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AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

Presentación GONG

¿Cómo definir el tipo de cambio para un proyecto o convenio?

En todos los proyectos o convenios, intervienen dos grupos de tasas de cambio: la tasa de cambio sobre la que se calcula el presupuesto, y que suele ser fija y determinada por el financiador, en el momento que aprueba el proyecto. Y la tasa de cambio de la ejecución del proyecto, que varía a lo largo del tiempo, y que cuenta con diferentes formas de cálculo en función de la política de cada financiador.

En GONG, podemos definir la tasa de cambio del presupuesto, con un valor fijo que nos ayudará a calcular a ver el presupuesto en las diferentes monedas que intervengan. Y también definir varios métodos de cálculo para las tasas de cambio de los gastos:

1) El primer método es un cálculo manual. Es decir, nosotros introduciremos el tipo de cambio que tiene que aplicarse a ese proyecto en un determinado rango de fechas. En el caso que se vaya a aplicar el mismo tipo de cambio para todo el proyecto, simplemente informaremos el rango de fechas completo del mismo.

2) El segundo método de cálculo que GONG contempla es el cálculo de la media ponderada. Es decir, el sistema calculará el tipo de cambio aplicable a los gastos de determinado periodo en función de los diferentes tipos de cambio obtenidos en las transferencias (o subvenciones) enviadas (o recibidas) en las diferentes monedas. En ese caso, simplemente iremos informando al sistema de los movimientos económicos en nuestro proyecto o convenio y, en función de los mismos, se irá calculando el tipo de cambio de los gastos.

3) Finalmente, el sistema permite “forzar” una determinada tasa de cambio para un gasto en concreto. Ese caso, esa cambio tendrá que ser informado en el momento del regitro de ese gasto concreto, ya desde el menú de ejecución económica>>gastos.
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5. Gestión de proyectos: Configuración
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¿Cómo gestionar las fechas de los informes de seguimiento?

GONG permite gestionar las fechas en las que tenemos que enviar los informes a los financiadores. Además, podremos definir tareas específicadas para cada informe y asignarlas a los diferentes miembros del equipo de trabajo, para que podamos cumplir con el informe de forma satisfactoria.

Informando ese dato en el momento de configurar un proyecto, GONG se encargará de recordárnoslo en la página de inicio de la aplicación, indicando de la forma gráfica y muy visual el tiempo que falta hasta la fecha.

Además, desde el menú de configuración del proyecto, en el submenú “etapas y periodos”, podemos gestionar las tareas vinculadas a esos informes y bloquear los gastos correspondientes para que no se puedan alterar pasada la fecha del mismo.

Al lado de cada uno de los periodos configurados, encontramos la barra de iconos típica de GONG. De ellos, los más destacables son el lápiz, desde el que podremos editar las fechas definidas para los informes y también "cerrar gastos del periodo" para salvaguardar los datos. Y el icono de las tres líneas, que nos permitirá asignar las tareas para este informe entre los diversos usuarios que participen en él.
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10. Gestión de proyectos: Informes
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¿Cómo registrar una "adenda" a nuestro proyecto?

Un recurso de más que nos entra en el proyecto, tiene que ser registrado como una modificación del mismo. Es decir, informaremos la cantidad de más aportada con posterioridad cómo si se tratara de un nuevo presupuesto, modificando el anterior.
Eso sí, a efectos de registro de caja o de flujo en las cuentas, informaremos la transferencia recibida en la sección de movimientos, para tener constancia de la fecha en que se ha recibido efectivamente en nuestra organización.
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica

¿Cómo enviar las facturas al financiador desde GONG?

Empezando

Para ayudarnos un poco en esa tarea, en GONG podemos “subir” cada unos de los documentos de gasto, vincularlos al mismo e irlos almacenando en el propio sistema para, después, bajarlos todos juntos y poder enviarlos al financiador. Ordenados, en una única carpeta y con su correspondiente listado.

Lo único que tendremos que hacer es registrar cada gasto normalmente y anexar al mismo su documento correspondiente escaneado, fotografiado, en formato pdf o cómo lo tengamos.

Hay organizaciones que adoptan un lema de trabajo para ese procedimiento: pagué el gasto - lo informé en GONG - Subí el documento, todo en el mismo momento. Así, el proceso de anotar un gasto no está completo hasta que se termina de subir el documento!. Es una idea.

Bajando los gastos para el informe de seguimiento.

