AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

Para entrar en GONG tan sólo es necesario escribir la dirección la instancia de tu organización en el navegador que utilizes habitualmente. En la página inicial del sistema podrás introducir el nombre de usuario y contraseña que previamente te habrán facilitado lxs responsables de tu organización.

La entrada y la navegación por GONG es igual que para cualquier otra página web, ya que el sistema se ejecuta en los navegadores habituales y sin que sea necesaria ninguna instalación.

No es necesario. Existen dos formas de usar GONG:

1) Utilizarlo como un sistema 'en la nube', ofrecido por Semilla de Software Libre y al que podremos acceder a través de una dirección URL (como a cualquier otra página web) que Semilla nos proveerá. El acceso se dará a través del nombre y contraseña que definamos después del proceso de contacto y configuración del sistema con su organización.

En ese caso, Semilla de Software Libre se encarga del mantenimiento, de la disponibilidad y de la seguridad de los datos, a través de su equipo especializado y con más de 15 años de experiencia.

2) Bajarlo gratuítamente e instalarlo por nuestra cuenta en los servidores de nuestra ONG. Para ello necesitaremos conocimientos informáticos avanzados y, posteriormente, un trabajo de configuración del sistema a las particularidades de nuestra organización. Debemos tener en cuenta que se trata de un sistema de información gerencial alrededor del cual pivota una buena parte de los datos de nuestros proyectos y convenios y, por tanto, a pesar de que se a posible, no recomendamos esta opción.

Nuestra infraestructura cuenta con servidores físicos para alojar las instancias de GONG en diferentes lugares de la UE, por lo que ante posibles accidentes en alguno de los Datacenter, contamos siempre con un respaldo que nos permite una rápida recuperación. Por eso, las instancias de GONG, y bases de datos se encuentran en Helsinki (Finlandia) y las copias de seguridad en Gravelines (Francia).

Las copias de seguridad se realizan cada 24-36 horas de todos los datos que se hayan introducido en cada instancia de GONG, de forma que toda la informacion que se va introduciendo, cuenta siempre con un respaldo en nuestros servidores. Además, semanalmente, realizamos una copia de seguridad de toda cada instancia con hasta un año de antigüedad, de forma que toda la aplicación se mantiene guardada y segura.

Además contamos con varios procesos de mantenimiento y protección de los servidores:

Sistema de cortafuegos (firewalls)
Sistema de detención de intrusos
Protección contra ataques distribuidos de denegación de servicio (DDoS)
Aplicación oportuna de actualizaciones, correcciones de errores y parches de seguridad
Procesos de pruebas previas a la actualización
Análisis periódicos de la seguridad del servidor

Una de las principales virtudes de GONG es precisamente el alto grado de adaptación y personalización que permite. GONG es un software hecho por varias organizaciones del Tercer Sector bastante diferentes, así que el requisito de flexibilidad es imprescindible y se encuentra en la propia lógica del sistema, permitiendo la entrada y el uso de nuevas organizaciones para que lo usen también.

A pesar de que la instalación de una nueva instancia de GONG desde Semilla de Software Libre viene una pré-configuración estandar que se adapta a muchas ONGs, es recomendable y posible definir y personalizar los siguientes parámetros:

Datos y categorización de la organización

- Delegaciones u oficinas, organizaciones socias, financiadores...
- Tipos de Financiadores
- Tipos de Convocatorias
- Tipos de Contratos
- Países en los que traba la organización
- Monedas
- Cuentas
- Sistema de partidas ecónomicas de la organización relacionable con los diferentes sistemas de los financiadores
- Áreas geográficas
- Áreas de actuación
- Indicadores Generales de la organización
- Sectores de intervención
- Sectores de población
- Categorías de Área de Actuación
- Categorías de Indicadores Generales
- Categorías de Sector de Intervención

