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Presentación GONG

¿Cómo puedo reflejar en GONG la tasa de cambio de euros a moneda local en lugar de la de moneda local a euros?

GONG solo puede definir las tasas de cambio de Moneda Local a Euros, es decir, especificando cuántos Euros son una unidad de Moneda Local. Sin embargo, en muchos proyectos, la tasa de cambio de que se dispone es la contraria.

La solución más sencilla es imputar la tasa de cambio con el valor inverso, es decir, en lugar de 1 Euro = X Moneda Local (que no se puede introducir en GONG), especificar 1 Moneda Local = 1/X Euros.
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5. Gestión de proyectos: Configuración

Al realizar una importación desde Excel ¿es necesario importar siempre todos los datos?

No.

Cuando se realiza una importación de datos, los datos que hay en GONG previamente se respetan.
Tan sólo se borraran si al hacer la importación se marca la casilla de verificación "Carga Total". En este caso y sólo en este caso, GONG borrará previamente los datos que hubiera previamente.
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14. El trabajo en modo desconectado

¿Para que sirve el campo ID al realizar una importación de datos desde Excel en GONG?

El campo ID determina si en la importación de datos desde Excel, la linea debe ser considerada como una nueva línea que se añadirá a las existentes o como una que ya existe y que debe ser modificada.

Al realizar una exportación, GONG rellena ese campo con el ID interno de cada registro. Este valor lo genera GONG.

Al realizar una importación, este campo determina como consderará GONG esa línea.

- Si el campo ID está vacío, GONG considera que esa línea es nueva y la añadirá a las ya existentes.
- Si el campo ID contiene algún valor, GONG considera que esa línea ya existe en la Base de Datos e intetará modificarla con los valores que hay en la Hoja de Excel. En este caso, el valor del campo ID debe ser exactamente el mismo que se generá por GONG cuando se hizo la exportación.
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14. El trabajo en modo desconectado

¿Hay alguna restricción en la extensión del campo Observaciones de un Gasto?

Aunque puede haber mjuchas causas por las que un Gasto no pueda importqrse y por tanto, falle el proceso de importación, uno de los más comunes es que el ancho del campo Observación supere los 255 caracteres.

En ese caso, el sistema aborta la importación y muestra un mensaje de error general que no concreta la causa que lo ha producido.

Sucede lo mismo con los demás campos de texto, en concreto con el Campo CONCEPTO
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica
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¿Como puedo incluir gastos cofinanciados en mi proyecto?

La cofinanciación en GONG exige tener definido e imputado con Gastos el proyecto desde el que se va a cofinanciar.

En ese caso, posteriormente, podremso configurar que dese ese proyecto se va a cofinanciar y elegir aquellos gastos del proyecto cofinanciador que deseamos importar al proyecto cofinanciado.

Por ejemplo imaginemos que el proyecto A desea cofinanciarse con algún gasto del proyecto B.

En primer lugar tendremos que crear ambos proyectos en GONG e introducir los gastos de A que son propios (no confinanciados) y los gastos de B que son propios (no cofinanciados)

Luego tendremos que definir en el proyecto A que va ser cofinanciado por el proyecto B. Para ello debemos ir a Proyecto A > Configuración > Proyectos Cofinanciadores y seleccionar el Proyecto B.

Finalmente, en la ejecución del proyecto A (Ejecución Económica > Gastos Cofinanciables) podremos elegir aquellos gastos del proyecto B que deseamos que confinancien el proyecto A. Estos gastos han de estar forzosamente en el rango temporal del proyecto A.
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica
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¿Por qué sale un triángulo de aviso cuando se le asigna una tasa de cambo específica a un gasto?

GONG permite definir una o más tasas de cambio genéricas (manuales o automáticas). Estas tasas de cambio se definen en el área de Configuración > Etapas, Tasa de Cambio y Periodos del proyecto. Estas tasas se aplican a todos los gastos que estén dentro del rango temporal para el que han sido definidas o para toda la etapa si no hay rango temporal definido.

