AYUDANDO A UN DESARROLLO
GLOBAL, SOSTENIBLE E INNOVADOR

Haciendo “click” en nuestro nombre de usuario/a, se nos abrirá una ventana con los datos de nuestro login. En la parte inferior de la misma, podremos leer el rótulo gris “Mostrar personalización de notificaciones”. Haciendo “click” sobre el mismo, podremos personalizar los avisos automáticos que GONG nos va a enviar según las acciones que se realizen en los proyectos que seleccionemos.

El sistema de notificaciones permite “Seleccionar todas” o “Deseleccionar todas” de una sola vez.

Para cambiar la contraseña, tendremos que hacer "click" encima del nombre de usuario con el que hayamos entrado en el sistema, en la esquina superior derecha de la pantalla, y se nos abrirá una ventana con las preferencias asociadas al usuario.

En esa ventana emergente, haremos “click” sobre el rórulo “Cambiar contraseña” y procederemos a introducir la nueva. Posteriormente, sólo tendremos que guardar los cambios.

En todos los proyectos o convenios, intervienen dos grupos de tasas de cambio: la tasa de cambio sobre la que se calcula el presupuesto, y que suele ser fija y determinada por el financiador, en el momento que aprueba el proyecto. Y la tasa de cambio de la ejecución del proyecto, que varía a lo largo del tiempo, y que cuenta con diferentes formas de cálculo en función de la política de cada financiador.

En GONG, podemos definir la tasa de cambio del presupuesto, con un valor fijo que nos ayudará a calcular a ver el presupuesto en las diferentes monedas que intervengan. Y también definir varios métodos de cálculo para las tasas de cambio de los gastos:

1) El primer método es un cálculo manual. Es decir, nosotros introduciremos el tipo de cambio que tiene que aplicarse a ese proyecto en un determinado rango de fechas. En el caso que se vaya a aplicar el mismo tipo de cambio para todo el proyecto, simplemente informaremos el rango de fechas completo del mismo.

2) El segundo método de cálculo que GONG contempla es el cálculo de la media ponderada. Es decir, el sistema calculará el tipo de cambio aplicable a los gastos de determinado periodo en función de los diferentes tipos de cambio obtenidos en las transferencias (o subvenciones) enviadas (o recibidas) en las diferentes monedas. En ese caso, simplemente iremos informando al sistema de los movimientos económicos en nuestro proyecto o convenio y, en función de los mismos, se irá calculando el tipo de cambio de los gastos.

3) Finalmente, el sistema permite “forzar” una determinada tasa de cambio para un gasto en concreto. Ese caso, esa cambio tendrá que ser informado en el momento del regitro de ese gasto concreto, ya desde el menú de ejecución económica>>gastos.

GONG permite gestionar las fechas en las que tenemos que enviar los informes a los financiadores. Además, podremos definir tareas específicadas para cada informe y asignarlas a los diferentes miembros del equipo de trabajo, para que podamos cumplir con el informe de forma satisfactoria.

Informando ese dato en el momento de configurar un proyecto, GONG se encargará de recordárnoslo en la página de inicio de la aplicación, indicando de la forma gráfica y muy visual el tiempo que falta hasta la fecha.

Además, desde el menú de configuración del proyecto, en el submenú “etapas y periodos”, podemos gestionar las tareas vinculadas a esos informes y bloquear los gastos correspondientes para que no se puedan alterar pasada la fecha del mismo.

Al lado de cada uno de los periodos configurados, encontramos la barra de iconos típica de GONG. De ellos, los más destacables son el lápiz, desde el que podremos editar las fechas definidas para los informes y también "cerrar gastos del periodo" para salvaguardar los datos. Y el icono de las tres líneas, que nos permitirá asignar las tareas para este informe entre los diversos usuarios que participen en él.

Un recurso de más que nos entra en el proyecto, tiene que ser registrado como una modificación del mismo. Es decir, informaremos la cantidad de más aportada con posterioridad cómo si se tratara de un nuevo presupuesto, modificando el anterior.
Eso sí, a efectos de registro de caja o de flujo en las cuentas, informaremos la transferencia recibida en la sección de movimientos, para tener constancia de la fecha en que se ha recibido efectivamente en nuestra organización.

Empezando

Para ayudarnos un poco en esa tarea, en GONG podemos “subir” cada unos de los documentos de gasto, vincularlos al mismo e irlos almacenando en el propio sistema para, después, bajarlos todos juntos y poder enviarlos al financiador. Ordenados, en una única carpeta y con su correspondiente listado.

Lo único que tendremos que hacer es registrar cada gasto normalmente y anexar al mismo su documento correspondiente escaneado, fotografiado, en formato pdf o cómo lo tengamos.

Hay organizaciones que adoptan un lema de trabajo para ese procedimiento: pagué el gasto - lo informé en GONG - Subí el documento, todo en el mismo momento. Así, el proceso de anotar un gasto no está completo hasta que se termina de subir el documento!. Es una idea.

Bajando los gastos para el informe de seguimiento.

Una vez hemos subido los comprovantes de gasto al sistema, al lado de cada línea correspondiente, veremos que el icono del “cuaderno” cambia de color. Así sabremos que ese gasto contiene un documento demostrativo.

Ahora, sólo nos queda utilizar el gestor documental de GONG para bajar a nuestro ordenador una carpeta que contenga todas las facturas y enviarla al financiador.

Para poder hacer los informes, además, podemos pedirle a GONG que nos genere una carpeta con los documentos entre unas fechas determinadas, que se ajustarán perfectamente al listado de gastos que hemos ido introduciendo en el sistema.

Ahora, sólo tendremos que anexar la carpeta con las facturas al informe y, listos. Un poco más fácil, ordenado y sin riesgo de que se pierdan documentos por el camino!

Para asignar una tarea a otro usuario de GONG, iremos a la página inicial de GONG y, aalí, situaremos el ratón encima del rótulo "Vista general" para poder ver el Menú "Tareas" (la segunda opción del desplegable). Haciendo click sobre ese menú, accederemos a las opciones de alta, baja y/o modificación de tareas.

Para dar de alta una nueva tarea, simplemente le daremos al icono "+" y se nos abrirá una ventana para asignar una tarea a cualquiera de los usuarios de GONG.

A partir de ese momento, la tarea que hayamos asignado aparecerá en la página incial del sistema, tanto del nuestro (como asignadores) como de la persona a la que hemos puesto la tarea.