AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

En todos los proyectos o convenios, intervienen dos grupos de tasas de cambio: la tasa de cambio sobre la que se calcula el presupuesto, y que suele ser fija y determinada por el financiador, en el momento que aprueba el proyecto. Y la tasa de cambio de la ejecución del proyecto, que varía a lo largo del tiempo, y que cuenta con diferentes formas de cálculo en función de la política de cada financiador.

En GONG, podemos definir la tasa de cambio del presupuesto, con un valor fijo que nos ayudará a calcular a ver el presupuesto en las diferentes monedas que intervengan. Y también definir varios métodos de cálculo para las tasas de cambio de los gastos:

1) El primer método es un cálculo manual. Es decir, nosotros introduciremos el tipo de cambio que tiene que aplicarse a ese proyecto en un determinado rango de fechas. En el caso que se vaya a aplicar el mismo tipo de cambio para todo el proyecto, simplemente informaremos el rango de fechas completo del mismo.

2) El segundo método de cálculo que GONG contempla es el cálculo de la media ponderada. Es decir, el sistema calculará el tipo de cambio aplicable a los gastos de determinado periodo en función de los diferentes tipos de cambio obtenidos en las transferencias (o subvenciones) enviadas (o recibidas) en las diferentes monedas. En ese caso, simplemente iremos informando al sistema de los movimientos económicos en nuestro proyecto o convenio y, en función de los mismos, se irá calculando el tipo de cambio de los gastos.

3) Finalmente, el sistema permite “forzar” una determinada tasa de cambio para un gasto en concreto. Ese caso, esa cambio tendrá que ser informado en el momento del regitro de ese gasto concreto, ya desde el menú de ejecución económica>>gastos.

GONG permite gestionar las fechas en las que tenemos que enviar los informes a los financiadores. Además, podremos definir tareas específicadas para cada informe y asignarlas a los diferentes miembros del equipo de trabajo, para que podamos cumplir con el informe de forma satisfactoria.

Informando ese dato en el momento de configurar un proyecto, GONG se encargará de recordárnoslo en la página de inicio de la aplicación, indicando de la forma gráfica y muy visual el tiempo que falta hasta la fecha.

Además, desde el menú de configuración del proyecto, en el submenú “etapas y periodos”, podemos gestionar las tareas vinculadas a esos informes y bloquear los gastos correspondientes para que no se puedan alterar pasada la fecha del mismo.

Al lado de cada uno de los periodos configurados, encontramos la barra de iconos típica de GONG. De ellos, los más destacables son el lápiz, desde el que podremos editar las fechas definidas para los informes y también "cerrar gastos del periodo" para salvaguardar los datos. Y el icono de las tres líneas, que nos permitirá asignar las tareas para este informe entre los diversos usuarios que participen en él.

Para añadir un nuevo recurso que entra en el proyecto una vez iniciado, es necesario registrarlo como una modificación del mismo. Es decir, se informará en el sistema de la nueva aportación cantidad introducida con posterioridadm cómo si se tratara de un nuevo presupuesto, modificando el anterior.

A efectos de registro de caja o de flujo en las cuentas, se informará de la transferencia de esta nueva aportación recibida en la sección de movimientos, dejando constancia en el seguimiento ecónomico del movimiento y la fecha en que sea recibida en las cuentas del proyecto.

Empezando

Para ayudarnos un poco en esa tarea, en GONG podemos “subir” cada unos de los documentos de gasto, vincularlos al mismo e irlos almacenando en el propio sistema para, después, bajarlos todos juntos y poder enviarlos al financiador. Ordenados, en una única carpeta y con su correspondiente listado.

Lo único que tendremos que hacer es registrar cada gasto normalmente y anexar al mismo su documento correspondiente escaneado, fotografiado, en formato pdf o cómo lo tengamos.

Hay organizaciones que adoptan un lema de trabajo para ese procedimiento: pagué el gasto - lo informé en GONG - Subí el documento, todo en el mismo momento. Así, el proceso de anotar un gasto no está completo hasta que se termina de subir el documento!. Es una idea.