Pero GONG también permite definir una tasa de cambio específica para cada Gasto. Esta tasa de cambio se especifica en el propio Gasto (Ejecución Económica > Gastos) cuando se edita.

Al pulsar sobre la opción "Forzar Tasa de Cambio" se aplicará esa tasa de cambio a ese gasto y sólo a ese gasto.

Y GONG avisará de que el gasto tiene una tasa de cambio específica mediante el triángulo de alerta y un texto (que se ve al situar el ratón sobre el triángulo) que explica esta situación.

En realidad, el gasto no está considerado como "Erróneo", a diferencia de los otros gastos en los que hay algún dato mal o que no tienen el pago correspondiente hecho y se muestran con el mismo triángulo de aviso pero en color rojo.

Los gastos con una tasa de cambio específica muestran el triángulo de alerta pero no están de color rojo porque el sistema no considera que tengan un error. Tan sólo está avisando de que ese gasto tiene una particularidad: su tasa de cambio específica.

Así pues, no hay que hacer nada porque estos gastos con tasa de cambio específica no son errores a pesar de que tengan el triángulo de alerta.
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica

Al crear una movimiento de fondos ¿Por qué no aparece entre las posibles cuentas de destino la Caja Chica?

El problema se debe normalmente al Tipo de Movimiento seleccionado.

Cuando se retira dinero de una Cuenta Bancaria y se lleva a una Cuenta No Bancaria ("caja chica"), el tipo de movimiento en GONG no es una Transferencia sino una Retirada (de fondos).

El término Transferencia se utiliza en GONG solamente para cuando se mueve dinero de una cuenta bancaria a otra cuenta bancaria.

De forma similar, cuando se ingresa dinero que proviene de una cuenta no bancaria ("caja chica") en una cuenta bancaria, el movimiento se denomina en GONG Ingreso (de fondos).
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica
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¿Por que aparece iun mensaje en Rojo diciendo que "todavía hay alguna partida del sistema, sin asignar a alguna de las partidas del proyecto."?

Este aviso aparece siempre que alguna partida de GONG o Sistema no tenga enlace, dentro de un proyecto, con alguna partida de Financiador o Proyecto.

Como en GONG suele haber muchísimas más partidas de Sistema que no son utilizadas en un proyecto y por tanto, no deben enlazarse en él con ninguna Partida de Financiador, este mensaje es bastante comùn y aparecerá siempre que esto siga sucediendo.

Esto no es un Error sino un Aviso y como tal, puede ser ignorado una vez que se ha comprobado que el proyecto tiene todas las partidas de Financiador necesarias y que se encuentran enlazadas con las del Sistema.

En próximas versiones, el mensaje podrá desactivarse definitivamente.
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8. Gestión de proyectos: Ejecución Económica

¿Cómo debo crear las Partidas de mi proyecto, cómo puedo crear las de Sistema y cómo debo enlazar unas con otras?

ATENCIÓN toda esta operativa está siendo diseñada nuevamente y cambiará en futuras versiones de GONG.

En general, toda la gestión de Partidas y Subpartidas la puede y la deben hacer usuarios con permiso de Coordinador de Proyecto o de Configurador del Proyecto. Los usuarios con este tipo de acceso están autorizados a crear, borrar y modificar todas las partidas y todas las subpartidas de su proyecto que sean necesarias.

El único punto en el que deben pedir apoyo a Administración de GONG es en la creación de Partidas de Sistema (también conocidas como Partidas de GONG).

Así pues y en general, el flujo de trabajo en Partidas y Subpartidas debería ser algo similar a esto:

1.- Coordinador o Configurador crean, dentro de su proyecto, las Partidas de Financiador (tambien conocidas como Partidas de Proyecto) que necesiten en Configuración > Partidas de Financiador

2.- Hacen una petición a Admnistracion de GONG quien crea una copia de cada una de esas Partidas de Proyecto a nivel de todo el Sistema, partidas que se conocen como Partidas de Sistema o Partidas de GONG.

