Cómo enviar las facturas al financiador desde GONG

Una de las tareas habituales en nuestro trabajo es el envío de las facturas, de recibos o de comprovantes de gasto a nuestros financiadores. Por un lado, tenemos que registrar y llevar el orden de los gastos que vamos haciendo y, por otro, tener la certeza de que tenemos los documentos que sustentan esos gastos. Para quien no lo ha hecho nunca parece sencillo, pero sabemos que al final no lo es, sobretodo cuando gestionamos proyectos o convenios con contrapartes que están lejos, con varias personas haciendo gastos al mismo tiempo, etc.

Empezando

Para ayudarnos un poco en esa tarea, en GONG podemos “subir” cada unos de los documentos de gasto, vincularlos al mismo e irlos almacenando en el propio sistema para, después, bajarlos todos juntos y poder enviarlos al financiador. Ordenados, en una única carpeta y con su correspondiente listado.

Lo único que tendremos que hacer es registrar cada gasto normalmente y anexar al mismo su documento correspondiente escaneado, fotografiado, en formato pdf o cómo lo tengamos.

Hay organizaciones que adoptan un lema de trabajo para ese procedimiento: pagué el gasto - lo informé en GONG - Subí el documento, todo en el mismo momento. Así, el proceso de anotar un gasto no está completo hasta que se termina de subir el documento!. Es una idea.

Bajando los gastos para el informe de seguimiento.

Una vez hemos subido los comprovantes de gasto al sistema, al lado de cada línea correspondiente, veremos que el icono del “cuaderno” cambia de color. Así sabremos que ese gasto contiene un documento demostrativo.

Ahora, sólo nos queda utilizar el gestor documental de GONG para bajar a nuestro ordenador una carpeta que contenga todas las facturas y enviarla al financiador.

Para poder hacer los informes, además, podemos pedirle a GONG que nos genere una carpeta con los documentos entre unas fechas determinadas, que se ajustarán perfectamente al listado de gastos que hemos ido introduciendo en el sistema.

Ahora, sólo tendremos que anexar la carpeta con las facturas al informe y, listos. Un poco más fácil, ordenado y sin riesgo de que se pierdan documentos por el camino!

Como siempre, no dudéis en decirnos si esta solución os ayuda y si pensáis que podríamos desarrollar nuevas funcionalidades que os faciliten el trabajo.