Una vez hemos subido los comprovantes de gasto al sistema, al lado de cada línea correspondiente, veremos que el icono del “cuaderno” cambia de color. Así sabremos que ese gasto contiene un documento demostrativo.

Ahora, sólo nos queda utilizar el gestor documental de GONG para bajar a nuestro ordenador una carpeta que contenga todas las facturas y enviarla al financiador.

Para poder hacer los informes, además, podemos pedirle a GONG que nos genere una carpeta con los documentos entre unas fechas determinadas, que se ajustarán perfectamente al listado de gastos que hemos ido introduciendo en el sistema.

Ahora, sólo tendremos que anexar la carpeta con las facturas al informe y, listos. Un poco más fácil, ordenado y sin riesgo de que se pierdan documentos por el camino!
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10. Gestión de proyectos: Informes
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¿Cómo poner una tarea a otro usuario de GONG?

Para asignar una tarea a otro usuario de GONG, iremos a la página inicial de GONG y, aalí, situaremos el ratón encima del rótulo "Vista general" para poder ver el Menú "Tareas" (la segunda opción del desplegable). Haciendo click sobre ese menú, accederemos a las opciones de alta, baja y/o modificación de tareas.

Para dar de alta una nueva tarea, simplemente le daremos al icono "+" y se nos abrirá una ventana para asignar una tarea a cualquiera de los usuarios de GONG.

A partir de ese momento, la tarea que hayamos asignado aparecerá en la página incial del sistema, tanto del nuestro (como asignadores) como de la persona a la que hemos puesto la tarea.
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4. Gestión de Tareas
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¿Cómo entro en GONG?

Para entrar en GONG sólo tenemos que escribir la dirección URL de la instancia de nuestra organización e inserir el nombre de usuario y contraseña que nos hayan asignado.

Para tener usuario y contraseña debe dirigirse a los responsables de GONG en su organización.
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3. Navegación en GONG
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¿Cómo subir un documento a un proyecto?

Para subir cualquier documento general a un proyecto (como el formulario aprobado, el presupuesto en Excel, etc.), tenemos que ir al Menú "Documentos" dentro del proyecto en el que vayamos a subir el documento.
Desde ese menú, sólo tendremos que apretar el botón "+" situado en la derecha de la pantalla e indicarle al sistema qué documento queremos subir.

Cuidado: El campo "Descripción" (del documento) es obligatorio y, además, conviene etiquetar el documento correctamente para que después sea más fácil encontrarlo.
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9. Gestión de proyectos: Documentos

¿Qué es la forja de GONG?

La forja es el espacio web donde se centraliza el trabajo de desarrollo de la herramienta, y en donde podemos participar de su construcción. Aunque no seas un profesional de las nuevas tecnologías también te interesa conocer la forja, y utilizarla. Puedes acceder a la forja de GONG aquí:

https://gong.org.es/projects/gor

En este espacio encontrarás:

- Información de las próximas versiones (planificación).

- Puedes ver también las peticiones pendientes, e incluir nuevas tu mismo (peticiones).

- También puedes ver la documentación general técnica en el wiki de dicha forja.
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1. General
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¿Por qué un proyecto muestra diferente presupuesto total que el presupuesto detallado por Objetivos Específicos?

En el primer caso, Cuadro de Mando contabiliza todas las líneas de presupuesto.

En el segundo contabiliza solamente aquellas que tienen Actividades asginadas y que sean actividades NO globales. Si en un proyecto hay actividdes globales (que no pertenecen a ningún Objetivo Específico) y líneas de presupuesto no totalmente asignadas a actividades, ambos valores pueden ser diferentes.
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13. Cuadro de Mando

Qué es GONG

Software libre de gestión para organizaciones de desarrollo y cooperación creado por Semilla de Software Libre
junto a un grupo de organizaciones del tercer sector, con el apoyo de varias instituciones públicas españolas (Cenatic, AECID, Red.es).

GONG es GESTIÓN FÁCIL Y EFICIENTE DE PROYECTOS

Resúmen de gasto en GONG
Justificación e informes

- Resúmenes y cuadros en el formato solicitado por el financiador, utilizando su misma estructura de partidas, para poder visualizar el estado del proyecto de una forma rápida y confiable, teniendo información de su situación en el momento que sea necesario.

- Informes de monitoreo estandarizados que permiten tener una visión de conjunto de los proyectos y también de las delegaciones, sucursales, sede, etc.

