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Sí, es posible con un solo clic generar los certificados de aportaciones dinerarias que ha recibido la organización de una entidad o un particular y que sirven para la desgravación fiscal en los IRPF correspondientes de los/las donantes.

Al hacer clic se generará el certificado de donaciones para cada uno de los socios y se enviarán correos a dichos socios/as, incluyendo su certificado.

Estos certificados se generan en PDF a partir de una plantilla y personalizando cada uno de ellos con el nombre, el CIF/NIF y las aportaciones de cada donante.

Este proceso está vinculado al Modelo 182 de la organización presentado en Enero, ya que los certificados se generan para las mismas entidades y personas que se hayan incluido en el modelo 182 del mismo ejercicio y con los mismos importes. y generado también por GONG Socios/as,

Este proceso se ejecuta habitualmente en marzo o abril.

No. La asignación de tareas a las/los compañeras/os del proyecto es algo que hay que hacer de forma manual pudiendo usar el selector de usuarios del proyecto dentro de cada tarea.

Lo que si que hace GONG al inicio de un proyecto es generar de forma automática aquellas tareas que tengan estén configuradas como obligatorias al inicio en el flujo del proyecto pero sin asignarlas a nadie.

Además de esto Arranque de proyecto es una categoría de un tipo de tarea que funciona como etiquetado o filtro.

Sí. Para empezar GONG permite configurar la fecha límite para la petición de prórroga de los proyectos:, que se asociará al sistema de avisos del sistema ayudando a que no se pase el plazo. Es incluso posible configurar la fecha de inicio para que el sistema comience a enviar avisos de la petición de la prórroga.

Además el sistema permite configurar el período de la prórroga antes de su solicitud, indicando la fecha de inicio y fin de la prórroga y pudiendo configurar una descripción, asignar tareas entre las/los compañeras/os del proyecto. Una vez obtenida la respuesta del financiador es posible indicar dentro de GONG si la prorroga ha sido aceptada o rechazada.

La modificación automática de la etapa del proyecto una vez aceptada la prórroga es activable o desactivable dentro de GONG. En caso de estar activada se modificará toda la etapa del proyecto pudiendo ejecutar actividades, fuentes de verificación, indicadores, gastos... en el período de prórroga y añadiendo el mismo al cronograma del proyecto.

En caso de no estar activado GONG mostrará el siguiente mensaje: "La aprobación de la prórroga de ejecución supone el cambio en las fechas de ejecución del proyecto. IMPORTANTE: Debe modificar manualmente las etapas del proyecto para que se correspondan con la prórroga aprobada. IMPORTANTE: Debe modificar manualmente las fechas del periodo de justificación del proyecto."

Dentro de la administración de GONG es posible asignar en la configuración del flujo de proyectos tareas a cada estado, que se crearán automáticamente cada vez que un proyecto pase a ese estado (Icono Listado)

Una vez pasemos un proyecto al estado con tareas asociadas se crearán y además el sistema mostrará este mensaje:

La definición del estado tiene tareas asociadas:
Tarea X
Acuda a las tareas del proyecto para asignarles usuarios y fechas si fuese necesario
Pincha aquí para ver las tareas del proyecto

Todas las tareas asociadas al flujo de proyectos aparecen como "Creadas por el sistema" para que sea más fácil identificarlas.

El modelo 182 para la Hacienda del Estado, es la declaración informativa en la que se relacionan los donativos, donaciones y aportaciones recibidas por parte de la ONG que den derecho a deducción por el Impuesto sobre la Renta de Sociedades y Personas Físicas, y cuya presentación del 1 de enero al 31 de enero de cada año. Este fichero cuenta con un formato específico configurado por la Hacienda Pública

Actualmente GONG Socias/os genera el fichero del modelo 182 automáticamente listo para ser subido y presentado en la plataforma de AEAT y es posible generarlo tantas veces como sea necesario, respondiendo asi a las posibles correciones de errores que solicite la Agencia Tributaria. Logicamente una vez enviado a Hacienda no podrá ser borrado ni generado nuevamente.

