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AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

Presentación GONG

¿Cómo hacer el monitoreo o seguimiento técnico de las actividades de un proyecto o convenio?

Reportar periódicamente la evolución de las actividades de un proyecto (o convenio) nos ayuda a mantener un registro digital de su nivel de ejecución a lo largo de la vida del proyecto. Nos será muy útil para el seguimiento interno del proyecto -para que no quede alguna actividad sin hacer-, pero también como subsidio en el momento de elaborar los informes de seguimiento técnico al finanaciador.
Se acabó preguntar o tener que recordar qué se hizo de esa actividad; salir recolectando información o documentos para justificarla, etc....GONG facilita, sistematiza y organiza ese trabajo, permitiendo realizar mediciones y/u observaciones constantes de la actividad. Todos esos registros quedan almacenados en el sistema para su posterior uso.

Tenemos, además, dos formas de hacerlo, una de ellas muy rápida y desde el menú general del proyecto:

1) Ejecución Técnica >> Elegimos el resultado al que corresponde la actividad >> Seleccionamos la actividad que vamos a reportar y le damos al icono de la "lupa" para incorporar un nuevo registro o información del avance de la misma. Además, GONG nos permite informar la fecha en la que se realiza el reporte y el porcentaje de cumplimiento de la actividad que se alcanza en ese momento.

2) Desde la pantalla principal de cada proyecto, podemos simplemente hacer click sobre la barra que muestra la evolución del porcentaje de actividades cerradas y GONG nos llevará a una pantalla en la que veremos todas las actividades previstas en el proyecto. Desde los iconos al lado de cada una de ellas, podremos hacer las anotaciones de monitoreo correspondientes (y también anexar documentos a las mismas, etc).
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7. Gestión de proyectos: Ejecución Técnica

¿Cómo puedo adjuntar documentos o imágenes justificativos de la realización de una actividad?

Para poder subir a GONG los documentos que sirvan de justificación de la realización de una actividad prevista en el proyecto o convenio, tenemos que ir a esa actividad y en los iconos que aparecen a su derecha hacer click en el icono del "cuaderno".
En ese momento, GONG nos pedirá que elijamos el archivo que queremos subir y lo anexará a la actividad seleccionada.
Podemos subir tantos documentos como sean necesarios, a fin de disponer de un archivo digital del proyecto o convenio.
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9. Gestión de proyectos: Documentos

¿Qué tipo de documentos podemos subir y almacenar en GONG?

En GONG podemos almacenar, clasificar y descargar cualquier formato de documento. No hay restricciones. Sean documentos justificativos de gastos en pdf, doc o xls; documentos que demuestren la realización de las actividades, como jpg, png, etc., todos pueden subirse a GONG, etiquetarse para su posterior búsqueda y descargarse a nuestro equipo para su uso fuera del sistema si fuera necesario.
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12. Gestión Documental

¿Qué formas de soporte y/o ayuda ofrece GONG?

GONG ofrece varios tipos y recursos de ayuda para que te sea fácil utilizar toda la potencia del sistema:

1) Manuales descargables, en pdf.
2) Página de "Preguntas frecuentes" actualizada a partir de casos reales que nos plantean las organizaciones.
3) Ayudas textuales en cada una de los menús del sistema, que nos explican las funcionalidades existentes (y que, además, cada organización puede personalizar en función de sus particularidades!)
3) Una "Forja" en la que se centraliza el trabajo de desarrollo de la herramienta, y en donde podemos participar de su construcción.
4) Un equipo de profesionales com amplia experiencia y disponibilidad que se ajusta a un modelo de negocio basado en el trabajo muy próximo con las organizaciones que utilizan GONG: soporte via email y/o whatsapp.
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¿Cómo entro en GONG?

Para entrar en GONG tan sólo es necesario escribir la dirección la instancia de tu organización en el navegador que utilizes habitualmente. En la página inicial del sistema podrás introducir el nombre de usuario y contraseña que previamente te habrán facilitado lxs responsables de tu organización.

La entrada y la navegación por GONG es igual que para cualquier otra página web, ya que el sistema se ejecuta en los navegadores habituales y sin que sea necesaria ninguna instalación.
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¿Tengo que instalar GONG en mi ordenador?

No es necesario. Existen dos formas de usar GONG:

1) Utilizarlo como un sistema 'en la nube', ofrecido por Semilla de Software Libre y al que podremos acceder a través de una dirección URL (como a cualquier otra página web) que Semilla nos proveerá. El acceso se dará a través del nombre y contraseña que definamos después del proceso de contacto y configuración del sistema con su organización.