- Accesible desde cualquier lugar, ordenados y en un click, para facilitar la rendición de cuentas entre delegaciones y con el financiador.

Seguimiento técnico de objetivos especificos y resultados en GONG
Gestión técnica

- Planificación técnica/descriptiva del proyecto, informando de los objetivos, los resultados, los indicadores, las actividades, fuentes de verificación, etc.

- Posibilidad de registros de actividades por fechas y seguimiento del porcentaje de realización de las mismas.

- Monitoreo de los indicadores definidos, a partir del marco cero y en una misma ventana intuitiva y de fácil manejo.

- Anexo de fuentes de verificación y documentos (informes de actividades, fotografias, etc.) de las actividades que se van realizando

Control de gastos en GONG
Gestión ecónomica

- Registro estandarizado de todos los gastos de proyectos anuales o plurianuales, con posibilidad de subir las facturas al propio sistema. 

- Imputación de los gastos por partida, por actividad y/o por financiador, e incluso de aquellos que son cofinanciados.

- Control de los ingresos (pagos), de las transferencias y de los movimientos financieros que se producen a lo largo del ciclo de los proyectos.

- Posibilidad de monitorear las cuentas bancarias de los proyectos, y también de las delegaciones o de la sede, incluyendo la gestión de adelantos si fuera necesario, de una forma centralizada, ordenada y transparente.

 

Pantallazo de GONG con la elaboración de la matriz del proyecto
Elaboración

- Elaborar la matriz de manera ordenada y con una secuencia lógica

- Construir el cronograma de forma visual e intuitiva

- Definir los indicadores marco cero, intermedios y finales; además de elaborar el presupuesto por partidas o por actividades e incluso poder hacer una previsión mensual de gastos, si fuera necesario.

- Configurable todo ello a nivel de de proyecto plurianual (convenio o POA) o proyecto anual, además de por país, región o municipio y/o por sector de población atendida, área de intervención, etc.

- Posiblidad de gestionar proyectos multidivisa gracias a la aplicación automática de las tasas de cambio.

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Por qué usar GONG

Porque es un Software

Gong es Software propio

Propio

El único software del mercado hecho por y para el sector de la cooperación por un grupo de organizaciones

GONG permite organizar y ordenar la organización

Organizado

Permite ordenar y estandarizar la información y procesos de la organización y ahorrar tiempo en la realización de informes.

GONG integra en único sistema las diversas áreas de la organización

Centralizado

Integrando las diversas áreas de la organización en un único sistema, centralizado y seguro que evita la pérdida de información.

GONG es web

Web

Acesible desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. Sin necesidad de instalaciones locales.

GONG es configurable y personalizable

Personalizable

Permite ser configurado según las características de cada organización, adaptándose a sus necesidades, filosofía y métodos.

GONG es un software vivo

Vivo

Al ser un software usado activamente varias organizaciones, se implementan constantes mejoras y correcciones.

GONG es software libre

Libre

Desarrollado en Software Libre lo que lo hace coherente con el Tercer Sector y adecuado a sus necesidades.

GONG es software seguro

Seguro

Al ser una aplicación centralizada, en la nube solo existe una versión de la información que será homogénea, única, inmediata y segura.

¿Quiéres usar GONG?

Desde Semilla de Software Libre te facilitamos y acompañamos en el proceso para que tu organizacion empiece cuanto antes a
aprovechar las ventajas de utilizar GONG como herramienta de gestión.

Conoce GONG

En dos sencillos pasos

1. Solicita una presentación

Te presentamos GONG, ya sea de forma presencial o por videoconferencia, en solo una hora, haciendo un recorrido completo para que tengáis una visión global de todas sus funcionalidades.

2. Solicita una instancia

Una vez realizada la presentación si continuáis interesandas/os en GONG preparamos y os damos acceso a una instancia con parte de la información real de uno de vuestros proyectos

Novedades GONG

Seguimiento económico de proyectos
Soporte
30-04-2021
3 consejos para que GONG te ayude a mantener el gasto bajo control.
Ejecución presupuestaria
Soporte
12-04-2021
Compartimos orientaciones para hacer mas efectivo el seguimiento de la ejecución presupuestaria.

Quiénes usan GONG

La Comunidad GONG está integrada por las organizaciones que usan, apoyan y financian GONG. Esta comunidad es la que
crea, mantiene y dirige el proyecto, siendo la mejor garantía de futuro para GONG.

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