Software desarrollado por 
Una de las tareas habituales en la gestión de los proyectos o convenios que tenemos es conciliar los movimientos devengados, sean gastos o pagos, con el extracto bancario o con nuestras cuentas de caja.
Saber cuál es exactamente la posición financiera de nuestro proyecto, convenio o POA puede ser vital para ejecutar bien las actividades, para comunicarnos eficientemente con nuestro equipo o contrapartes y, claro, para poder hacer una rendición de cuentas sin problemas.
Como todas esas particularidades forman parte de la gestión habitual de un proyecto o convenio, las diferentes organizaciones que formamos GONG hemos desarrollado algunas soluciones al respecto. Entre ellas, (y que veremos en otros posts) destaca el resumen “Arqueos de caja/cuenta” que tenemos disponible en todos los proyectos y (eso es importante), en todos los Agentes (centros de coste, delegaciones).
Dentro de cada proyecto o dentro de cada Agente, sólo tendremos que acudir a ese resumen para disponer de un “extrato” con los movimientos de las cuentas vinculadas a ese proyecto, convenio o delegación.
Para aprovechar al máximo esa funcionalidad y poder llevar un seguimiento minucioso de las cuentas, es recomendable que sigamos una serie de orientaciones generales.
1. Introducir en GONG todas las cuentas con las que nuestra organización trabaja: sean cuentas bancarias, cuentas de caja o incluso cuentas que utilizamos para gestionar adelantos (por ejemplo, para viajes). Informando todas las cuentas podremos gestionar sus movimientos vía GONG, centralizadamente, evitando duplicidad de información y de trabajos, y de forma automática.
2. Define nombres de cuentas estandarizados. En GONG podemos identificar las cuentas usan su número bancario (IBAN, Swift, etc), pero también podemos darle un nombre que nos resulte más fácilmente identificable, incluso creando un sistema estandarizado de identificación de cuentas del sistema. Pensando que no siempre seremos las mismas personas las que tendremos acceso a las cuentas, es importante darles un nombre “familiar” o establecer una codificación estándar, reconocible por todas/os en nuestra organización.
3. Verificar siempre los usuarios que tienen permisos de acceso a las cuentas. Sí, en GONG, lógicamente, las cuentas pueden tener autorizaciones de acceso diferentes. De esta forma un usuario podría, por ejemplo, ver el proyecto o convenio en el que se encuentra, pero no gestionar las cuentas del mismo. Podría ser el caso de un técnico de proyecto por ejemplo, al que queremos incluir en su proyecto, que se sienta partícipe del mismo, pero que no es recomendable que tenga acceso a la gestión de cuentas del sistema. Para eso, sólo tenemos que ir al menú de Administración de GONG y definir exactamente los permisos que queremos asignar a cada cuenta y las personas que tendrán acceso a las mismas.
Como siempre, no dudéis en decirnos si esta solución os ayuda y si pensáis que podríamos desarrollar nuevas funcionalidades que os faciliten el trabajo.