En ese caso, Semilla de Software Libre se encarga del mantenimiento, de la disponibilidad y de la seguridad de los datos, a través de su equipo especializado y con más de 15 años de experiencia.

2) Bajarlo gratuítamente e instalarlo por nuestra cuenta en los servidores de nuestra ONG. Para ello necesitaremos conocimientos informáticos avanzados y, posteriormente, un trabajo de configuración del sistema a las particularidades de nuestra organización. Debemos tener en cuenta que se trata de un sistema de información gerencial alrededor del cual pivota una buena parte de los datos de nuestros proyectos y convenios y, por tanto, a pesar de que se a posible, no recomendamos esta opción.
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¿Dónde se guardan las informaciones de GONG?

Nuestra infraestructura cuenta con servidores físicos para alojar las instancias de GONG en diferentes lugares de la UE, por lo que ante posibles accidentes en alguno de los Datacenter, contamos siempre con un respaldo que nos permite una rápida recuperación. Por eso, las instancias de GONG, y bases de datos se encuentran en Helsinki (Finlandia) y las copias de seguridad en Gravelines (Francia).

Las copias de seguridad se realizan cada 24-36 horas de todos los datos que se hayan introducido en cada instancia de GONG, de forma que toda la informacion que se va introduciendo, cuenta siempre con un respaldo en nuestros servidores. Además, semanalmente, realizamos una copia de seguridad de toda cada instancia con hasta un año de antigüedad, de forma que toda la aplicación se mantiene guardada y segura.

Además contamos con varios procesos de mantenimiento y protección de los servidores:

Sistema de cortafuegos (firewalls)
Sistema de detención de intrusos
Protección contra ataques distribuidos de denegación de servicio (DDoS)
Aplicación oportuna de actualizaciones, correcciones de errores y parches de seguridad
Procesos de pruebas previas a la actualización
Análisis periódicos de la seguridad del servidor
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¿Hasta qué punto GONG es flexible y se adapta a las particularidades de mi organización?

Una de las principales virtudes de GONG es precisamente el alto grado de personalización que permite. De hecho, GONG ya nace dentro de un consorcio de organizaciones del Tercer Sector bastante diferentes, así que el requisito de flexibilidad era imprescindible y se encuentra en la propia lógica del sistema.

A pesar de que ya viene con una pré-configuración estandar que se adapta a muchas ONGs, podemos personalizar -entre otros- los siguientes parámetros::

- Países en los que trabajamos
- Áreas geográficas
- Áreas de actuación
- Datos de los proyectos
- Datos de los agentes (actores) que intervienen
- Estados de las tareas
- Etiquetas documentales
- Etiquetas técnicas
- Indicadores Generales de la organización
- Sistema de marcado de gastos
- Sistema de marcado de movimientos y transferencias
- Monedas
- Partidas de gastos
- Partidas de ingresos
- Tipo de cálculo de la Tasa de Cambio
- Permisos de usuarios/as para cada menú del sistema
- Códigos de los proyectos
- etc...
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2. Administración del Sistema
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¿Cuántas carpetas de documentos ('espacios') puedo tener para cada proyecto?

El número de carpetas es infinito y, por tanto, puedo definir el modelo de carpetas ('espacios') que mejor se adapte para los proyectos de mi organización. Para ello, sólo tendré que dar de alta cada 'espacio' de documentación en:

Administración del Sistema >> Espacios
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9. Gestión de proyectos: Documentos
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¿Qué son los 'Espacios' de GONG?

Llamamos 'Espacios' a las diversas estructuras de carpetas que podemos definir para toda nuestra organización dentro de GONG.

Por defecto, en GONG, podemos crear nuestro propio sistema de carpetas ('espacios') para guardar:

- La documentación general de nuestra organización.
- La documentación relativa los proyectos o convenios.
- La documentación de las delegaciones o sucursales que tengamos.
- La documentación específica de nuestros financiadores.
- Los documentos relativos a los países donde actuemos.

Para cada uno de esos bloques de información, podemos crear un sistema de carpetas que, de forma estandarizada, nos permita guardar de forma digital toda la información de nuestra organización.
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12. Gestión Documental
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Qué es GONG

Software libre de gestión para organizaciones de desarrollo y cooperación creado por Semilla de Software Libre
junto a un grupo de organizaciones del tercer sector, con el apoyo de varias instituciones públicas españolas (Cenatic, AECID, Red.es).

GONG es GESTIÓN FÁCIL Y EFICIENTE DE PROYECTOS

Resúmen de gasto en GONG
Justificación e informes

- Resúmenes y cuadros en el formato solicitado por el financiador, utilizando su misma estructura de partidas, para poder visualizar el estado del proyecto de una forma rápida y confiable, teniendo información de su situación en el momento que sea necesario.