Bajando los gastos para el informe de seguimiento.

Una vez hemos subido los comprovantes de gasto al sistema, al lado de cada línea correspondiente, veremos que el icono del “cuaderno” cambia de color. Así sabremos que ese gasto contiene un documento demostrativo.

Ahora, sólo nos queda utilizar el gestor documental de GONG para bajar a nuestro ordenador una carpeta que contenga todas las facturas y enviarla al financiador.

Para poder hacer los informes, además, podemos pedirle a GONG que nos genere una carpeta con los documentos entre unas fechas determinadas, que se ajustarán perfectamente al listado de gastos que hemos ido introduciendo en el sistema.

Ahora, sólo tendremos que anexar la carpeta con las facturas al informe y, listos. Un poco más fácil, ordenado y sin riesgo de que se pierdan documentos por el camino!

Para asignar una tarea a otro usuario de GONG, iremos a la página inicial de GONG y, allí, situaremos el ratón encima del rótulo "Vista general" para poder ver el Menú "Tareas" (la segunda opción del desplegable). Haciendo click sobre ese menú, accederemos a las opciones de alta, baja y/o modificación de tareas.

Para dar de alta una nueva tarea, simplemente le daremos al icono "+" y se nos abrirá una ventana para asignar una tarea a cualquiera de los usuarios de GONG.

A partir de ese momento, la tarea que hayamos asignado aparecerá en la página incial del sistema, tanto del nuestro (como asignadores) como de la persona a la que hemos puesto la tarea.

Una vez dada de alta si está activado, llegará una notificación automática al ususario asignado.

El seguimiento de la tarea y su ejecución podrá seguir en el sistema y también a través del sistema de notificaciones.

Para entrar en GONG sólo tenemos que escribir la dirección URL de la instancia de nuestra organización e inserir el nombre de usuario y contraseña que nos hayan asignado.

Para tener usuario y contraseña debe dirigirse a los responsables de GONG en su organización.

Para subir cualquier documento general a un proyecto (como el formulario aprobado, el presupuesto en Excel, etc.), tenemos que ir al Menú "Documentos" dentro del proyecto en el que vayamos a subir el documento.
Desde ese menú, sólo tendremos que apretar el botón "+" situado en la derecha de la pantalla e indicarle al sistema qué documento queremos subir.

Cuidado: El campo "Descripción" (del documento) es obligatorio y, además, conviene etiquetar el documento correctamente para que después sea más fácil encontrarlo.

La forja es el espacio web donde se centraliza el trabajo de desarrollo de la herramienta, y en donde podemos participar de su construcción. Aunque no seas un profesional de las nuevas tecnologías también te interesa conocer la forja, y utilizarla. Puedes acceder a la forja de GONG aquí:

https://gong.org.es/projects/gor

En este espacio encontrarás:

- Información de las próximas versiones (planificación).

- Puedes ver también las peticiones pendientes, e incluir nuevas tu mismo (peticiones).

- También puedes ver la documentación general técnica en el wiki de dicha forja.

En el primer caso, Cuadro de Mando contabiliza todas las líneas de presupuesto.

En el segundo contabiliza solamente aquellas que tienen Actividades asginadas y que sean actividades NO globales. Si en un proyecto hay actividdes globales (que no pertenecen a ningún Objetivo Específico) y líneas de presupuesto no totalmente asignadas a actividades, ambos valores pueden ser diferentes.

Esto puede suceder por dos razones:

La primera es que un mismo proyecto puede existir en varios Estados o Provincias. Cuando se ven los datos a nivel Estado o Provincia, el proyecto aparece en cada uno de los Estados o Provincias en lso que se ejecuta. Sin embargo, al ver los datos a nivel País, como el proyecto es el mismo, tan sólo aparece una única vez para todo el páis.

La segunda razón es que puede haber proyectos asignados a un país que no estén asignados a ningún Estado o Provincia. Cuando al informaciuón se ve para todo el país, ese proyecto sí contabiliza. Cuando la información se ve para cada uno de los Estados o Provincias, ese proyecto no contabiliza y desaparece del mapa.