Gestión de trabajo de la organización

- Usuarias/os, roles y permisos y funciones en el sistem, grupos... replicando la organización de trabajo real.
- Estados de los proyectos, documentación necesaría, tareas...
- Estados de los contratos, documentación necesaría, tareas...
- Sistema de validación de los presupuestos
- Sistema de validación de gastos
- Sistema de validación de movimientos y transferencias
- Sistema de validación de peticiones de transferencia
- Estado de las tareas
- Tipos de Tareas
- Tipos de Informes internos y de cada financiador

Gestión Documental

- Espacios
- Etiquetas documentales
- Etiquetas técnicas

El número de carpetas es infinito y, por tanto, puedo definir el modelo de carpetas ('espacios') que mejor se adapte para los proyectos de mi organización. Para ello, sólo tendré que dar de alta cada 'espacio' de documentación en:

Administración del Sistema >> Espacios

Llamamos 'Espacios' a las diversas estructuras de carpetas que podemos definir para toda nuestra organización dentro de GONG.

Por defecto, en GONG, podemos crear nuestro propio sistema de carpetas ('espacios') para guardar:

- La documentación general de nuestra organización.
- La documentación relativa los proyectos o convenios.
- La documentación de las delegaciones o sucursales que tengamos.
- La documentación específica de nuestros financiadores.
- Los documentos relativos a los países donde actuemos.

Para cada uno de esos bloques de información, podemos crear un sistema de carpetas que, de forma estandarizada, nos permita guardar de forma digital toda la información de nuestra organización.

Para modificar los datos de una convocatoria, tendremos que acudir a la Sección de Administración del Sistema y, en ella, al Menú 'Convocatorias'.

Una vez veamos la pantalla en la que GONG nos muestra todas las convocatorias a las que nos hemos presentado, sólo tendremos que hacer click en el icono del lápiz y se nos abrirán los datos de esa convocatoria.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Además, la pantalla desde donde podemos gestionar las convocatorias, nos oferece varios filtros (en la parte inferior) para seleccionarla con mayor rapidez.

Para ver qué proyecto o proyectos hemos presentado dentro de una convocatoria, tendremos que acudir a la Sección de Administración del Sistema y, en ella, al Menú 'Convocatorias'.

Una vez veamos la pantalla en la que GONG nos muestra todas las convocatorias a las que nos hemos presentado, sólo tendremos que hacer click en el icono de las tres líneas y veremos los proyectos que se presentaron en el marco de esa convocatoria.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Además, la pantalla desde donde podemos gestionar las convocatorias, nos oferece varios filtros (en la parte inferior) para seleccionarla con mayor rapidez.

GONG permite que llevemos un registro y hagamos un seguimiento de las diferentes convocatorias a las que nos presentamos. De esta manera, podremos mantener un archivo digital de las mismas y, si es necesario, compartir dentro de la organización los detalles de las mismas.

Para ello, acudiremos a la sección de Administración del Sistema y, desde allí, daremos de alta la convocatoria en el Menú correspondiente. La ventana emergente que GONG nos ofrece contiene los datos básicos de la convocatoria y servirá para mantener el registro de las informaciones más importantes de la misma.

Administración del Sistema >> Convocatorias

Dando de alta esa configuración será posible, además, llevar el control de cual o cuáles proyectos concretos hemos presentado a esa convocatoria.

Como su nombre indica, las llamadas 'cuentas de banco' se pueden utilizar para enviar y recibir recursos, sean transferencias, subvenciones, intereses bancarios, etc. Además, lógicamente, son cuentas desde las que pueden salir pagos.

Por su parte, las cuentas que en GONG identifiquemos como de 'Caja Chica' tienen funciones limitadas a los movimientos habituales de las 'cajas' reales que tenemos en nuestra organización. Así, por ejemplo, pueden recibir transferencias (que "alimentan" la caja), pero no 'subvenciones', etc.

Es importante pues, que si nuestro proyecto va a tener relación con alguna "caja chica" de nuestra organización, abramos una cuenta de ese tipo en GONG, para que todos los movimientos de la misma queden registrados y perfectamente cuadrados en el sistema y en la realidad.