- Informes de monitoreo estandarizados que permiten tener una visión de conjunto de los proyectos y también de las delegaciones, sucursales, sede, etc.

- Accesible desde cualquier lugar, ordenados y en un click, para facilitar la rendición de cuentas entre delegaciones y con el financiador.

Seguimiento técnico de objetivos especificos y resultados en GONG
Gestión técnica

- Planificación técnica/descriptiva del proyecto, informando de los objetivos, los resultados, los indicadores, las actividades, fuentes de verificación, etc.

- Posibilidad de registros de actividades por fechas y seguimiento del porcentaje de realización de las mismas.

- Monitoreo de los indicadores definidos, a partir del marco cero y en una misma ventana intuitiva y de fácil manejo.

- Anexo de fuentes de verificación y documentos (informes de actividades, fotografias, etc.) de las actividades que se van realizando

Control de gastos en GONG
Gestión ecónomica

- Registro estandarizado de todos los gastos de proyectos anuales o plurianuales, con posibilidad de subir las facturas al propio sistema. 

- Imputación de los gastos por partida, por actividad y/o por financiador, e incluso de aquellos que son cofinanciados.

- Control de los ingresos (pagos), de las transferencias y de los movimientos financieros que se producen a lo largo del ciclo de los proyectos.

- Posibilidad de monitorear las cuentas bancarias de los proyectos, y también de las delegaciones o de la sede, incluyendo la gestión de adelantos si fuera necesario, de una forma centralizada, ordenada y transparente.

 

Pantallazo de GONG con la elaboración de la matriz del proyecto
Elaboración

- Elaborar la matriz de manera ordenada y con una secuencia lógica

- Construir el cronograma de forma visual e intuitiva

- Definir los indicadores marco cero, intermedios y finales; además de elaborar el presupuesto por partidas o por actividades e incluso poder hacer una previsión mensual de gastos, si fuera necesario.

- Configurable todo ello a nivel de de proyecto plurianual (convenio o POA) o proyecto anual, además de por país, región o municipio y/o por sector de población atendida, área de intervención, etc.

- Posiblidad de gestionar proyectos multidivisa gracias a la aplicación automática de las tasas de cambio.

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Por qué usar GONG

Porque es un Software

Gong es Software propio

Propio

El único software del mercado hecho por y para el sector de la cooperación por un grupo de organizaciones

GONG permite organizar y ordenar la organización

Organizado

Permite ordenar y estandarizar la información y procesos de la organización y ahorrar tiempo en la realización de informes.

GONG integra en único sistema las diversas áreas de la organización

Centralizado

Integrando las diversas áreas de la organización en un único sistema, centralizado y seguro que evita la pérdida de información.

GONG es web

Web

Acesible desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. Sin necesidad de instalaciones locales.

GONG es configurable y personalizable

Personalizable

Permite ser configurado según las características de cada organización, adaptándose a sus necesidades, filosofía y métodos.

GONG es un software vivo

Vivo

Al ser un software usado activamente varias organizaciones, se implementan constantes mejoras y correcciones.

GONG es software libre

Libre

Desarrollado en Software Libre lo que lo hace coherente con el Tercer Sector y adecuado a sus necesidades.

GONG es software seguro

Seguro

Al ser una aplicación centralizada, en la nube solo existe una versión de la información que será homogénea, única, inmediata y segura.

¿Quiéres usar GONG?

Desde Semilla de Software Libre te facilitamos y acompañamos en el proceso para que tu organizacion empiece cuanto antes a
aprovechar las ventajas de utilizar GONG como herramienta de gestión.

Conoce GONG

En dos sencillos pasos

1. Solicita una presentación

Te presentamos GONG, ya sea de forma presencial o por videoconferencia, en solo una hora, haciendo un recorrido completo para que tengáis una visión global de todas sus funcionalidades.

2. Solicita una instancia

Una vez realizada la presentación si continuáis interesandas/os en GONG preparamos y os damos acceso a una instancia con parte de la información real de uno de vuestros proyectos

Novedades GONG

Gestión ONGs
Soporte
19-09-2022
Mostramos como GONG permite controlar el presupuesto de la organización, su gasto total, pudiendo ver su asignación a los proyectos,etc.
Nueva forma de ordenar todos los gastos de proyecto
12-07-2022
Presentamos la nueva numeración de gastos para ordenarlos de cara al financiador

Quiénes usan GONG

La Comunidad GONG está integrada por las organizaciones que usan, apoyan y financian GONG. Esta comunidad es la que
crea, mantiene y dirige el proyecto, siendo la mejor garantía de futuro para GONG.

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