Para poder generalo GONG Socias/os únicamente requiere contar en la instancia de la organización con los datos de las/los socias/os de la ONG de 3 años, incluyendo todos los donantes que hayan realizado pagos durante ese periodo y que dentro de GONG estén marcados como “Incluir en el modelo 182”, y una vez se cuente con esto solo habrá que completar los siguientes datos:

Ejercicio
Fecha comunicación AEAT
Estado Nueva o tramitada
Justificante presentación telemática: Número de justificante correspondiente a la declaración solicitado a la Agencia Tributario

Las acciones que se pueden hacer en el modelo 182 son

Descarga
Ver cambios en el modelo, identificados por fecha y usario/a
Listado Donantes Modelo 182
Generar Certificados Donanciones El certificado de donación es un documento que se utiliza para justificar las donaciones que se hacen por personas físicas o empresas que puedan beneficiarse de deducciones fiscales a entidades sin ánimo de lucro.
Adjuntar otra documentación

GONG no esta pensado ni pretende ser un programa para llevar el plan General Contable de las Entidades sin ánimo de lucro de toda ONG, ya que creemos que existen ya muchas herramientas que permiten llevar la contabilidad de una organización y que funcionan adaptadas a la normativa vigente en la región/país en la que está establecida la organización.

Para nosotros y para las ONG con las que trabajamos nos ha resultado más sencillo que los departamentos de contabilidad sigan usando la herramienta con la que trabajan actualmente y que sea GONG quien recoja y suministre información hacia esta herramienta de contabilidad general.

Para conseguir esto, desde SSL, ofrecemos la conexión con el programa de contabilidad con el que cuente la organización relacionándolo asi toda la información de los proyectos, sedes, delegaciones, personal, organizaciones socias, proveedores, etc.

En este sentido contamos ya por ejemplo con organizaciones que cuentan con su sistema SAGE 50 conectado con su instancia de GONG, aprovechando el trabajo de las plataformas y evitando duplicar trabajo.

- Gestión de la organización, sus delegaciones, contrapartes y financiadores desde un punto de vista económico presupuestal y de control de gastos (Ojo GONG no es un sistema de gestión del plan contable aunque permite conectarse con estos sistemas para no duplicar datos)
- Gestión de los recursos humanos de la entidad
- Gestión documental de la organización.
- Gestión de socios/as y donantes de la organización
- Gestión de tareas
- Cuadro de Mando que permite una visión clara y fiable de todos los proyectos y la organización y que ayudará en la estrategia y la dirección

GONG tiene bastante nivel de detalle para las cuentas de la organización o proyectos, ya sean cuentas bancarias o cajas chicas. Estos son los campos identificativos

Nombre
Sede, Delegación u Organización Socia/Contraparte
Moneda
País
Descripción
Tipo: de Cuenta Bancaria / Caja Chica

Si la cuenta es bancaria GONG permite detallar los siguientes campos lo que permite identificar la cuenta real.

Entidad
Número de Cuenta
Swift
Iban
Denominación de la Cuenta

Además permite definir un banco intermediario para la cuenta en el caso de que cuente con él con los siguientes campos

Swift Banco intermediario (necesario)
ABA, routing number
Cuenta Banco intermediario
Entidad Banco intermediario
Dirección Banco intermediario

Sí, claro. De hecho ese debe ser uno de los objetivos en el uso de GONG para aprovechar la potencialidad del software en la mejora y simplificación de procesos.

Cada una de las organizaciones socias y contrapartes puede contar también con un número ilimitado de usuarios/as y con su propio agente dentro de la sección de Agentes.

1) Primer paso: Crear el agente en GONG. Administración > Agentes > Dar de alta la organización socia.

2) Segundo paso: Crear usuarios/as de la organización socia o contraparte en GONG en Administración > Usuarios. Para ello es únicamente necesario contar con un correo electrónico, aunque cuanto mas detallado sean los datos mas fácil será identificar al usuario/a. A la hora de dar de alta en "Delegación/Oficina" seleccionar el nombre de la organización socia o contraparte que hemos dado de alta en el paso anterior.

3) Tercer paso: Dar permiso en el proyecto dentro de Administración > Proyectos que puede ser de manera individual o en grupo. A la hora de dar permisos GONG preguntará si se quiere un rol de seguimiento completo, o solo técnico o económico.