3.- Coordinador o Configurador crean el enlace entre las Partidas de Proyecto y las Partidas de Sistema recién creadas en Configuración > Partidas de Financiador pinchando para cada partida en el botón de las tres rayas.

4.- Coordinador o Configurador crean las Subpartidas necesarias. Las subpartidas pueden crearse de dos maneras:
a) En Configuracion > Subpartidas
b) Directamente al crear una línea de presupuesto, escribiendo el niombre de la nueva Subpartida en la caja de Subpartida.

Ambos métodos son equivalentes y no hay ninguna diferencia entre las subpartidas creadas de una forma o de otra. Cada subpartida debe quedar enlazada con la Partida a la que pertenece.

5.- Coordinador o Configurador pueden modificar sin restricciones cualquier partida o subpartida del Proyecto. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.

6.- Coordinador o Configurador pueden eliminar cualquier Partida o Subpartida del Proyecto siempre que no tenga ningún dato económico asociado, es decir, que no se le haya imputado ninguna línea de presupuesto ni gasto. Si ha sucedido esto, es necesario previamente eliminar ese gasto o presupuesto. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.

7.- Coordinador o Configurador pueden crear cualquier Partida o Subpartida que necesiten. Para las primeras, deben volver a pedir a Administración GONG que les cree la Partida de Sistema correspondiente (punto 2) y enlazar posteriormente la
nueva Partida del Proyecto con la nueva Partida del Sistema (punto 3). Para las segundas no hace falta nada de Administracion GONG. Para ello el proyecto debe estar en un estado que permita la formulación.
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5. Gestión de proyectos: Configuración
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¿Puedo cambiar las partidas o subpartidas de mi proyecto usando la Hoja de Excel de Exportación de Presupuesto o la Hoja de Excel de Exportación de Gastos?

No.

Para modificar las Partidas os Subpartidas de un proyecto y la relación entre Partidas de Financiador y Partidas de Sistema desde Excel, es necesario usar el mecanimso que existe en GONG específicamente diseñado para ello en Configuración > Exportación de Partidas y Subpartidas y en Configuración > Importación de Partidas y Subpartidas.

La mecánica que debería seguirse sería simlar a esta:

a) Exporta Partidas o Subpartidas
b) Modificar la Hoja de Excel creada
c) Importar la HOja de Excel modificada

Cuando se exportan Gastos o Presupuesto, GONG genera una segunda hoja, de nombre Datos de Proyecto que contiene los metadatos del proyecto usados para la exportación y que no puede modificarse. Esta segunda hoja es utilizada por el sistema exclusivamente para comprobar que los datos puestos en la primera hoja, si son modificados ()ésto sí pueden modificarse si se respeta el formato existente), son válidos pero no para modificar Partidas, Subpartidas o sus relaciones (ni ningún otro elemento de esta segunda Hoja).
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10. Gestión de proyectos: Informes

Qué es GONG

Software libre de gestión para organizaciones de desarrollo y cooperación creado por Semilla de Software Libre
junto a un grupo de organizaciones del tercer sector, con el apoyo de varias instituciones públicas españolas (Cenatic, AECID, Red.es).

GONG es GESTIÓN FÁCIL Y EFICIENTE DE PROYECTOS

Resúmen de gasto en GONG
Justificación e informes

- Resúmenes y cuadros en el formato solicitado por el financiador, utilizando su misma estructura de partidas, para poder visualizar el estado del proyecto de una forma rápida y confiable, teniendo información de su situación en el momento que sea necesario.

- Informes de monitoreo estandarizados que permiten tener una visión de conjunto de los proyectos y también de las delegaciones, sucursales, sede, etc.

- Accesible desde cualquier lugar, ordenados y en un click, para facilitar la rendición de cuentas entre delegaciones y con el financiador.

Seguimiento técnico de objetivos especificos y resultados en GONG
Gestión técnica

- Planificación técnica/descriptiva del proyecto, informando de los objetivos, los resultados, los indicadores, las actividades, fuentes de verificación, etc.

