AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

Llamamos 'Espacios' a las diversas estructuras de carpetas que podemos definir para toda nuestra organización dentro de GONG.

Por defecto, en GONG, podemos crear nuestro propio sistema de carpetas ('espacios') para guardar:

- La documentación general de nuestra organización.
- La documentación relativa los proyectos o convenios.
- La documentación de las delegaciones o sucursales que tengamos.
- La documentación específica de nuestros financiadores.
- Los documentos relativos a los países donde actuemos.

Para cada uno de esos bloques de información, podemos crear un sistema de carpetas que, de forma estandarizada, nos permita guardar de forma digital toda la información de nuestra organización.

Para modificar los datos de una convocatoria, tendremos que acudir a la Sección de Administración del Sistema y, en ella, al Menú 'Convocatorias'.

Una vez veamos la pantalla en la que GONG nos muestra todas las convocatorias a las que nos hemos presentado, sólo tendremos que hacer click en el icono del lápiz y se nos abrirán los datos de esa convocatoria.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Además, la pantalla desde donde podemos gestionar las convocatorias, nos oferece varios filtros (en la parte inferior) para seleccionarla con mayor rapidez.

Para ver qué proyecto o proyectos hemos presentado dentro de una convocatoria, tendremos que acudir a la Sección de Administración del Sistema y, en ella, al Menú 'Convocatorias'.

Una vez veamos la pantalla en la que GONG nos muestra todas las convocatorias a las que nos hemos presentado, sólo tendremos que hacer click en el icono de las tres líneas y veremos los proyectos que se presentaron en el marco de esa convocatoria.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Además, la pantalla desde donde podemos gestionar las convocatorias, nos oferece varios filtros (en la parte inferior) para seleccionarla con mayor rapidez.

GONG permite que llevemos un registro y hagamos un seguimiento de las diferentes convocatorias a las que nos presentamos. De esta manera, podremos mantener un archivo digital de las mismas y, si es necesario, compartir dentro de la organización los detalles de las mismas.

Para ello, acudiremos a la sección de Administración del Sistema y, desde allí, daremos de alta la convocatoria en el Menú correspondiente. La ventana emergente que GONG nos ofrece contiene los datos básicos de la convocatoria y servirá para mantener el registro de las informaciones más importantes de la misma.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Dando de alta esa configuración será posible, además, llevar el control de cual o cuáles proyectos concretos hemos presentado a esa convocatoria.

Como su nombre indica, las llamadas 'cuentas de banco' se pueden utilizar para enviar y recibir recursos, sean transferencias, subvenciones, intereses bancarios, etc. Además, lógicamente, son cuentas desde las que pueden salir pagos.

Por su parte, las cuentas que en GONG identifiquemos como de 'Caja Chica' tienen funciones limitadas a los movimientos habituales de las 'cajas' reales que tenemos en nuestra organización. Así, por ejemplo, pueden recibir transferencias (que "alimentan" la caja), pero no 'subvenciones', etc.

Es importante pues, que si nuestro proyecto va a tener relación con alguna "caja chica" de nuestra organización, abramos una cuenta de ese tipo en GONG, para que todos los movimientos de la misma queden registrados y perfectamente cuadrados en el sistema y en la realidad.

Efectivamente, una funcionalidad de GONG es que permite que las cuentas involucradas en un proyecto sean gestionadas por usuarios específicos, que seleccionemos. De esta forma, podemos tener usuarios/as en un proyecto cuyos permisos no les permitan volcar gastos o pagos, por ejemplo y, por otro lado, podemos tener usuarios/as que tengan acceso a las cuentas del proyecto aún sin poder modificar sus datos (útil para 'auditores', por ejemplo).

Así pues, las 'cuentas' en GONG tienen que tener usuarios/as definidos. Eso se dará de alta en el momento de la apertura de la cuenta, eligiendo los usuarios/as que tendrán acceso a la misma.

Para poder registrar y llevar el control de todos los movimientos que se producen en el seno de un proyecto multidivisa, es necesario que "separemos" de alguna forma las entradas y salidas de recursos en las diferentes monedas, de forma a poder disponer después de todo el extrato de lo que ha sucedido en el proyecto.

Para eso, un proyecto con varias divisas tendrá que tener, obligatoriamente, al menos 2 cuentas: una para cada una de las divisas que intervengan en el mismo.

Las 'cuentas' en los proyectos de GONG se asemejan a las cuentas bancarias, ya que es el lugar donde se registran los movimientos económicos reales que el proyecto va teniendo a lo largo de su vida.
De esta forma, definiendo 'cuentas' para cada proyecto, podremos posteriormente obtener un "extracto" de todas las entradas y salidas de recursos que hemos tenido, de forma que dispondremos de un control perfecto de la tesorería del proyecto.

Por eso, cada proyecto en GONG debe tener una 'cuenta' definida, desde la cual se harán los pagos de los gastos y se registrarán los movimientos. Aunque en la realidad un proyecto comparta cuenta bancaria con otro, en GONG las separaremos, proyecto-por-proyecto, pues de esta forma podremos monitorear la tesorería y cuadrar ese proyecto.

Los proyectos pueden tener tantas cuentas como sea necesario y que nos permitan un buen control de ingresos y gastos. Por ejemplo, es muy común definir al menos dos cuentas para cada proyecto: la cuenta bancaria y la cuenta de "caja chica", en la que iremos registrando los movimientos de caja, para mantener el control del proyecto.

Para cada cuenta, tendremos que informar:

Nombre: El nombre único con el que la identificaremos en el sistema
Agente: Agente al cual pertenece/gestiona la cuenta.
Moneda: Moneda usada en la cuenta
País: País donde está creada la cuenta
Descripción: Descripción detallada de la cuenta
Tipo: Banco o “Caja Chica”
Entidad: Nombre del Banco
Bloqueado: La cuenta está disponible, pero no es posible realizar transferencias o pagos con ella.
Ocultar en proyectos: Si está activado, no se permitirá la asignación de la cuenta a nuevos proyectos

Para cada cuenta será posible asignar los usuarios del sistema que podrán gestionarla:

- Gestionar transferencias y pagos desde los proyectos del usuario que utilicen esta
cuenta.
- Gestionar transferencias y pagos desde la sección “Agentes” si el usuario tuviera acceso a la administración económica del agente implementador que la gestiona.

En GONG podemos definir quién tiene acceso a visualizar o modificar los datos de cada 'Agente implementador'. Normalmente se utiliza para hacer que sólo los usuarios de una determinada delegación tengan acceso a la misma, pero puede ser aplicado para cualquier 'Agente' que se haya definido como de tipo 'implementador': podemos definir, por ejemplo, qué usuarios/as tendrán aceso a losproyectos de una contraparte.

Entre las muchas maneras que tenemos de hacerlo, una de las más rápidas y sencillas (aunque menos detallada) es vincular los usuarios/as que tendrán acceso a esa delegación o contraparte a través de la sección de 'Agentes'.

Tan solo tendremos que hacer click en el icono de las figuras humanas que tendremos disponible en la barra de iconos a la derecha de cada 'Agente implementador' y allí dar de alta los usuarios o usuarias que queremos que tengan acceso a ese 'Agente' y a sus proyectos.