los años de trabajo con las ONGs que forman nuestra comunidad, hemos desarrollado una serie de configuraciones, de menús y de opciones que nos permiten llevar esa gestión de una forma relativamente sencilla (porque, no lo vamos a negar, es un asunto complejo) y muy práctica, pero sobretodo, pensada por y para nuestra realidad de proyectos, programas, convenios y POAs.
Empezando
Para empezar, tenemos que tener en cuenta en qué divisa nos será exigida la rendición de cuentas. Si nuestro financiador es de la Unión Europea, lo lógico es que sea en Euros, pero en Brasil, por ejemplo, podréis tener que rendir cuentas en Euros, en Reales, en Dólares, etc. La primera pregunta por tanto es: ¿en qué divisa voy a rendir cuentas a mi financiador?
Una vez respondida esa cuestión, podremos ya informar la moneda principal del proyecto o convenio y que será la que, por defecto, GONG nos mostrará en todas las consultas, resúmenes e informes. Luego, evidentemente, será posible alternar entre las diversas divisas que intervienen en el convenio o proyecto.
Configurando las tasas de cambio
El valor de la tasa de cambio es la base para las conversiones entre las diversas monedas y es muy importante que esté bien informada en el sistema.
No obstante, como sabéis, en los programas y/o proyectos intervienen siempre dos tasas de cambio para cada divisa:
1) La usamos para calcular el presupuesto del proyecto, o sea que será nuestra referencia a lo largo de todo el proyecto.
2) La usamos para ver los gastos en distintas divisas, pero que normalmente varía ¡Cada vez que nos hacen un pago!
Así que una cosa es la previsión, lo aprobado, nuestra referencia; y otra los pagos que vamos haciendo con los desembolsos sucesivos. Esa particularidad, la podemos considerar en GONG y así podremos hacer esos cálculos muy fácilmente.
Una tasa de cambio para el presupuesto
La tasa de cambio del presupuesto es muy fácil de informar en el sistema pues, normalmente, es un valor fijo, definido en el momento en que nos aprueban el convenio. Si es así sólo tendremos que entrar en el menú de configuración del proyecto/convenio e introducir el valor acordado en el contrato. Desde ese momento, ya podremos consultar el presupuesto en todas las divisas que intervengan, de forma que podemos informar a las contrapartes de cuánto es su parte del presupuesto en la moneda local, por ejemplo.
Varias tasas de cambio (automáticas) para los gastos
Las singularidades empiezan en las tasas de cambio que varían a lo largo de la vida del convenio/proyecto, pero para ello GONG también tiene una solución que nos facilitará los cálculos: cada vez que registremos un ingreso de nuestro financiador o un envío de dinero a nuestras contrapartes, GONG, automáticamente, aplicará el tipo de cambio resultante a los gastos que vayamos a imputar a ese movimiento.
Además, si fuera necesario, GONG también permite que asignemos un tipo de cambio fijo para los gastos de un convenio/proyecto, o bien para un deteminado rango de fechas. De esta forma cubrimos todas las posibilidades de cálculo, sea cual sea la orientación de nuestro financiador.
Como siempre, no dudéis en decirnos si esta solución os ayuda y si pensáis que podríamos desarrollar nuevas funcionalidades que os faciliten el trabajo a info@gong.es
¡Juntos y juntas, hacemos Tercer Sector!