3.1 Seguimiento técnico

Para la ejecución y seguimiento técnico de proyectos las organizaciones socias y contrapartes pueden introducir datos en:

- Actividades
- Indicadores
- Fuentes de verificación
- Cronograma
- Informes de seguimiento
- Titulares de derecho

El acceso a estas entidades depende del rol asignado y puede ser personalizable a una, varias o a todas.

Una vez registre la información de seguimiento en GONG quedará registrado que usuario/a la ha actualizado y la fecha en lo que lo ha hecho.

3.2 Seguimiento económico

3.2.1 Respecto a la ejecución económica al dar de alta el proyecto GONG permite marcar "Filtrar Gastos según Usuario/Ejecutor" lo que configura que las organizaciones socias y contrapartes únicamente accedan a su parte de gestión de gastos y cuentas de proyecto.

3.2.2 Una vez realizado este paso es importante generar las cuentas bancarias de la socia local para el proyecto si aún no existieran en Administración > Cuentas.

3.2.3 Cuando ya estén dadas de alta en GONG es necesario configurarlas dentro del proyecto en Configuración > Relaciones del proyecto > Cuentas

3.2.4 Y una vez ya configuradas en el proyecto solo queda dar permisos en cada cuenta a los usuarios o grupos de la organización socia local o contraparte. (Importante. Comprueba que no tienen permisos en mas cuentas.)

3.2.5 A partir de aquí ya es posible que los/las usuarios/as de la socia local puedan ver e introducir los gastos y movimientos asociados a sus cuentas. Importante: Solo a las cuentas a las que tengan permisos.

3.3 Otros

También es posible asignarles tareas o compartir otras gestiones del proyecto como los informes al financiador

1. Seguimiento de la matriz del marco lógico

A nivel de Objetivos Específicos:: Permite llevar el seguimiento de los indicadores de cada objetivo específico, sus variables y sus fuentes de verficiación, además de asociar comentarios con fecha de introducción de cada seguimiento y la compañera/o que lo ha realizado.

A nivel de Resultados: Permite llevar una seguimiento de cada resultado a través de un campo abierto de comentarios con la fecha de cada seguimiento y la compañera/o que lo ha realizado.

Seguimiento de actividades: y subactiviades donde poder hacer un seguimiento actualizado de cada actividad indicando la fecha de seguimiento, el porcentaje de ejecución de la actividad también con un campo de comentarios y su fecha de actualización, la compañera/o que lo ha realizado y documentos asociados a cada actividad. Para las actividades se señala si han sido realizadas o no. En el caso de que no esten cerradas muestra el porcentaje de ejecución y si si están cerradas muestra la fecha de cierre y el usuario que la ha cerrado. También se listán todos los comentarios de la actividad.

Indicadores A nivel del indicador es posible completar el cumplimiento del indicador: reflejando el porcentaje de ejecución del indicador y con un campo abierto para describir cada actualización y su fecha e indicar las variables de medición del Indicador: con los siguientes campos de trabajo que permitirán trabajar entre lo formulado y el seguimiento.

Título
Fuente de Información: De donde se ha tomado la información (técnico, diagnostico, encuestas, etc)
Herramienta de Medición: Herramienta objetiva para la medición (estracto bancario etc).
Valor Base: Línea base previa a la intervención.
Valor Objetivo: Valor cuantitativo actual del indicador.

Fuentes de verificación Asociar documento o los documentos de verificación: de cada fuente del indicador e indicar si están completadas o no.

2. Cronograma de actividades y subactividades

Llevar un seguimiento de la ejecución mensual de todas las actividades y subactividades del proyecto de forma sencilla en formato de tabla y con un solo clic y permitiendo comparar con lo formulado

3. Seguimiento narrativo del proyecto

Introducir un seguimiento detallado de textos e imágenes del proyecto con campos configurables que permiten unificar proyectos y que no se olvide ninguna de las secciones importantes de seguimiento

4. Beneficiarias/os detallados o titulares de derecho

Seguimiento de los titulares de derecho alcanzados en el proyecto a nivel general o de forma detallada por actividad y permitiendo categorizar y agrupar e incluso detallar cada beneficiario concreto alcanzado en caso de ser solicitado por el financiador.