- Posibilidad de registros de actividades por fechas y seguimiento del porcentaje de realización de las mismas.

- Monitoreo de los indicadores definidos, a partir del marco cero y en una misma ventana intuitiva y de fácil manejo.

- Anexo de fuentes de verificación y documentos (informes de actividades, fotografias, etc.) de las actividades que se van realizando

Control de gastos en GONG
Gestión ecónomica

- Registro estandarizado de todos los gastos de proyectos anuales o plurianuales, con posibilidad de subir las facturas al propio sistema. 

- Imputación de los gastos por partida, por actividad y/o por financiador, e incluso de aquellos que son cofinanciados.

- Control de los ingresos (pagos), de las transferencias y de los movimientos financieros que se producen a lo largo del ciclo de los proyectos.

- Posibilidad de monitorear las cuentas bancarias de los proyectos, y también de las delegaciones o de la sede, incluyendo la gestión de adelantos si fuera necesario, de una forma centralizada, ordenada y transparente.

 

Pantallazo de GONG con la elaboración de la matriz del proyecto
Elaboración

- Elaborar la matriz de manera ordenada y con una secuencia lógica

- Construir el cronograma de forma visual e intuitiva

- Definir los indicadores marco cero, intermedios y finales; además de elaborar el presupuesto por partidas o por actividades e incluso poder hacer una previsión mensual de gastos, si fuera necesario.

- Configurable todo ello a nivel de de proyecto plurianual (convenio o POA) o proyecto anual, además de por país, región o municipio y/o por sector de población atendida, área de intervención, etc.

- Posiblidad de gestionar proyectos multidivisa gracias a la aplicación automática de las tasas de cambio.

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Por qué usar GONG

Porque es un Software

Gong es Software propio

Propio

El único software del mercado hecho por y para el sector de la cooperación por un grupo de organizaciones

GONG permite organizar y ordenar la organización

Organizado

Permite ordenar y estandarizar la información y procesos de la organización y ahorrar tiempo en la realización de informes.

GONG integra en único sistema las diversas áreas de la organización

Centralizado

Integrando las diversas áreas de la organización en un único sistema, centralizado y seguro que evita la pérdida de información.

GONG es web

Web

Acesible desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. Sin necesidad de instalaciones locales.

GONG es configurable y personalizable

Personalizable

Permite ser configurado según las características de cada organización, adaptándose a sus necesidades, filosofía y métodos.

GONG es un software vivo

Vivo

Al ser un software usado activamente varias organizaciones, se implementan constantes mejoras y correcciones.

GONG es software libre

Libre

Desarrollado en Software Libre lo que lo hace coherente con el Tercer Sector y adecuado a sus necesidades.

GONG es software seguro

Seguro

Al ser una aplicación centralizada, en la nube solo existe una versión de la información que será homogénea, única, inmediata y segura.

¿Quiéres usar GONG?

Desde Semilla de Software Libre te facilitamos y acompañamos en el proceso para que tu organizacion empiece cuanto antes a
aprovechar las ventajas de utilizar GONG como herramienta de gestión.

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En dos sencillos pasos

1. Solicita una presentación

Te presentamos GONG, ya sea de forma presencial o por videoconferencia, en solo una hora, haciendo un recorrido completo para que tengáis una visión global de todas sus funcionalidades.

2. Solicita una instancia

Una vez realizada la presentación si continuáis interesandas/os en GONG preparamos y os damos acceso a una instancia con parte de la información real de uno de vuestros proyectos

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3 consejos para que GONG te ayude a mantener el gasto bajo control.
Ejecución presupuestaria
Soporte
12-04-2021
Compartimos orientaciones para hacer mas efectivo el seguimiento de la ejecución presupuestaria.

Quiénes usan GONG

La Comunidad GONG está integrada por las organizaciones que usan, apoyan y financian GONG. Esta comunidad es la que
crea, mantiene y dirige el proyecto, siendo la mejor garantía de futuro para GONG.

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