Nueva planificación y seguimiento mensual del presupuesto y ejecución de proyecto

Hasta ahora, GONG contaba con una única modalidad para organizar la planificación mensual del presupuesto de proyecto dentro de la formulación del presupuesto, permitiendo distribuir el gasto mensual de cada línea de presupuesto por separado. Esta planificación se mostraba agrupada en el "Resumen de previsión de gastos mensuales", donde era posible visualizar el presupuesto del proyecto detallado por meses y compararlo con el gasto total mensual. Sin embargo, este resumen no mostraba el detalle del gasto por cada línea.

Tras un análisis y trabajo conjunto con varias organizaciones de la comunidad, se detectó que esta funcionalidad presentaba limitaciones tanto de usabilidad como de visualización, dificultando especialmente actualizar o replanificar los presupuestos de proyecto, y se ha diseñado y desarrollado una nueva forma de gestión presupuestaria más detallada dentro de la formulación de los proyectos, titulada "Presupuesto Mensual", además de mejorarse el detalle del "Resumen de previsión de gastos mensuales".

1. Presupuesto mensual

Esta nueva funcionalidad permite una mayor claridad para ver el reparto global del presupuesto y su distribución mensual a lo largo del proyecto.

• Poder importar el reparto mensual del presupuesto por actividades
• Facilitar los procesos de replanificación y ajuste presupuestario con mayor flexibilidad y precisión.

1.1 Informe del presupuesto mensual

La nueva vista de resumen mensual ofrece un mayor detalle y opciones para el control y análisis del presupuesto.

Este resumen desglosa, dentro de cada actividad, sus líneas presupuestarias, detallando para cada una su subpartida, el implementador responsable y la distribución del presupuesto por mes a lo largo del proyecto.

Existen dos modalidades de visualización:

• Presupuesto mensual sin cofinanciación separada: muestra un único importe para cada mes.
• Presupuesto mensual con cofinanciación separada: divide y muestra el importe del financiador principal y la cofinanciación.

Además, el resumen puede filtrarse por implementador y/o partida del proyecto y la organización, lo que facilita un seguimiento más completo y ajustado a las necesidades de gestión durante toda la etapa del proyecto.

1.2 Planificación y replanificación del presupuesto

Existen tres formas de planificar y replanificar el presupuesto, que no son excluyentes y que pueden combinarse:

1.2.1 Importación/exportación del reparto mensual por actividades.

Para facilitar una actualización de datos fácil y ágil, ahora es posible exportar e importar la planificación mensual desde una hoja de cálculo (.xlsx). Esta hoja debe seguir un orden específico para que el sistema pueda interpretarla correctamente, como ocurre en el resto de importaciones de GONG.

1.2.2  Sincronizar el detalle mensual con el cronograma de actividades.

Para asegurar la coherencia entre planificación técnica y presupuestaria, el sistema, a través de seleccionar esta opción, distribuye automáticamente el presupuesto de cada línea entre los meses que se hayan configurado en el cronograma de planificación de actividades del proyecto.

1.2.3 Replanificación automática del presupuesto ajustada al gasto real.

Con esta opción, el sistema realiza una replanificación automática del presupuesto, asignando a cada línea presupuestaria (subpartida, implementador y actividad) el gasto real registrado en los meses previos a la fecha de actualización. El presupuesto no ejecutado se redistribuye en los meses siguientes, de acuerdo con el cronograma de actividades.

1.3 Aplicación de la planificación mensual al presupuesto por partidas

Una vez realizada o bien la importación del reparto mensual por actividades o bien la re-planificación del presupuesto mensual, es necesario aplicarla también a la planificación presupuestaria por partidas. Para ello, basta con hacer clic en el botón "Transferir detalle mensual al presupuesto por partidas". Una vez realizado es posible ver el reparto en diferentes vistas:

• "Presupuesto por partidas"
• "Presupuesto Mensual"
• "Resumen de previsión de gastos mensuales": seleccionando el filtro "Partidas del proyecto"

2. Resumen de previsión de gastos mensuales

También se han realizado mejoras en el Resumen de previsión de gastos mensuales, que ahora permite ver en detalle, mes a mes, el presupuesto asignado, el gasto ejecutado y el monto pendiente para cada actividad o partida del proyecto.